Les icônes affichés dans la barre d’outils sont les raccourcis de commandes. Par exemple, pour exécuter la commande Fichier/Enregistrer

Informatique Appliqué Support de cours Bureautique Chapitre II Tableur Excel INTRODUCTION Conventions typographiques Un certain nombre de conventions typographiques ont été employées tout au long de ce support de cours. Le nom des commandes de menu et les options dans les boîtes de dialogue sont imprimés en italique et en gras. Les icônes affichés dans la barre d’outils sont les raccourcis de commandes. Par exemple, pour exécuter la commande Fichier/Enregistrer vous pouvez cliquer sur l’icône . Les commandes entrées dans les exemples figurent toujours en gras police Comic Sans MS. Les touches clavier Del Entrée, touches fonctions F1 à F12 et les touches rapides sont imprimées entre [...] et en gras (exemple [Entrée]). Définitions Les manipulations à exécuter sous Excel ont souvent en commun les mêmes procédures de base. Nous allons les détailler une fois pour toutes, afin de ne pas avoir à les répéter dans toutes les explications. Le curseur est l’endroit physique où seront entrées les informations que vous tapez au clavier. Il est donc très important de pouvoir déterminer à chaque fois où se trouve son curseur avant d’entreprendre n’importe quelle opération. La cellule est l'intersection entre une ligne et une colonne. La plage est l'ensemble de plusieurs cellules sélectionnées. Une zone non-contiguë est un ensemble de cellules concernées par la même opération, dont les cellules ne se touchent pas (Exemple : A1 et A3). La sélection d'une ou plusieurs cellules apparaît en noir sur l'écran. Pour sélectionner une cellule, positionner le curseur à l'aide de la souris ou des flèches de déplacement sur la cellule concernée ou presser sur le bouton gauche de votre souris. Si vous devez sélectionner plusieurs cellules maintenez le bouton de votre souris enfoncé et étendez la sélection sur toutes les cellules concernées. Si les plages de sélection ne sont pas contiguës, presser et maintenir la touche [Ctrl] enfoncée à la fin de la première plage, positionner ensuite votre souris sur la deuxième plage de sélection, en répétant les manipulations comme s'il s'agissait de la première plage de sélection. Vous répéterez ces manipulations autant de fois que vous aurez des plages de cellules à sélectionner. L'utilisation d'un tableur aussi performant qu’Excel ne peut se faire d'une manière réaliste qu'avec une souris. C'est pourquoi tout au long de ce cours, nous ne détaillerons pas les manipulations faites par clavier. Chaque fois que vous désirez influencer une cellule ou plage de cellule, vous devez d'abord sélectionner les cellules et ensuite activer la commande dans le menu pour affecter les cellules. Présentation de l'écran Excel La barre de titre Chaque fois que vous démarrez une application sous Windows, une fenêtre est ouverte afin de pouvoir gérer cette application. Dans le terme gérer, nous entendons passer d'une application à une autre, définir la taille de la fenêtre, réduire la fenêtre sous forme d'icône ou tout simplement fermer la fenêtre quand vous quittez Excel. La barre de menus Excel met à votre disposition toute une série de commandes permettant de travailler avec le tableur. Nous détaillerons progressivement tout au long de ce cours les différentes options contenues dans la barre de menus. La barre de titre du classeur Les propriétés de gestion de la fenêtre sont les mêmes pour la fenêtre du classeur. La barre titre du classeur (mode fenêtre agrandie) Si vous travaillez avec la fenêtre de classeur agrandie, le nom du classeur vient se greffer dans la barre de titre d’Excel avec l’annotation Microsoft Excel Classeur6 pour notre exemple. Les boutons de cette barre viennent eux, se rajouter sur la barre de menu. La barre d'outils La barre d'outils contient des icônes permettant d'activer rapidement des commandes se trouvant dans l'arborescence des menus. Nous les détaillerons également tout au long du cours. Les barres d’outils pouvant être personnalisées, il se peut que vous n’ayez pas la même barre d’outils, ou même que vous ayez plusieurs barre d’outils. Ces barres peuvent être soit fixes (comme les barres Standard et Format par défaut), soit flottantes. Dans ce cas, elles peuvent être placées n’importe où sur votre écran et même en dehors de la fenêtre Excel. Dans tous les cas, vous pouvez déplacer les barres d’outils par cliquer-tirer en cliquant sur la barre de titre (qui n’apparaît que si elle est flottante) ou sur le fond de la barre (autre qu’un bouton - si elle est fixe ou flottante). La barre de formule La barre de formule vous donne des informations sur la position du curseur (Adresse de la cellule sélectionnée) et du contenu de la cellule. La barre de formule est un élément essentiel sous Excel, chaque fois que vous voulez voir le contenu d’une cellule vous devez regarder dans la barre de formule pour voir son contenu. Le résultat affiché dans la cellule elle-même n’est que l’interprétation de la formule. La barre d'état La barre d'état est située tout en bas de la fenêtre Excel et vous donne des compléments d'informations sur les manipulations à effectuer. Déplacement dans la feuille de calcul Pour déplacer le curseur dans la feuille de calcul vous avez plusieurs possibilités : • Cliquer dans les ascenseurs. • Cliquer sur les flèches de direction se trouvant aux extrémités des ascenseurs. • Cliquer dans la fenêtre en tirant la souris d'un côté ou de l'autre. • Utiliser les flèches de direction. • Utiliser les flèches de direction avec la touche [Ctrl] pour atteindre soit la fin d’une zone, soit, si les cellules sont vides, la dernière ligne ou colonne selon la flèche utilisée. • [PgUp] et [PgDown] pour un déplacement d’une page écran en haut ou en bas. • [Alt] + [PgUp] et [Alt] + [PgDown] pour un déplacement latéral sur la gauche ou la droite. • Vous pouvez utiliser la Zone Nom, à gauche dans la barre de formule, pour taper une référence de cellule à atteindre ou un nom de plage de cellules déjà défini. Onglets de feuille Les petits onglets (Feuil1, Feuil2...) sont des feuilles incluses dans votre classeur principal. Le nombre de feuilles incluses dans un nouveau classeur dépend de la configuration d’Excel (voir paramètres de configuration). Sachez que vous pouvez en avoir un certain nombre selon la capacité de votre ordinateur. Vous pouvez vous déplacer entre les feuilles d’un classeur avec les touches [Ctrl] + [PgUp] et [Ctrl] + [PgDown] ou en cliquant sur les onglets de feuilles. Ces onglets sont gérés en positionnant votre souris sur l’onglet concerné et en cliquant le bouton droit de votre souris. En règle général, il est préférable d’avoir des classeurs simples pour une gestion efficace, c’est-à-dire un nombre limité de feuilles. Utilisation de la souris L’utilisation de la souris sous Windows et plus précisément avec Excel est un élément essentiel que l’on se doit de bien maîtriser. Nous allons détailler, une fois pour toutes, ces différentes manipulations pour qu’il n’y ait pas de confusion pour l’utilisation de ce support de cours. Comparez la souris dans un environnement Windows à des yeux, car c’est par ce biais que vous communiquez avec le système. La souris dispose généralement de 2, voire 3 boutons. La plupart des manipulations s’effectuent avec le bouton de gauche. Le bouton de droite est réservé pour le menu contextuel. Le menu contextuel un élément essentiel que l’on soit utilisateur débutant ou avancé. Le menu qui sera affiché avec le bouton droit de la souris sera donc différent selon la position de la souris. Le débutant pourra y trouver les commandes les plus appropriées à la situation (sans nécessairement connaître le nom de cette commande) et l’utilisateur avancé pourra utiliser cette fonction pour sa rapidité. Veuillez noter que la plupart des claviers comportent une touche réservée à l’affichage de ce menu : il s’agit de la touche immédiatement à gauche de la touche Ctrl de droite. L’image de la touche est un menu déroulé avec une flèche sur le deuxième élément. Le déplacement de la souris sur son tapis déplace la flèche sur l’écran. Selon sa position, la souris change d’aspect, donc de fonctionnalité. Soyez attentif à l’apparence de votre souris dans l’environnement Excel. Un clic/simple clic Le clic consiste à émettre une pression sur le bouton comme vous appuieriez sur un interrupteur. Il est parfois appelé cliqué selon son contexte. Il permet de dérouler un menu, d’activer un bouton ou de positionner le curseur dans le classeur. Un cliqué tiré Le cliqué tiré consiste à cliquer sur le bouton de la souris et à maintenir celui-ci appuyé, puis à déplacer la flèche de la souris jusqu’à un endroit précis. Il est parfois appelé « étendre la sélection » lorsqu’il sert à sélectionner des plages de cellules. Permet de sélectionner une zone. Un double-clic Le double-clic consiste à émettre une double pression rapide sur le bouton gauche de la souris. Permet l’activation de commande afin d’éviter certaine confirmations ou permet de sélectionner des zones. Bouton droit Permet l’activation de commande rapide afin d’éviter de rentrer dans les menus. Voir l’explication du menu contextuel plus haut. Remarque • Le double-clic est parfois pour les néophytes de la souris, difficile à maîtriser, question d’habitude. Commandes exploitables avec la souris La souris sous Excel est un instrument très puissant avec lequel vous pouvez faire un grand nombre d’opérations. Sélectionner une zone Vous pouvez sélectionner une plage de cellules de différentes manières : • cliquer tirer • cliquer (ou cliquer tirer) sur un/des en-têtes de colonnes/ligne • combiner les deux techniques précédentes en maintenant la touche [Ctrl] appuyée jusqu’à la fin de la sélection (sélection non contiguë) Déplacer une zone • sélectionner la zone à déplacer • pointer le curseur sur le cadre de la sélection (curseur forme flèche) • cliquer et tirer le cadre vers l'endroit désiré • relâcher le bouton de la souris Recopier une zone • sélectionner la zone à recopier • presser et maintenir la touche [Ctrl] appuyée • pointer le curseur sur le cadre (curseur forme flèche avec petit plus "+") • cliquer et tirer le cadre vers l'endroit désiré • relâcher le bouton de la souris et la touche [Ctrl] Effacer une zone • sélectionner la zone à effacer • pointer le curseur sur le petit carré du cadre (curseur forme petit plus "+") • cliquer et tirer en remontant sur la zone sélectionnée (sélection apparaît en tramé) • relâcher le bouton de la souris Recopier en incrémentant la zone • sélectionner la zone à incrémenter • pointer le curseur sur le petit carré du cadre (curseur forme petit plus "+") • cliquer et tirer sur une colonne ou une ligne • relâcher le bouton de la souris Remarque • Pour incrémenter un chiffre vous devez sélectionner 2 cellules, afin qu’Excel puisse déterminer l’incrémentation souhaitée. Insérer en déplaçant • sélectionner la zone à déplacer • presser et maintenir la touche [Maj] appuyée • positionner le pointeur sur le cadre (curseur de positionnement en forme de trait épais) • cliquer et tirer le trait à l'endroit désiré • relâcher le bouton de la souris et la touche [Maj] Insérer en recopiant • sélectionner la zone à déplacer • presser et maintenir les touches [Maj] et [Ctrl] appuyées • positionner le pointeur sur le cadre (curseur forme trait épais) • cliquer et tirer le trait à l'endroit désiré • relâcher les touches et le bouton de la souris Déplacer d'un onglet à un autre • sélectionner la zone à déplacer • presser et maintenir la touche [Alt] appuyée • pointer le curseur sur le cadre de la sélection (curseur forme flèche) • cliquer et tirer le cadre vers l'onglet désiré • relâcher le bouton de la souris Recopier d'un onglet à un autre • sélectionner la zone à déplacer • presser et maintenir les touches [Alt] et [Ctrl] appuyées • pointer le curseur sur le cadre de la sélection (curseur forme flèche avec petit plus "+") • cliquer et tirer le cadre vers l'onglet désiré • relâcher le bouton de la souris Remarques • Souvenez-vous que pour toutes vos manipulations et exercices, il existe une touche « magique » qui permet d’annuler (presque) toute action non voulue. C’est-à-dire que vous pouvez revenir en arrière pour défaire un certain nombre de manipulations. Donc, chaque fois que vous aurez le sentiment de vous être trompés, n’hésitez pas à employer cette touche pour pouvoir recommencer à nouveau. Activer une commande de menu Pour activer une commande il faut se positionner sur le menu souhaité et cliquer dessus à l'aide de la souris. Certaines commandes entraînent l'ouverture de boîtes de dialogue afin de préciser certains paramètres. Ces commandes sont facilement reconnaissables par les points de suspension (…) qui se trouvent à la fin de l’option de menu. Les commandes suivies d’un petit triangle vous indiquent qu’il y a un sous-menu et celles disposant d’une touche de raccourci vous sont mentionnées (comme l’option Cellule ci-dessous, qui peut être activée par le biais des touches CTRL-1). Remarque • Pour fixer le menu afin de ne pas le perdre, cliquer et relâcher le bouton de la souris.

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