Résumé Ce guide présente les évolutions significatives de Microsoft Office Word 2010 dans le contexte de l’accessibilité

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A.4À propos de ce guide

$logo de l\'association braillenet$ Ce guide a été développé en collaboration avec l'Association BrailleNet²⁸ qui regroupe des associations, des personnes morales, des industriels dont les actions visent à encourager le développement de l’accessibilité numérique pour un meilleur accès des personnes handicapées à l’information, à l’éducation et à la culture.

Dans la pratique, ce document correspond à une mise à jour du guide Créer des documents accessibles avec Microsoft Office Word 2007, guide compagnon du séminaire en ligne éponyme²⁹. A ce titre, les exemples proposés dans ce cadre demeurent inchangés ; ils peuvent être téléchargés avec le guide depuis le site Microsoft France Accessibilité³⁰.

A.5Organisation du guide

De façon à couvrir l’ensemble des considérations relatives à la constitution d’un document Word accessible, le présent document adopte, au-delà d’une présentation rapide des évolutions de Microsoft Office Word 2010, une organisation selon les thématiques suivantes, chacune d’elles étant abordées dans le cadre d’une section éponyme :

Bien structurer un document (et des données);

Donner une alternative aux éléments non textuels ;

Utiliser les tableaux à bon escient ;

Créer des aides à la navigation ;

Créer des formulaires accessibles ;

Donner des informations supplémentaires (telles que la langue du document, l'auteur, le type de caractères utilisés) ;

Utiliser une présentation appropriée.

Pour chaque thématique, sont :

présentés les considérations et principes qui s’appliquent à cette dernière, assortis de conseils ;
déclinés les procédures à suivre au sein de Microsoft Office Word 2010 pour les mettre en œuvre/appliquer.

Chaque procédure est précisée en opérations à réaliser avec la souris et dans son équivalent clavier ;

introduits à la fois une approche simple pour vérifier l’adéquation de son travail avec les considérations et principes précédents et la référence aux critères pertinents du référentiel AccessiWeb 2.0 relatifs aux documents bureautiques en téléchargement³¹.

Dans le référentiel AccessiWeb 2.0³² développé par l’Association BrailleNet, le critère 13.7 de la section § Consultation demande dès le niveau Bronze, que les documents bureautiques en téléchargement possèdent, si nécessaire, une version accessible. La conformité à ce critère peut s’effectuer en fournissant une version en HTML ou en rendant le document, ou une copie de celui-ci, directement compatible avec l’accessibilité ; ce qui est précisément l’objet de ce guide pour les documents créés avec Microsoft Office Word 2010.

proposés des exemples qui permettent de travailler la thématique.

Les exemples ainsi illustrés peuvent être téléchargés depuis le site Microsoft France Accessibilité³³. Ces différents exemples contenus dans le fichier archive ExemplesGuideAccessibiliteWord2007.zip reprennent, une fois extrait dans un répertoire d’extraction cible, l’organisation du guide, avec un répertoire spécifique pour chacune des thématiques précédentes ; chaque répertoire pouvant contenir un ou plusieurs fichiers.

Ces diverses thématiques trouvent une correspondance directe avec les principes et règles générales des recommandations WCAG 2.0³⁴ comme illustré ci-après :

Principe 1 : perceptible

Règle 1.1 : proposer des équivalents textuels à tout contenu non textuel qui pourra alors être présenté sous d'autres formes selon les besoins de l'utilisateur : grands caractères, braille, synthèse vocale, symboles ou langage simplifié.
- Donner une alternative aux éléments non textuels ;
Règle 1.2 : proposer des versions de remplacement aux média temporels.
Règle 1.3 : créer un contenu qui puisse être présenté de différentes manières sans perte d'information ni de structure (par exemple avec une mise en page simplifiée)
- Bien structurer un document (et des données) ;
Règle 1.4 : faciliter la perception visuelle et auditive du contenu par l'utilisateur, notamment en séparant le premier plan de l'arrière-plan.
- Utiliser une présentation appropriée ;

Principe 2 : utilisable

Règle 2.1 : Rendre toutes les fonctionnalités accessibles au clavier.
Règle 2.2 : Laisser à l'utilisateur suffisamment de temps pour lire et utiliser le contenu.
Règle 2.3 : Ne pas concevoir de contenu susceptible de provoquer des crises.
Règle 2.4 : fournir à l'utilisateur des éléments d'orientation pour naviguer, trouver le contenu et se situer dans le site.
- Créer des aides à la navigation ;

Principe 3 : compréhensible

Règle 3.1 : rendre le contenu textuel lisible et compréhensible.
- Utiliser les tableaux à bon escient ;
- Donner des informations supplémentaires (telles que la langue du document, l'auteur, le type de caractères utilisés) ;
Règle 3.2 : faire en sorte que les pages apparaissent et fonctionnent de manière prévisible.
Règle 3.3 : aider l'utilisateur à éviter et à corriger les erreurs de saisie
- Créer des formulaires accessibles ;

Principe 4 : robuste

Règle 4.1 : optimiser la compatibilité avec les agents utilisateurs actuels et futurs, y compris avec les technologies d'assistance.

Chaque règle précédente dispose de critères de succès qui constituent la base pour la détermination de la conformité avec les WCAG 2.0. Vis-à-vis de ces critères de succès sont documentées des techniques suffisantes et/ou recommandées.

Les techniques WCAG 2.0, nécessaires pour satisfaire un critère de succès, sont classées par type de technologie. Ainsi, les techniques H sont spécifiques au langage HTML, les techniques SCR aux langages de Script, les techniques C à CSS (feuille de style), etc.

Comme mentionnée précédemment, l’évaluation proposée pour chaque thématique au niveau de ce guide intègre une référence à la liste des critères documents bureautiques en téléchargement du référentiel AccessiWeb 2.0³⁵. Cette liste permet de mesurer et de vérifier la conformité de documents bureautiques aux recommandations WCAG 2.0, via l’implémentation des techniques G (générales) et T (Texte), non spécifiques aux technologies et qui sont les seules applicables d’un point de vue normatif. En conséquence, aucun critère n’est donc présent pour les tableaux (thématique Utiliser les tableaux à bon escient) ou les métadonnées du document (thématique Donner des informations supplémentaires (telles que la langue du document, l'auteur, le type de caractères utilisés)).

Par ailleurs, les thématiques précédentes sont complétées dans un second temps par les considérations relatives à la publication d’un document Word dans d’autres formats de fichiers ; ce qui représente au passage une mise en application/traduction directe notamment de la règle 1.3.

Enfin, des références fournies en annexe permettent de retrouver sur le Web des informations complémentaires.

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