Les icônes affichés dans la barre d’outils sont les raccourcis de commandes. Par exemple, pour exécuter la commande Fichier/Enregistrer

Descriptif des options Zone d'impression : permet le cas échéant de spécifier un nom de zone ou les coordonnées précises que vous souhaiter imprimer. Une fois que vous avez cliqué dans cette zone de saisie, vous pouvez effectuer un cliqué tiré sur la feuille de calcul pour définir exactement la zone à imprimer. Dès que vous commencerez le cliqué tiré, Excel réduira la boîte de dialogue Mise en page afin de vous permettre de sélectionner clairement la zone d’impression. Impression des titres : permet, lors de sauts de page, de réafficher les lignes ou colonnes contenant vos en-têtes. La remarque ci-dessus sur la sélection par cliqué tiré est également valable sauf qu’il suffit de cliquer sur une seule cellule pour qu’Excel insert les coordonnées de la ligne ou colonne (tirer deux cellules pour deux colonnes ou lignes). Quadrillage : imprime la grille (attention : différent des bordures). En noir et blanc : permet d'augmenter les contrastes si vous ne disposez pas d'une imprimante couleur. Qualité brouillon : n’imprime ni le quadrillage, ni les bordures, ni les graphiques. Ce paramètre est utile pour des questions de rapidité d’impression. En-tête de ligne et de colonne : imprime les coordonnées de la feuille. Commentaires : imprime les commentaires liés aux cellules. FONCTIONS AVANCÉES Gestion des onglets dans un classeur Un classeur peut contenir plusieurs feuilles dont le nom est précisé par l’onglet, nous parlons là de feuille incluse. Le nom de chaque feuille vous est indiqué par une petite étiquette qui vient se greffer en dessous de la feuille, par défaut Feuil1 . Comme déjà précisé dans ce support, le nombre de feuilles incluses liées au classeur lors de sa création dépend de la configuration que vous avez définie dans Excel, commande Outils/Options.... onglet Général. La gestion de ces sous-classeurs est faite par l’intermédiaire du bouton droit de votre souris, clic directement sur l’onglet. Supprimer un onglet La suppression d’un onglet est une commande qui comporte un certain risque, car elle détruit la feuille ainsi que toutes les données s’y rapportant. Cette commande ne peut être annulée par le bouton Annuler. Dans notre exemple nous allons supprimer tous les onglets jusqu’à ce qu’il ne nous en reste plus qu’un. Renommer une feuille Un clic droit sur l’onglet vous permet de choisir la commande Renommer… afin d’attribuer un nouveau nom à la feuille (32 caractères maximum). Dans l’exemple, nous allons copier le tableau du classeur Exe1.xls dans le classeur Guide.xls et attribuer comme nom d’onglet « Exe1 du support de cours ». Insérer une nouvelle feuille L’insertion d’une nouvelle feuille met à votre disposition une feuille vierge de 255 colonnes et 16382 lignes, vous permettant la saisie d’un nouveau tableau. Utiliser les feuilles dans un classeur comme vous le faites avec des chapitres dans un livre. Dans l’exemple, nous allons créer une nouvelle feuille et recopier le tableau Exe2.xls dans la feuille que nous intitulerons « Exe2 du support de cours ». Déplacer ou copier une feuille L’option intéressante de cette commande réside dans le fait que vous pouvez déplacer vos onglets dans d’autres classeurs ou en créer des copies. Dans l’exemple nous allons créer une copie de l’onglet « Exe1... » dans un nouveau classeur. Sélection des fonctions Excel Excel propose plus de 400 fonctions pour l’optimisation des calculs. Regroupées en catégories (Mathématiques, Financières, etc.), ces fonctions sont d’une utilité certaine pour tous ceux qui utilisent des tableaux avec des formules complexes. La commande Insertion/Fonction... propose la liste de toutes ces fonctions. Exercice Sélectionner F15 dans Exe1... de Guide.xls Activer la commande Insertion/Fonction... Sélectionner la catégorie Statistiques et déplacez-vous dans liste des fonctions jusqu’à la fonction Moyenne. Presser bouton . Remarques • En appuyant sur la lettre M, Excel déplace le curseur sur la 1ère fonction commençant par M. • Les fonctions peuvent être combinées, ainsi vous pouvez inclure plusieurs fonctions les unes dans les autres. • Pour peu que vous connaissiez la syntaxe de votre fonction, vous pouvez la saisir directement depuis la cellule • La fonction Arrondi peut être combinée afin d’obtenir un arrondi au 5 centimes. Exemple : « =Arrondi(Nombre*2;1)/2 ». Exemple (suite) Dans la 2e boîte de dialogue, vous allez, à l’aide de la souris, cliquer dans la feuille pour sélectionner les cellules à inclure dans la fonction et confirmer par [Entrée]. Remarque • Si la boîte de dialogue des fonctions vous masque les cellules à sélectionner vous pouvez la déplacer. Gestion des champs nommés Un champ nommé est une plage de cellules contiguës ou non, auquel vous attribuez un nom afin d’y faire référence. Les champs nommés sont accessibles par la touche de fonction [F5] + nom de la zone, qui vous permet de sélectionner les cellules comprises dans cette zone. Vous pouvez y faire référence pour des options de mise en page, de calcul ou d’impression. Créer un champ nommé Exercice Positionner le curseur en C11 et presser [Ctrl] + [F3] pour sélectionner tout le tableau Genève. Activer la commande Insertion/Nom/Définir..., Excel vous propose d’attribuer le nom de Genève à la zone, [Entrée] pour confirmer. Remarques • La touche [F5] et la partie droite de la barre de formule, permet de sélectionner les champs nommés. • Vous pouvez ainsi lors de l’impression, sélectionner comme zone d’impression un champ nommé pour n’imprimer qu’une partie de votre feuille. • Pour supprimer un champ nommé, sélectionner le champ par la commande Insert/Nom/Définir... et cliquer sur le bouton Supprimer. • Il est aussi possible de faire des calculs avec des champs nommés, pour ceci reportez-vous à la documentation officielle. Gestion des styles Un style est une présentation personnalisée (gras, italique, entouré, etc..) que vous mémorisez sous un nom afin de l’appliquer à d’autres cellules du classeur actif ou à tout autre classeur Excel. La commande Format/Style… permet de créer des styles personnalisés. Création de style Nous allons créer un style que nous nommerons Titre et qui sera déclaré avec une police Arial 12 gras, bleu. Exercice Le curseur pouvant être positionné n'importe où, activer la commande Format/Style… et taper Titre, cliquer sur le bouton. Définir tous les attributs de présentation selon l’exemple proposé. Remarques • Ne pas modifier le style par défaut Normal, sous peine d’influencer toute la feuille. • Les styles personnalisés peuvent être affectés rapidement par le bouton Style de la catégorie Format (voir personnalisation d’une barre d’outils). • Pour revenir à une présentation standard, sélectionner des cellules et choisir le style normal par le biais de l’icône présentée ci-dessus. • Elargir au besoin les colonnes le nécessitant suite aux changements (double-clic sur la colonne). Gestion des liaisons Nous entendons par liaison, toutes les références lors de calculs que vous faites à d’autres cellules. Lier dynamiquement des cellules La liaison dynamique, entendez par là immédiate, s’obtient par le signe«=+adresse de la cellule liée ». Une cellule liée agit comme un miroir et affiche le résultat contenu de la cellule source. Procédé très utile lors de tableau de récapitulation. Lier dynamiquement des feuilles Une liaison dynamique entre différentes feuilles reprend exactement le même principe à la différence près que vous devez spécifier le nom de la feuille avant l’adresse de la cellule. Très pratique pour des tableaux de consolidation. Gestion du groupe de travail Un groupe de travail est un lien provisoire que l’on définit entre plusieurs feuilles, afin de faire des modifications dans une feuille et que celles-ci soient effectuées dans toutes les autres. Vous pouvez comparer le groupe de travail à une feuille de carbone que l’on glisse entre toutes les feuilles liées. Gestion des modèles Un modèle est un classeur qui contient déjà une certaine mise en page (Présentation, formule de calcul, structure de tableau) destinée à être complété. Vous pouvez comparer un modèle à un classeur canevas. L’avantage de définir un classeur en tant que modèle réside dans le fait que celui-ci peut être utilisé par Excel comme canevas, sans modifier l’original. Lorsque vous créez un nouveau classeur basé sur votre modèle, Excel considère ce classeur comme nouveau et le numérote. Création d’un modèle La création d’un modèle ne se différencie pas de la création d’une feuille standard, ce n’est qu’à la sauvegarde que vous précisez que vous voulez en faire un modèle. Dans l’exemple nous avons déjà préparé pour vous une feuille avec une structure. Nous avons bloqué les lignes et colonnes d’en-tête, Fenêtre/Figer les volets en positionnant le curseur en B5, ceci pour une meilleure lisibilité du tableau. Exploiter un modèle Pour utiliser un modèle vous devez passer par la commande Fichier/Nouveau…, Excel affiche une boîte de dialogue dans laquelle figurent tous les modèles déjà créés et sauvegardés dans l’un des deux dossiers spéciaux pour modèles. Gestion du mode plan Le mode plan est une vue par structure d’un tableau. Reprenons l’exemple précédent, en admettant que vous ne souhaitez voir que les totaux des trimestres ou encore que les semestres, pour cela utilisez le mode plan. Création d’un plan Ouvrir Budget.xls positionner le curseur dans le tableau (B5) Activer la commande Données/Grouper et Créer un plan Remarques : • Excel ajoute toute une série de petits boutons ainsi que des traits entre les colonnes et les lignes, 4 pour être précis ce sont les différents niveau qu’Excel a détectés par le biais des formules de calcul se trouvant dans les cellules. • Pour voir les différents niveaux cliquer sur les boutons. Le bouton 1 étant le niveau le plus haut. • L’icône dans la barre d’outils format permet de montrer ou de cacher le mode plan du classeur. GRAPHIQUES Introduction La création d'un graphique est une chose assez simple à exécuter sous Excel. Deux possibilités vous sont offertes pour créer un graphique : • Intégrer le graphique dans la même feuille que le tableau afin de faire figurer à l’impression les deux éléments, icône. • Créer une feuille indépendante ne comprenant que le graphique, touche de fonction [F11]. Dans le premier cas après avoir cliqué sur l’icône vous devez définir la grandeur et l’endroit où vous intégrez votre graphique. Cette commande n’est pas très pratique parce que vous devez donner une grande plage pour la visualisation du graphique qui implique un ralentissement lors des déplacements dans la feuille. Etant donné que vous pouvez toujours par la suite réintégrer votre graphique dans le tableau par la fonction Copier/Coller, nous ne détaillerons pas ce mode de création. Dans les graphiques, comme partout ailleurs dans Windows, vous devez toujours sélectionner la zone ou l’objet que vous souhaitez influencer avant d’activer la commande. Le problème des graphiques c’est que l’on ne sait pas forcément ce que l’on peut modifier. Pour cela utiliser les touches de déplacement haut et bas pour passer en revue tous les objets pouvant être sélectionnés dans la feuille graphique. Par l’option du double-clic vous atteignez les boîtes de dialogue vous permettant de travailler les objets. Les graphiques donnent souvent l’impression de « petitesse » sur l’écran. Ceci est dû à l’algorithme de compression appliqué au graphique. Les graphiques sont bien entendu toujours liés à des données et sont mis à jour dynamiquement lors de l’évolution de celles-ci. Les personnes utilisant des graphiques dits sectoriels doivent savoir que ceux-ci ne prennent en compte que la première série de données. Pour un travail efficace avec les graphiques, afficher les barres d’outils Graphiques et Dessins en positionnant la flèche de la souris sur une barre d’outils et cliquer le bouton droit pour obtenir la liste de toutes les barres d’outils. Création de graphique Exercice A partir de Guide.xls sélectionner la plage de B5 à E10 dans l’onglet Exe1… Touche de fonction [F11] pour créer une feuille graphique. Remarques : • L'icône permet de sélectionner la zone à modifier. • L'icône de la barre d’outils graphique permet de mettre en forme le graphique. • L’icône de la barre d’outils graphique permet la sélection du type de graphique. • L’icône permet d'afficher les données. • L'icône affiche ou cache les légendes. • Les icônes permettent d'inverser ordonnés et abscisses. • Les icônes permettent d'orienté le texte selon l'exemple.

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