Annexe J.Bien structurer un document J.1Conseils
Il est primordial que l'organisation hiérarchique du document soit bien définie. Cela permet au lecteur avec ou sans l’assistance d’une aide technique, de se faire immédiatement une idée claire de la façon dont le document est construit, de sa logique.
Pour un lecteur voyant, la structure du document est mise en évidence par la mise en page et la typographie. Pour des lecteurs utilisant le braille ou la synthèse vocale, la structure n'est perceptible que si le texte électronique contient des balises indiquant où sont les titres, sous-titres, ou autres éléments de la structure.
J.1.1Utiliser les fonctions permettant de hiérarchiser le texte
Il est important d'utiliser correctement les fonctionnalités offertes par Word, pour structurer un document.
L'avantage de cette pratique est triple :
La navigation dans le document est alors possible pour une personne utilisant le braille ou la synthèse vocale ;
Annexe K.La gestion du style graphique du document sera beaucoup plus facile, ainsi que sa modification/évolution ultérieure comme abordé dans le chapitre § Annexe HD. Utiliser une présentation appropriée ;
Annexe L.Cette structure pourra être conservée lorsque le document Word sera converti dans d'autres formats que celui de Word comme abordé dans le chapitre § Annexe IR. Publier le document Word dans d’autres formats ;
L.1.1Paragraphes
Un paragraphe est, par définition, une portion de texte comprise entre deux retours à la ligne. Il est inutile d'aérer les paragraphes successifs à l'aide d'un double, voire triple, retour à la ligne. La bonne méthode consiste à paramétrer l'espacement avant et après le texte au travers de la définition d’un style approprié.
L.1.2Titres et sous-titres
Word propose différentes procédures très simples pour structurer et hiérarchiser un texte.
Il est préférable d’intégrer cette dimension au moment où l'on commence à créer le document, et non pas après coup.
L.1.3Listes
Si le document contient des énumérations, il convient d’utiliser sous l'onglet Accueil du ruban Word, dans le groupe Paragraphe, la fonctionnalité de liste à puces ou de liste numérotée directement accessible depuis les icônes Puces ou Numérotation.
Figure . Commandes du groupe Paragraphe de l'onglet Accueil
Des puces ou des numéros aux lignes de texte existantes peuvent ainsi être très rapidement ajoutés à des lignes de texte existantes.
L.2Procédures L.2.1Utiliser correctement les paragraphes
D’une façon générale, il existe deux types de styles : style de paragraphe vs. style de caractères.
Un paragraphe peut se décrire comme « tout ce qui est compris entre deux retours chariot » (touche ENTRÉE). Les styles de paragraphe sont utilisés pour définir et formater des blocs de texte regroupés entre des retours chariot. Les styles de caractères mettent en forme, le cas échéant, des mots ou des groupes de mots.
Pour mettre en évidence les paragraphes dans la page, sélectionner le Lanceur de boîte de dialogue du bloc Paragraphe de l’onglet Accueil. La boîte de dialogue Paragraphes permet de déterminer la mise en forme des paragraphes.
Avec le clavier, procéder de la façon suivante :
Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparaître les touches d’accès.
Annexe M.Appuyer sur L pour sélectionner l’onglet Accueil puis sur les touches P et G pour ouvrir la boîte de dialogue Paragraphes.
Annexe N.Préciser les caractéristiques du paragraphe.
Annexe O.Valider en appuyant sur ENTRÉE.
Lorsqu’un texte est mis en forme, indépendamment des styles, à l'aide des options de mise en forme de l’onglet Accueil ou via la mini-barre d’outils contextuelle Accès rapide (lorsqu’un texte est sélectionné), une mise en forme des caractères est appliquée.
Figure . Mini-barre Accès rapide
La mise en forme des caractères signifie qu'au départ, tout texte de la page se voit attribuer le style de paragraphe Normal pour le jeu de style courant.
Au fur et à mesure que le texte sélectionné est mis en forme au sein du document, un ensemble particulier d’instructions de mise en forme est ajouté à la définition Normal. Lors, par exemple, de la conversion dans d’autres formats (Cf. chapitre § Annexe IR. Publier le document Word dans d’autres formats), le texte ainsi formaté est converti comme un long paragraphe avec une multitude de codes de style pour gérer chaque modification de mise en forme spécifique. Ces instructions de mise en forme sont souvent mal interprétées ou interprétées différemment dans l'ensemble du document.
L’utilisation des styles garantit au contraire que la structure est correctement conservée. Un style de paragraphe permet de contrôler l’alignement, la justification, l’interligne, l’espacement entre paragraphes, etc.
Microsoft Office Word 2010 propose différents jeux de styles rapides. Il s'agit de jeux de styles conçus pour être utilisés ensemble et permettant de créer des documents de niveau professionnel attrayants.
Ces styles peuvent directement être activés à l'aide des icônes correspondantes du groupe Style de l'onglet Accueil du ruban Word.
Figure . Styles rapides du groupe Style de l'onglet Accueil
Ces styles s'appliquent à tout un paragraphe.
Pour cela, placer le curseur dans le paragraphe souhaité.
Avec un dispositif de pointage, sélectionner le niveau hiérarchique dans la liste affichée. Les styles rapides les plus fréquemment utilisés apparaissent directement sur le ruban. Si le style souhaité n’est pas affiché, cliquer sur le bouton Autres  pour développer la galerie Styles rapides.
Avec le clavier, procéder de la façon suivante :
Appuyer sur CTRL + MAJ + S pour ouvrir le volet Office Appliquer les styles.
Annexe P.Sous Nom de style, taper le nom du style voulu. La liste affiche uniquement les styles utilisés dans le document, mais il est possible de taper le nom de tout autre style défini pour ce document.
La combinaison CTRL + MAJ + N permet d’appliquer le style Normal au paragraphe.
P.1.1Hiérarchiser le texte à l’aide des titres
La définition de la structure logique d’un document suppose la hiérarchisation du texte à l’aide de titres et de sous-titres. Une telle définition suppose d’appliquer, pour les titres et sous-titres, un style de niveau hiérarchique.
Pour cela, à la création d'un document, avec le modèle par défaut Word propose, pour un jeu de style rapide donné, des styles de niveau hiérarchique, Titre, Titre 1, Titre 2, etc. prêts à l'emploi pour les titres qu'il est possible d'utiliser pour définir la structure d'un texte.
L’application d’un style pour formater les titres et les sous-titres est en tout point similaire à la procédure décrite pour les paragraphes à la section précédente.
L’application d’un style pour les titres appelle les deux remarques suivantes :
Il ne faut jamais utiliser les styles de titres à des fins de mise en forme uniquement ;
Annexe Q.La structure logique du document doit primer et être hiérarchique : un titre de niveau 2 doit être précédé d'un titre de niveau 1, un titre de niveau 3 d'un titre de niveau 2, et ainsi de suite. Il est impératif de ne pas passer d’un titre de niveau 2 à un titre niveau 4 sous prétexte que le style du titre de niveau 4 vous parait plus approprié à cet endroit.
En résumé, l’application d’un style pour les titres doit respecter la hiérarchie sans sauter de niveau de titre.
La combinaison CTRL + MAJ + (1, 2, 3) permet de réaliser la même opération avec le clavier. Pour rester dans le domaine des raccourcis, la combinaison ALT + MAJ + FLÈCHE GAUCHE permet de hausser le niveau de titre (c'est-à-dire de passer d’un titre 2 à un titre 1) alors que la combinaison ALT + MAJ + FLÈCHE DROITE permet inversement d’abaisser le niveau du titre (c'est-à-dire de passer d’un titre 1 à un titre 2).
Au-delà de permettre la définition d’une structure logique pour le document vis-à-vis de son contenu qui est l’objet central de notre propos, l'utilisation des styles d'un bout à l'autre d’un document offre également un bénéfice appréciable : permettre des transformations extrêmement simplifiées. En effet, les styles rapides sont fonctions du thème de document qui est appliqué au document courant. Ce point est développé au chapitre § Annexe HD. Utiliser une présentation appropriée.
Q.1.1Créer des listes à puces ou à numéros
Il ne faut surtout pas créer de pseudo-listes en insérant des tirets sous forme de signes « - » ou autres caractères spéciaux peu standards dans la mesure où de telles listes ne pourront pas être lues correctement, ni converties dans d'autres formats (Cf. chapitre § Annexe IR. Publier le document Word dans d’autres formats).
Microsoft Office Word 2010 permet de créer des listes à puces ou des listes numérotées de façon automatique, grâce aux icônes Puces ou Numérotation dans le groupe Paragraphe sous l'onglet Accueil du ruban Word. On peut aussi utiliser la fonctionnalité de création automatique en cours de frappe.
En effet, si vous commencez un paragraphe par un astérisque ou le chiffre « 1. », Word comprend que vous essayez de commencer une liste à puces ou une liste numérotée. Si vous ne souhaitez pas que le texte soit transformé en liste, vous pouvez cliquer sur le bouton Options de correction automatique qui s'affiche alors et choisir l’option appropriée. Pour constituer une liste, procéder de la façon suivante :
Taper * (astérisque) pour commencer une liste à puces ou 1. pour commencer une liste numérotée, puis appuyer sur ESPACE ou TAB.
Annexe R.Taper le texte voulu.
Annexe S.Appuyer sur la touche ENTRÉE pour ajouter l'élément suivant à la liste. Word insère automatiquement le numéro ou la puce qui suit.
Annexe T.Pour terminer la liste, appuyer deux fois sur ENTRÉE, ou appuyer sur RETOUR ARRIÈRE pour supprimer la dernière puce ou le dernier numéro de la liste.
Une sous-liste peut être créée à l’intérieur d’une liste via la touche TAB. La séquence MAJ + TAB permet de revenir au niveau supérieur.
Il est possible d’appliquer (ou de créer si nécessaire) des styles de liste.
Il convient de noter que, à partir de sa version 8.0, le logiciel de lecture d’écran JAWS pour Windows peut désormais lire une liste à puces. Si la liste contient des puces avec plusieurs styles de puces différentes, JAWS pour Windows annonce leur forme : puce rond plein, puce rond vide, puce étoile, et ainsi de suite. L'indication des types de puce est active par défaut.
Pour désactiver l'indication des types de puce par JAWS pour Windows, procéder de la façon suivante :
Appuyer sur TOUCHE JAWS + V pour ouvrir la boîte de dialogue de verbosité.
Appuyer sur les FLÈCHES de direction pour sélectionner l'option Indiquer le type de puce.
Appuyer sur la BARRE D'ESPACE pour la désactiver.
Fermer la fenêtre de verbosité.
T.1.1Insérer des notes de bas de page et des notes de fin
Microsoft Office Word 2010 permet d'insérer des notes de bas de page et les notes de fin dans le texte ; ces dernières s'utilisent dans les documents pour expliquer, annoter ou fournir des références sur le texte d'un document.
Il est, par exemple, possible de recourir à des notes de bas de page pour des commentaires détaillés et à des notes de fin pour citer des sources. En effet, par défaut, Word place les notes de bas de page à la fin de chaque page et les notes de fin à la fin du document.
Une note de bas de page ou une note de fin est constituée de deux parties liées, à savoir la marque d'appel88 et le texte de la note correspondante.
Cette technique est très facile à mettre en œuvre et permet de naviguer entre texte et note, facilement, à l'aide des aides techniques usuelles. Ces notes sont conservées si on convertit le document dans d’autres formats (Cf. chapitre § Annexe IR. Publier le document Word dans d’autres formats).
On utilise pour cela le groupe Notes de bas de page de l’onglet Références. Procéder de la façon suivante :
Cliquer à l'endroit où l'appel de note doit être inséré.
Sous l'onglet Références, dans le groupe Notes de bas de page, cliquer sur Insérer une note de bas de page ou Insérer une note de fin.
Figure . Commandes du groupe Notes de bas de page de l'onglet Références
-ou-
Pour modifier le format des notes de bas de page ou des notes de fin, cliquer sur le Lanceur de boîte de dialogue du bloc Notes de bas de page.
Dans la zone Format, cliquer sur le format souhaité.
Pour utiliser une marque personnalisée au lieu d'un format numérique traditionnel, cliquer sur Symbole, en regard de Personnalisée puis choisir une marque dans les symboles disponibles.
Cliquer sur Insérer.
Avec le clavier, procéder de la façon suivante :
Appuyer sur CTRL + ALT + B pour insérer une note de bas de page.
-ou-
Appuyer sur CTRL + ALT + F pour insérer une note de fin.
Lorsque l'option de verbosité Commentaires, notes de bas de page et notes de fin est activée, le logiciel de lecture d’écran JAWS pour Windows depuis la version 8.0 permet de détecter la présence de ces éléments même si la commande Dire tout est exécutée.
Pour que JAWS pour Windows annonce le contenu d'une note de bas de page ou d'une note de fin, procéder de la façon suivante :
Placer le curseur sur une note de bas de page ou sur une référence de note de fin.
Annexe U.Appuyer sur ALT + MAJ + E. JAWS pour Windows lit alors la référence de note de bas de page ou la note de fin.
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