Les icônes affichés dans la barre d’outils sont les raccourcis de commandes. Par exemple, pour exécuter la commande Fichier/Enregistrer

Paramètres de configuration Par paramètres de configuration, nous entendons les différents attributs de personnalisation que vous pouvez appliquer ou ne pas appliquer lors de votre travail sous Excel. Ces paramètres sont d’une utilité certaine, car ils définiront votre mode de travail dans le tableur. Il n’est peut-être pas judicieux de passer tous ces éléments en revue lors d’une initiation à au logiciel, mais vous reviendrez sûrement sur ce chapitre plus tard afin de définir l’environnement de travail qui vous convient le mieux. Tous ces paramètres sont définis dans le menu Outils/Options... Affichage Remarque • Certains de ces paramètres affectent la feuille active, d’autres toutes les feuilles. FONCTIONS DE BASE Saisie de texte dans la feuille La saisie d'informations se fait en positionnant le curseur à l'endroit où l'on désire entrer le texte et en confirmant ensuite par la touche [Entrée] pour valider la saisie. Pour entrer une deuxième information il faut positionner le curseur sur une cellule vide et entrer le nouveau texte. Trois types d'informations peuvent être saisies, à savoir : • Du texte • Des nombres • Des formules Saisie des fonctions arithmétiques Les fonctions arithmétiques les plus utilisées sont les additions, soustractions, multiplications et divisions. A chaque opération correspond un opérateur bien précis, + addition, - soustraction, * multiplication, / division, = résultat. Les formules exigent le respect strict de certaines règles de syntaxe. Les opérateurs répondent aux priorités habituelles dans l'ordre, ( ) * / + -. Les parenthèses permettent de fixer les priorités. Tous les calculs commencent obligatoirement avec le signe =. Deux possibilités de faire des opérations de calcul : • Automatiquement : le fait de cliquer sur l'icône permet de saisir les références des cellules devant être incluses dans l'addition. • Manuellement : vous devez commencer obligatoirement par le signe =. Modification d'une cellule Plusieurs moyens peuvent être employés pour modifier le contenu d'une cellule : • Double-clic dans la cellule • Touche de fonction [F2] • Cliquer dans la barre de formule Copier des cellules La fonction de copier sous Windows a une approche un peu spéciale. En effet, quand vous copier des cellules vous devez tenir compte de deux notions : • le Quoi : sélectionner la zone que vous désirez Copier. • le Où : définir la cellule cible où vous désirez Coller. Souvent mélangées ces deux notions engendrent des erreurs. Remarques • Nous avons procédé en 2 étapes pour coller nos informations afin de pratiquer les 2 méthodes de collage. Nous aurions très bien pu, en sélectionnant les cellules cibles D6 et E6, valider par [Entrée] et obtenir le même résultat en 1 opération. • Lors de la copie nous avons inclus la cellule C12 contenant une formule. Les coordonnées (adresses cellules) ont été automatiquement adaptées aux nouvelles cellules. Pour vous en convaincre, tapez 5000 sur la cellule E10, vous remarquez que le total de la colonne est recalculé. • Lors d’un copier-coller normal, c’est bien la formule qui est collée. Si vous désirez copier les valeurs ou tout autre type de donnée, la commande Edition/Collage spécial… vous offre toute une série d’options avancées. Recopier en incrémentant Nous allons compléter notre tableau en rajoutant les mois février et mars ainsi qu'une nouvelle colonne 1ére trimestre. Pour cela nous n’utiliserons que la souris. Gestion des classeurs Nous entendons par gestion des classeurs, le fait de réutiliser un classeur déjà créé. Tout le travail sur ordinateur se fait en mémoire, c'est-à-dire qu'il est temporaire et le fait de sauvegarder un classeur consiste à écrire ces informations stockées en mémoire sur un support magnétique (disque dur ou disquette). Pour vous en convaincre nous allons effacer la totalité du classeur déjà sauvegardé lors de l'exercice précédent et fermer le classeur Exe1.xls. Lors de la fermeture, Excel va détecter la modification en vous proposant de sauvegarder le classeur. Nous répondrons NON à ce message, puis ouvrirons à nouveau notre classeur. Ouvrir un classeur Nous entendons par ouvrir le fait de venir lire un classeur stocké sur le disque et de l'afficher afin de pouvoir le consulter ou le compléter. Remarque • Lorsque que vous ouvrez un classeur, vous avez la possibilité de voir vos classeurs (avant même de les ouvrir) de différentes manières selon le mode sélectionné. Gestion structurelle de la feuille Nous entendons par gestion structurelle, tout ce qui a trait au squelette de la feuille (insertion de ligne, de colonne, largeur, hauteur, etc.). Insertion et suppression de lignes Une ligne s'étend de la colonne A jusqu'à la colonne IV soit 255 colonnes. Il en va de même pour les colonnes, la colonne A s'étend de la ligne 1 à la ligne 65'536. L'insertion de ligne, décale vers le bas le tableau d'autant de lignes que vous en avez insérées. L'insertion s'effectue toujours au-dessus de la sélection. Remarques • La suppression de ligne ou de colonne ne se fait pas dans le même menu, mais dans Edition/Supprimer. • Vous pouvez utiliser le bouton droit de votre souris pour accéder directement au menu d'insertion et de suppression de ligne ou de colonne. Insertion et suppression de colonnes L'insertion de colonne, décale vers la droite le tableau d'autant de colonnes que vous en insérez. L'insertion s'effectue toujours à gauche de la sélection. Remarques • L'appel des menus d'insertion ou de suppression de ligne ou de colonne peut se faire directement par le bouton droit de la souris si la flèche de celle ci est positionnée dans la zone noire de la sélection. • La commande Edition/Supprimer supprime les lignes ou les colonnes sélectionnées. • L'insertion de colonne peut se faire sur une sélection de colonne non-contiguë. Largeur de colonne Pour élargir une colonne, pointer la souris à l'intersection droite de l’en-tête de la colonne que vous souhaitez redimensionner. Le curseur change d'aspect, cliquer et tirer dans le sens voulu. Si la barre de formule est affichée, Excel vous indique la largeur de la colonne. Ajustement automatique : un double-clic à l'intersection de deux colonnes définit automatiquement la meilleure largeur pour la colonne de gauche. C’est-à-dire que la colonne prendra la dimension de l’élément le plus large de cette colonne. Remarques • Vous pouvez définir la largeur d'une ou plusieurs colonnes à 0 afin de cacher celles-ci. • Pour réafficher les colonnes cachées, sélectionner les colonnes englobant les colonnes cachées et le double-clic vous les réaffichera (ou clic droit pour le menu contextuel). Hauteur de ligne Pour modifier la hauteur d'une ligne, pointer la souris à l'intersection en bas de l’en-tête de la ligne que vous souhaiter redimensionner. Le curseur change d'aspect, cliquer et tirer dans le sens voulu. Si la barre de formule est affichée, Excel vous indique la hauteur de la ligne. Le double-clic à l'intersection de deux lignes définit automatiquement la meilleure hauteur pour la ligne. C’est -à- dire que la ligne prendra la dimension de l’élément le plus haut (nombre de lignes à l’intérieur d’une cellule) de cette colonne. Remarques • Vous pouvez définir la hauteur d'une ou plusieurs lignes à 0 afin de cacher celles-ci. • Pour réafficher les lignes cachées, sélectionner les lignes entourant les lignes cachées et le double-clic vous les réaffichera (ou clic droit pour le menu contextuel). • Il est aussi possible de passer par les menus (voir exemple ci-dessus). Présentation des données Nous entendons par présentation, la manière de disposer les informations sur la feuille, tels que la police de caractère utilisée, la taille de la police (des caractères), l'alignement du texte dans les cellules, la largeur des colonnes, la couleur, etc. N'oubliez pas que toutes les modifications apportées sont toujours applicables à la sélection (zone apparaissant en noir). Définir des formats numériques Exercice Sélectionner la zone C6 à F14 et activer la commande Format/Cellule... onglet Nombre et sélectionner le format désiré, valider par [Entrée]. Remarque • Vous pouvez affecter des formats pour les nombres rapidement par le biais des icônes prévues à cet effet . Vous obtiendrez ainsi respectivement les styles monétaires, pourcentage ou nombre avec virgule définie ou pourrez augmenter ou réduire manuellement le nombre de chiffres après la virgule. Alignement du texte Nous entendons par alignement, l'ajustement du texte par rapport à sa cellule. Exercice Sélectionner A5 à F14 et activer la commande Format/Cellule... onglet Alignement et sélectionner l'alignement souhaité. Remarques • L'alignement n'affecte pas les nombres défini avec le style Milliers étant donné que ceux-ci sont déjà influencés par un retrait à gauche. • L'alignement peut aussi se faire par l'intermédiaire des boutons prévus à cet effet , le dernier bouton, Fusionner et centrer, permet de fusionner des cellules sur plusieures colonnes ou lignes (sélectionner d’abord l’ensemble des cellules). Police de caractère La police de caractère est le type d'écriture (Helvetica, Arial, etc. ) ainsi que le pas d'avance (grandeur de l'écriture ) et ses attributs de présentation (Gras, italique, soulignement , Couleur de caractère ) que vous souhaitez affecter à la zone sélectionnée. Exercice : Sélectionner la cellule A1 et activer la commande Format/Cellule... onglet Police et sélectionner les attributs Arial 24 gras rouge double souligné. Bordures Les bordures sont les traits que vous souhaiter dessiner autour des zones sélectionnées (encadrement). Pour cet exemple, nous allons supprimer provisoirement le quadrillage des cellules de la feuille afin de bien voir le résultat. Ce quadrillage à l’écran ne sert qu’à matérialiser les cellules de la feuille de calcul, il n’est imprimé que si vous le désirez. Avec le quadrillage, c’est tout ou rien qui est imprimé – les bordures vous permettent de définir exactement la présentation de vos données. Exercice : Activer Outils/Options... onglet Affichage et enlever la coche de et confirmer par [Entrée]. Sélectionner la cellule A3 puis appuyer et maintenir la touche [Ctrl] enfoncée et sélectionner A5 à F5 et B6 à B12 et encore B14, lâcher tout (dur...). Activer la commande Format/Cellule... onglet Bordure et sélectionner les attributs souhaités. Remarque • La touche [Ctrl] effectue une sélection cumulative (A1 + A2) tandis que cliquer tirer effectue une sélection contiguë (de A1 à A2). Si vous faites un encadrement contour sur une zone cumulative, vous aurez 2 cellules encadrées, tandis que dans l'autre cas vous aurez un encadrement débutant à A1 et finissant à A2. Attribuer un nouveau nom à un classeur Nous entendons par attribuer un nouveau nom le fait de sauvegarder un classeur existant sous un nouveau nom afin de préserver l'ancienne version. Cette commande est très pratique pour faire des tableaux de même présentation où vous ne changez que les chiffres (tableaux mensuels ou annuels). Impression Excel imprime par défaut toujours la totalité de votre feuille. Il suffit d'activer la commande Fichier/Imprimer... pour accéder aux paramètres ou l'icône d’impression pour imprimer la feuille avec les paramètres par défaut. En règle générale, il est préférable, avant d'imprimer, de définir les différents paramètres d'impression, ceci afin de ne pas imprimer plusieurs fois la même feuille pour obtenir la version définitive. Pour ceci vous disposez de la commande Fichier/Aperçu avant impression. Attributs de mise en page Les attributs de mise en page ne permettent de modifier que la mise en page et pas le contenu du tableau. Le bouton Page permet depuis le mode Aperçu avant impression d'accéder à une boîte de dialogue gérée par onglets. Il vous suffit de cliquer sur l'onglet souhaité. Vous pouvez également accéder à cette boîte de dialogue en activant la commande Fichier/Mise en page... Orientation : option permettant d'imprimer la feuille de calcul dans le sens de la hauteur ou de la largeur. Echelle : définit un taux de compression, afin de réduire proportionnellement sa feuille pour la voir figurer sur une ou plusieurs pages. Vous pouvez affiner jusqu'à choisir l'algorithme de compression sur la largeur et la hauteur de la page. Format du papier : en règle générale il s'agit d'une option que l'on définit une fois pour toutes. Commencer la numérotation à : influence la numérotation des pages. Marges : Option permettant de définir les marges à partir desquelles vous souhaitez imprimer votre tableau. Centrer sur la page : vous permettez d'imprimer un tableau au milieu de la page. En-tête et pied de page : L'en-tête et le pied de page sont les éléments figurant en haut et en bas de page pour lequel vous avez défini les emplacements dans les paramètres de marges. Feuille : Pour avoir accès à la totalité des paramètres de cet onglet, activer depuis le mode feuille la commande Fichier/Mise en page... En effet, si vous activez la commande de mise en page depuis le mode Aperçu avant impression, vous n'avez pas accès à l'option Zone d'impression, ni à celle de Impression des titres.

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