Instances decisionnelles ou consultatives avec ou sans representant siuaps
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| UN CONSEIL D’ADMINISTRATION UN CONSEIL SCIENTIFIQUE UN CONSEIL DES ETUDES ET DE LA VIE UNIVERSITAIRE (C.E.V.U.) UN CONSEIL DES SPORTS PRESIDENT DIRECTION PERSONNEL(enseignant iatos) DIRECTION RESSOURCES HUMAINES SECRETARIAT GENERAL AGENCE COMPTABLE AFFAIRES JURIDIQUES CHARGES DE MISSIONS AUTRES STRUCTURES RELATIONS INTERNES (RESEAUX HIERARCHIQUES) INSTANCES DECISIONNELLES OU CONSULTATIVES AVEC OU SANS REPRESENTANT SIUAPS   UN DIRECTEUR DE S(I)UAPS C’EST…    FORMATIONS
 MISSIONS Schéma directeur GNDS ENVIRONNEMENT INSTITUTIONNEL STRUCTURES PARTENAIRES FORMATION QUALIFIANTE FORMATION PERSONNELLE OBJET AU CARREFOUR DE
ETRE DANS UNE STRUCTURE SPECIFIQUE
DES COLLEGUES
CLUBS UNIVERSITAIRES (UNCU) Structures STAPS (CDDD) GRANDES ECOLES ASSOCIATIONS ETUDIANTES FFSportU GERER AU SEIN D’UN ENVIRONNEMENT INSTITUTIONNEL QUELQUES IDEES POUR AMELIORER VOS REUNIONS Ces idées concennent le rôle d’animateur de la réunion mais aussi les participants…actifs et intelligents. Soyer là une ½ heure avant afin d’accueillir les participants autour de boissons ou de viennoiseries ou de canapés. Prévoir des boissons fraîches ou chaudes afin que la fatigue altère le moins possible les débats 1 Avant une réunion, vérifiez si elle est bien indispensable : ne pourrait on traiter le problème ou faire circuler l’information autrement (entretiens directs par téléphone, échanges de lettres ou de documents) ? 2 Faîtes connaître l’ordre du jour et la durée globale de la réunion à l’avance aux futurs participants et consultez-les éventuellement à ce sujet. 3 Vérifiez que les personnes convoquées sont bien les personnes compétentes et concernées. 4 Ne dépassez pas la dizaine de participants. Pour les grands groupes il est souvent préférables d’avoir abordé les problèmes auparavant afin de ne traiter que les points sur lesquels cela achope 5 Programmez la réunion à un moment et dans un lieu approprié (pensez d’une réunion sur l’autre à demander l’avis à chacun pour que les horaires conviennent et que ce ne soient pas toujours les mêmes qui fassent des efforts). 6 Préparez la réunion (contenus, prévoir les oppositions la manière de distribuer la parole) et incitez chaque participant à faire de même (apporter un plus et être discipliné). 7 Commencez la réunion à l’heure sauf cas extrême ; éventuellement modifier l’ordre du jour afin de traiter le thème concernant la personne en retard lorsqu’elle arrivera 8 Au début de la réunion rappelez les objectifs l’ordre du jour, l’horaire prévu, les règles du jeu et n’hésitez pas à rajouter un thème à aborder à l’ordre du jour si un des participants le désire. 9 Intégrez éventuellement de nouvelles propositions sur l’organisation de la réunion si cela vous semble souhaitable et possible eu égard aux carences relevées lors des précédentes ou soulignez le maintien de l’organisation qui a convenu à tous et a permis un travail productif 10 Aménagez l’espace : tables, tableaux, disposition de chacun dans la salle (éviter de mettre les opposants face à face par exemple, équilibrer les lieux de façon à ce que les « parleurs » soient répartis tout autour..° 11 Prévoyez une durée pour chaque point à traiter (surtout si l’ordre du jour est important et que les réunions précédentes sont ponctuées de discussions interminables) et une marge pour les imprévus 12 Faites enregistrer ce qui se dit : compte rendu de séance par un secrétaire et utilisation du tableau (si il y a un enregistrement laisser la possibilité de se positionner en voix off) ; privilégier les comptes rendus synthétiques par thèmes pour éviter de mettre certaines personnes en difficultés suite à leur intervention. 13 Pour chaque point de l’ordre du jour, recensez les informations disponibles et faites préciser les positions opinions ou sentiments en présence : il faut faire parler tout le monde car les silencieux apportent souvent une certaine sagesse et font avancer le débat. 14 Provoquer les échanges les plus larges entre participants ; évitez que la discussion soit monopolisée par quelques uns et sollicitez la participation de ceux qui s’expriment le moins 15 Favorisez le développement d’un climat d’écoute mutuelle et d’ouverture à autrui (tour de parole en levant le bras) 16 Utilisez de façon positive les oppositions et les confits comme sources de progrès : faites qu’on s’attaque aux problèmes pas aux personnes (il faut rester dans le domaine professionnel en soulignant uniquement ce qui pose problème certes mais surtout en évoquant les pistes pour trouver les solutions !) 17 En cas de désaccord important, dédramatisez et faites expliquer les thèses en présence, afin de cerner les points de divergence et de convergence. 18 Accepter les variations de rythme, les silences, les phases de piétinement ou de blocage et sachez les traverser en gardant votre confiance dans les capacités du groupe à surmonter les difficultés qu’il rencontre (s’appuyer sur les ressources des participants et profiter de l’apport de la collectivité au regard de son poids de sa justification institutionnelle etc.) 19 Soyez sensibles aux déviations « hors sujet » et aux apartés et cherchez à les récupérer ou à les intégrer « en douceur » en recentrant si nécessaire ; pour les groupes indisciplinés avec des profils de personnes qui s’expriment souvent et longtemps il faut recadrer les interventions, rappeler l’ordre du jour le thème et la nécessité de produire. 20 Faites des synthèses partielles afin de dégager les acquis de la discussion et de préciser l’état d’avancement par rapport à l’ordre du jour 21 Surveillez régulièrement et rappelez parfois le temps passé et le temps disponible. N’hésitez pas à éventuellement constater l’impossibilité de trouver une solution lors de cette réunion afin de pouvoir traiter les points suivants : une autre réunion consacrée exclusivement au thème source du conflit peut être envisagée ou prévoir que chacun s’informe plus sur celui-ci afin de pouvoir envisager des compromis et / ou des solutions acceptables pour tous 22 Que vous vous impliquiez ou non dans le débat sur le fond, gardez suffisamment de recul pour ne pas perdre de vue l’ensemble de la dynamique du groupe et de la réunion ; il est souvent conseillé de faire défendre éventuellement ses propres idées par un personne du même courant de pensée car l’animateur peut être taxé de trop de directivité et perdre son sens de l’analyse étant juge et partie 23 Vérifiez que l’analyse de la situation est suffisante avant que les conclusions ne soient tirée ou les décisions prises 24 Terminez la réunion à l’heure 25 Ne levez pas la séance sans une conclusion partielle ou une synthèse finale, par exemple un rappel de ce qui a été dit ou décidé ou un point sur l’état final d’avancement par rapport aux objectifs et à l’ordre du jour prévus au départ 26 Prévoyez un petit pot à l’issue de celle-ci afin d’assurer une certaine convivialité (surtout si les débats ont été tendus) et pour que les participants puissent éventuellement traiter de problèmes les concernant autres que ceux prévus par la réunion (discussions informelles souvent très prisées et qui permettent de nouer des contacts et développer des réseaux) CONDUITE DE REUNION Définir: l'objectif de réunion critères pour les représentants ce que l'on va attendre de lui. Définir quel est l'enjeu par rapport aux gens avec qui on travaille -Pression autoritaire -Mettre en place une situation où tout le monde est content Dimension essentielle. Objectif: éviter le conflit. Lorsqu'un petit groupe travaille et arrive à un projet fini puis le présente aux autres: ça débarque, ils ne sont pas concernés ça les gêne ils ne voient pas l'intérêt. Il y a toujours une résistance aux changements et si l'on rajoute à ça le manque d'explications c'est la surprise et surtout le manque d'intérêt. Il faut donc repartir à zéro, comme a fait le petit groupe.Toutes les étapes par lesquelles le petit groupe est passé doivent être retraduites en termes du pourquoi? comment? par le grand groupe. Pour qu'ils adhèrent: (étape à respecter dans le temps avec un nombre à négocier pour l'optimiser). 1-Il faut qu'ils comprennent 2-Il doivent être motivés. Rechercher le point de motivation qui va provoquer une envie de changer et qui va réduire l'inertie résistante au changement. Dans un grand groupe tout le monde adhère suite à l'intervention de grand parleur; mais s'il y a problème les gens ne prennent pas la parole si on leur demande leur avis car le groupe est trop grand. -Si dans un petit groupe on est attaqué, il ne faut pas réagir de façon duelle( par peur du groupe ou par sensation d'être attaqué). Il faut prendre du recul demander au groupe ce qu'il en pense.(Il y a très souvent des oppositions dans le groupe.).Ceci afin d'éviter de cristalliser sur quelqu'un qui n'est peut-être pas représentatif du groupe. -Si on a une sensation d'enlisement, de tourner en rond. Une solution est de donner la parole à celui qui n'intervient pas ou à celui qui avait eu une idée différente non entendue et qui n'intervient plus.Cà reprend le mode de fonctionnement où on rompt une situation par une minute de silence (notion de rupture). 3-Etapes intermédiaires pour préparer ça. Travail sur petits groupes. A fortiori lorsque les deux premières choses n'ont pas été respectées. -Pour adhérer il faut être porteur plutôt que d'adhérer aux idées des autres.Lorsque le statut n'est pas reconnu. On présente, mais des résistances et des critiques peuvent apparaître. Les faire parler et reprendre ses propres idées chez ceux qui les expriment en se servant de la question-écho.. LES MEMBRES DU GROUPE COMME L’ANIMATEUR LES VOIT (Selon Albert VIANELLE)            ETABLIR ET ENTRETENIR DES RELATIONS INTERNES LANCEMENT D’UNE PROCEDURE D’APPEL D’OFFRE DANS LE CADRE DES MARCHES PUBLICS POUR UNE CONSTRUCTION Le marché peut être à tranches conditionnelles et nécessiter une procédure d’appel d’offres conditionnelles mais cette dernière est dans la ligne de mire de la cour des comptes et il vaut mieux l’éviter. Il est d’abord nécessaire de constituer un cahier des charges en relation avec le responsable du patrimoine et la chargée des affaire juridiques. Une fois les grandes lignes définies la responsable juridiques fait publier l’offre : Au Journal Officiel de la communauté européenne Au Journal Officiel des Marchés Publics Une fois le marché lancé, les entreprises doivent demander le cahier de consultation ; elles ont 52 jours pour répondre aux deux cahiers des charges administratif et technique défini par le maître d’ouvrage, en précisant notamment le calendrier des travaux et leur planification. Elles peuvent demander à visiter le site ou avoir tous les documents qu’elles jugent nécessaires pour constituer leur dossier de candidature ; le maître d’ouvrage ne peut procéder à des visites groupées pour éviter les ententes préalables et illicites. La date limite de retour des offres passée, la commission d’appel d’offre statue sur le candidat retenu après avis du groupe technique chargé d’étudier le sujet. Une deuxième commission d’appel d’offre se réunit en laissant les 10 jours de référé pré-contractuel (dans le cas où une entreprise souhaite faire appel de la décision initiale) Ensuite la notification d’attribution du marché public se fait Pour un montant supérieur à 50 000€ hors taxes il est nécessaire de procéder à un paiement préalable d’environ 5% en respectant le délai de règlement de 45 jours à compter de réception du mémoire. Il faut rappeler que le paiement doit être effectif ; il convient donc de s’assurer si des décisions de financement ont été prises dans des organismes de connaître la date de mandatement exact ou alors de prévoir un relais en avançant de la trésorerie. L’affermissement des différentes tranches doit se faire ; le maître d’ouvrage doit faire connaître l’incertitude afin de ne pas avoir à payer d’indemnités au cas où les tranches ne se feraient plus. LA CONNAISSANCES DES STRUCTURES ET DE LEURS ROLES… 
  
 REPOS BIEN MERITE  PRENDRE CONTACT AVEC COLLEGUES ET VACATAIRES OU TRAVAILLEURS SOUS CONVENTION
Réalisation des plaquettes de présentation des services, des activités et des évènements de l’année Réunion avec la ou les mairies pour la répartition des installations et/ou les utilisateurs partagés (écoles, collèges, lycées, IUFM, Université Temps Libre, clubs, associations etc.) Conseil des sports de rentrée (un ou deux par semestre ou par an)  Réunion régionale GNDS (stage de Formation Professionnelle Continue, programme de travail annuel communiqué aux membres)Informations auprès des étudiants et personnels (Assemblée Générale des Personnels de l’Université, syndicats étudiants, associations, scolarité) Conseil d’Administration précédé du Conseil des Etudes et de la Vie Universitaire Pot d’accueil du Président Mise en place des conventions de mise à disposition de locaux universitaires, d’équipement, de prêt de matériel Faire remplir les autorisations d’utilisation de véhicules pour les frais de missions Définir les modalités de la formation qualifiante et des enseignements dispensés pour la future année afin de renseigner les composantes sur l’établissement des maquettes qui devront être présentées pour validation au ministère avant la fin de l’année R  emplir le prévisionnel des états de services (384 heures équivalent Travaux Dirigés en présence d’étudiants) Journées Sport + Santé ou Culture ou Autre, manifestations de masse Faire avaliser par le CA le profil des postes vacants ou susceptibles de l’être Assemblée Générale de l’Association sportive à cette période ou au mois de mai Constituer les dossiers vacataires (moins de 200h/an) pour les futures nominations Faire les arrêtés de nomination des vacataires pour chaque état de paiement après les état faits Proposer les projets relatifs à l’attribution du fond de solidarité pour le développement des initiatives étudiantes E  tablir le budget d’abord prévisionnel pour le présenter ensuite au service financier pour qu’il soit validé au CA de fin d’annéeSelon la LOLF les budgets doivent être non seulement présentés par nature mais désormais aussi par destinations. Penser à l’arrêt du mandatement des factures qui correspond à la clôture de l’exercice budgétaire  Période Inter-Semestres Tournois ou événement (nuits de…)  session de rattrapage du premier semestre Proposer au Président les membres de la Commission de recrutement Puis une fois arrêtée cette liste convoquer les membres pour l’examen des candidatures et éventuellement proposer des entretiens aux candidats classés commission pour proposer des candidats professeur d’EPS à l’affectation dans l’enseignement supérieur au SUAPS   Présenter au CEVU les justificatifs relatif à l’utilisation des fonds FSDIE  Réunion de service de fin d’année universitaire Réunion de bilan avec partenaires ou structures associées F  inales Fédération Française Sport Universitaire (FFSportU)3ème réunion régionale GNDS et élection des représentant pour le colloque Session rattrapage du 2ème semestre C  onseil des sports (2ème réunion éventuelle)Colloque Groupement National des Directeurs de S(I)UAPS Renseigner définitivement la fiche de service de chaque collègue Départ en retraite collègues du service et des autres composantes ou structures Contacter les vacataires pour connaître leurs vœux pour l’emploi du temps D  ernier Conseil d’Administration de l’année DECLARATION DE VACANCE DE POSTE DANS L’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR ET AFFECTATION Il n’existe pas à proprement parler de recrutement à l’université pour les professeurs d’EPS puisque ceux-ci sont nommés par le président sur proposition d’une commission ou non et affectés dans l’enseignement supérieur. Il n’existe désormais ; hors mis les procédures exceptionnelles qui permettent d’affecter un collègue en janvier, qu’une session La procédure actuelle est la suivante : ETAPE 1 Au mois de juin lors de la parution de la circulaire relative à la vacance des postes dans l’enseignement supérieur renseigner la direction du personnel sur les mouvements prévus au sein du service (départs à la retraite, mutations etc.) ETAPE 2 Dès septembre informer le président de la nécessité de recruter ETAPE 3 Faire paraître au Bulletin Officiel le poste avec son profil (Spécialité dans les APSA, Diplômes requis, Fonctions Envisagées…) ETAPE 4 En relation avec la direction du personnel définir les membres de la commission chargée de proposer au Président les candidats et définir les modalités de sélection (Dossier et/ou entretiens) ETAPE 5 Nomination par le Président pour l’année suivante en date du 1/09
CONVENTION DE MISE A DISPOSITION D’UN LOCAL ENTRE LES SOUSSIGNES : L’Université de Pau et des Pays de l'Adour, Etablissement Public à Caractère Scientifique, Culturel et Professionnel, sise au Domaine Universitaire, Avenue de l'Université, BP 576, 64012 Pau Université Cedex, représentée par son Président en exercice, Jean-Michel UHALDEBORDE, Ci-après désignée « LE PROPRIETAIRE » D’UNE PART, ET Ci-après désigné(e) « LE LOCATAIRE » D’AUTRE PART, Il a été préalablement exposé ce qui suit : L’Université de Pau et des Pays de l’Adour est propriétaire d’un local (ou domaine) situé à ..., relevant de son domaine public, et actuellement affecté à ... . Elle a l’intention de le mettre à disposition au profit de .... La présente convention a donc pour vocation de déterminer les modalités particulières d’occupation par le LOCATAIRE du local (ou domaine) situé..... Ceci exposé, il a été convenu ce qui suit : | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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