CN.2Procédures CN.2.1Naviguer dans un document structuré
Si la structure hiérarchique du document est séparée de son contenu, le lecteur d'un document Word peut naviguer rapidement dans la liste de ses titres grâce à diverses fonctionnalités de l'éditeur de texte.
La fonction Navigation fournit une aide essentielle pour naviguer dans le document. Elle permet en effet de visualiser sur le même écran la structure et le contenu du document.
Cette fonction est accessible via la case à cocher Volet de navigation depuis le groupe Afficher/Masquer de l’onglet Affichage. Une fois activé, un volet Office s’ouvre à gauche.
Figure . Navigation dans un document structuré
Avec le clavier, procéder de la façon suivante :
Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparaître les touches d’accès.
Annexe CO.Appuyer sur N2 pour Affichage puis O pour Volet de navigation.
Un clic sur l'un des titres affichés au sein de la structure/hiérarchie du document dans le volet Office à gauche de l'écran permet d'aller directement au contenu du paragraphe suivant ce titre.
Cette fonctionnalité peut être pour visualiser si le document est structuré correctement même si on lui préférera pour cela le mode Plan. Comme abordé précédemment, le passage en mode Plan permet de vérifier rapidement la structure et la cohérence (Cf. section § U.1 Évaluation). Le mode Plan permet également la navigation dans le document.
Au-delà des fonctions de navigation précédentes, il est important de déterminer en premier lieu comment se présente le document, sa (bonne) structuration en constituant la pierre angulaire.
Si le logiciel de lecture d’écran JAWS pour Windows est utilisé, il convient de noter que, dans la version 8.0, les combinaisons de touches suivantes peuvent être utilisées pour :
Préciser la position (ligne et colonne) du curseur : touches INSER + SUPPR ;
Lire la barre d’état : touches INSER + PAGE SUIVANTE ;
Décrire le document : touches INSER + F1 (fermeture par la touche ECHAP) ;
Décrire le style courant : touches INSER + F ;
Préciser la couleur de la police et du fond : touches INSER + 5 ;
CO.1.1Créer un signet
Pour insérer un signet dans un document Word, procéder de la façon suivante :
Sélectionner le texte qui doit contenir le signet,
Annexe CP.Sous l'onglet Insertion, dans le groupe Liens, cliquer sur la fonction Signet qui donne accès à la boîte de dialogue Signet,
Annexe CQ.Saisir le nom du signet et valider grâce au bouton Ajouter.
Si les liens sont créés de cette façon, ils seront conservés lors de l'enregistrement dans un format (Cf. chapitre § Annexe IR. Publier le document Word dans d’autres formats).
Avec le clavier, procéder de la façon suivante :
Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparaître les touches d’accès.
Appuyer sur S pour sélectionner l’onglet Insertion puis sur les touches S et T pour ouvrir la boîte de dialogue Signet.
Saisir le nom du signet.
Appuyer sur ENTRÉE pour valider.
CQ.1.1Créer une citation
Pour insérer une citation dans un document Word, procéder de la façon suivante :
Cliquer à l'endroit où la citation doit être insérée.
Sous l'onglet Références, dans le groupe Citations et bibliographie, cliquer sur Insérer une citation.
Figure . Commandes du groupe Citations et bibliographie de l'onglet Références
Effectuer l'une des opérations suivantes :
Si la citation fait référence à une source qui n'est pas encore présente dans la liste de sources, cliquer sur Ajouter une nouvelle source et taper les informations de la source dans la boîte de dialogue Créer une source.
La nouvelle source est ajoutée à la liste principale et à la liste de sources actuelle, puis la citation est insérée dans le document.
-ou-
Si la citation fait référence à une source qui se trouve déjà dans la liste de sources déjà active, cliquer simplement sur la source.
Pour préciser une information complémentaire comme le numéro de page vis-à-vis de la citation, sélectionner la citation, cliquer avec le bouton droit sur la sélection et cliquer sur Modifier la citation.
Préciser le ou les numéros de page pour la citation considérée et cliquer sur OK.
Figure . Ajout d'un numéro de page pour la citation
Si vous ne disposez pas de toutes les informations sur une source nécessaires pour créer une citation complète, vous pouvez utiliser une citation d'espace réservé et compléter les informations sur cette source ultérieurement. Les citations d'espace réservé n'apparaissent pas dans la bibliographie (Cf. section § DN.1.1 Insérer une bibliographie infra). La création d’une citation d'espace réservé suppose de sélectionner à l’étape 3 précédente Ajouter un nouvel espace réservé…
Avec le clavier, procéder de la façon suivante :
Cliquer à l'endroit où la citation doit être insérée.
Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparaître les touches d’accès.
Appuyer sur É pour sélectionner l’onglet Références, puis sur la touche S pour insérer une citation.
Effectuer l'une des opérations suivantes :
Si la citation fait référence à une source qui n'est pas encore présente dans la liste de sources, appuyer sur la touche S pour Ajouter une nouvelle source et taper les informations de la source dans la boîte de dialogue Créer une source.
Appuyer sur ENTRÉE pour valider. La nouvelle source est ajoutée à la liste principale et à la liste de sources actuelle, puis la citation est insérée dans le document.
-ou-
Si la citation fait référence à une source qui se trouve déjà dans la liste de sources déjà active, sélectionner à l’aide des touches FLÈCHE HAUT et FLÈCHE BAS la source et appuyer sur ENTRÉE pour valider.
Pour préciser une information complémentaire comme le numéro de page vis-à-vis de la citation, sélectionner la citation, appuyer avec la touche MENU CONTEXTUEL située à la droite de la barre d'espace puis sur F et ENTRÉE.
Préciser le ou les numéros de page pour la citation considérée et appuyer sur ENTRÉE pour valider.
CQ.1.2Créer une légende
Comme abordé précédemment, une légende peut accompagner des éléments non textuels et des tableaux. La procédure à suivre pour créer une légende a été décrite dans ce cadre : Cf. sections § AM.1.1 Compléter l’alternative textuelle par une légende et § CD.1.1
Annexe CR.
Annexe CS.
Annexe CT.
Préciser une alternative textuelle au tableau.
CT.1.1Créer un lien explicite
Pour insérer un lien dans un document, procéder de la façon suivante :
Sélectionner le texte qui doit être en lien.
Annexe CU.Cliquer droit et sélectionner la fonction Lien hypertexte…. Cette fonction est également accessible depuis l'onglet Insertion du ruban Word, dans le groupe Liens, via l’icône Lien hypertexte.
Figure . Commandes du groupe Liens de l'onglet Insertion
Annexe CV.Saisir l'adresse du lien (URL).
Annexe CW.Cliquer sur le bouton OK.
De façon à ce que l’adresse du lien soit consultable dans le cas d’un document imprimé, nous conseillons l’insertion d’une note de bas de page reprenant le texte du lien accompagné de l’adresse du lien (Cf. section § T.1.1 Insérer des notes de bas de page et des notes de fin). Word 2010 propose par défaut des liens hypertextes automatiques lorsqu’une URL est précisée (lien cliquable).
Dans le cas de l’insertion de cette note, il est préférable de désactiver ce lien en tapant la séquence de touches CTRL + Z immédiatement après avoir tapé l'adresse.
Avec le clavier, procéder de la façon suivante :
Sélectionner le texte qui doit être en lien.
Appuyer sur la touche MENU CONTEXTUEL, puis sur la touche L pour insérer un lien. On peut aussi utiliser la séquence de touches CTRL + K en lieu et place.
Saisir l'adresse du lien (URL).
Appuyer sur ENTRÉE pour valider.
CW.1.1Créer un renvoi
Pour insérer un renvoi dans un document, procéder de la façon suivante :
Positionner le curseur à l'endroit où le lien doit être inséré.
Annexe CX.Sous l'onglet Insertion, dans le groupe Liens, cliquer sur Renvoi.
Figure . Commandes du groupe Liens de l'onglet Insertion
Annexe CY.Dans la boîte de dialogue Renvoi, sélectionner la catégorie de renvoi, la référence souhaitée et le type de renvoi à insérer vis-à-vis de la référence considérée.
Annexe CZ.Cliquer sur le bouton Insérer.
Avec le clavier, procéder de la façon suivante :
Positionner le curseur à l'endroit où le lien doit être inséré.
Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparaître les touches d’accès.
Appuyer sur S pour sélectionner l’onglet Insertion, puis sur la touche V pour insérer un renvoi.
Préciser les paramètres du renvoi.
Appuyer sur ENTRÉE pour valider.
CZ.1.1Insérer une table des matières
Pour créer une table des matières à partir des styles définis dans le document, procéder de la façon suivante :
Positionner le curseur à l'endroit où la table des matières doit être insérée, généralement en début de document.
Annexe DA.Sous l'onglet Références, dans le groupe Table des matières, cliquer sur Table des matières, puis cliquer sur Insérer une table des matières... (ou cliquer sur l’un des styles prédéfinis).
Figure . Commandes du groupe Table des matières de l'onglet Références
La boîte de dialogue Table des matières s’ouvre. Cette dernière permet de personnaliser l'affichage des numéros, leur position, les caractères de suite constituant l'aspect général de la table des matières.
Figure . Insertion d'une table des matières
Préciser dans la liste Afficher les niveaux les niveaux de titres qui seront affichés dans la table des matières. Par défaut, le niveau de titres est fixé à 3, mais ce nombre peut être modifié en saisissant le niveau souhaité.
Annexe DB.Confirmer les choix par OK. Microsoft Office Word 2010 insère alors une table des matières récapitulant les parties et paragraphes qui ont été définis dans des styles avec des liens vers ces parties et leurs numéros de page.
Avec le clavier, procéder de la façon suivante :
Positionner le curseur à l'endroit où la table des matières doit être insérée, généralement en début de document.
Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparaître les touches d’accès.
Annexe DC.Appuyer sur É puis sur È et enfin sur la touche I (ou sélectionner l’un des styles prédéfinis). La boîte de dialogue Table des matières s’ouvre.
Annexe DD.Appuyer sur ALT + V pour placer le focus au niveau de la liste Afficher les niveaux et appuyer sur FLÈCHE HAUT et FLÈCHE BAS pour préciser les niveaux de titres qui seront affichés dans la table des matières.
Annexe DE.Appuyer sur ENTRÉE pour insérer la table ainsi définie.
Si des modifications doivent être faites dans le document, ne pas oublier de mettre à jour l'ensemble de la table des matières. Pour cela :
Se positionner sur l'une des entrées de la table des matières.
Annexe DF.Effectuer un clic droit et choisir Mettre à jour les champs.
Annexe DG.Dans la boîte de dialogue Mettre à jour la table des matières, sélectionner Mettre à jour toute la table. Sinon, les numéros de page risquent de ne pas être actualisés.
Avec le clavier, procéder de la façon suivante :
Se positionner sur l'une des entrées de la table des matières.
Annexe DH.Appuyer sur F9.
Annexe DI.Appuyer sur ALT + T puis ENTRÉE.
DI.1.1Insérer une table des illustrations
Pour créer une table des illustrations sur la base des légendes ajoutées en regard des illustrations (Cf. section § AM.1.1 Compléter l’alternative textuelle par une légende), procéder de la façon suivante :
Positionner le curseur à l'endroit où la table des illustrations doit être insérée, généralement à la fin du document.
Annexe DJ.Sous l'onglet Références, dans le groupe Légendes, cliquer sur Insérer une table des illustrations.
La boîte de dialogue Table des illustrations s’ouvre. Cette dernière permet de personnaliser l'affichage des numéros, leur position, les caractères de suite constituant l'aspect général de la table des matières.
Figure . Insertion d'une table des illustrations
Préciser les paramètres de la table et notamment dans la liste Légende :
Figure pour insérer une table de l’ensemble des illustrations (photos, diagrammes, cartes, graphiques (SmartArt), dessins, etc.),
Equation pour insérer une table de l’ensemble des formules mathématiques,
Tableau pour insérer une table de l’ensemble des tableaux.
Annexe DK.Confirmer les choix par OK. Microsoft Office Word 2010 insère alors une table des illustrations récapitulant les éléments souhaités.
Avec le clavier, procéder de la façon suivante :
Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparaître les touches d’accès.
Annexe DL.Appuyer sur É puis sur G. La boîte de dialogue Table des illustrations s’ouvre.
Annexe DM.Préciser les paramètres de la table.
Annexe DN.Appuyer sur ENTRÉE pour insérer la table ainsi définie.
La mise à jour d’une table des illustrations est similaire à celle d’une table des matières (Cf. section précédente).
DN.1.1Insérer une bibliographie
Une bibliographie peut être créée à tout moment après avoir inséré une ou plusieurs sources dans un document. Word 2010 fournit le style de bibliographie associé lors de l’insertion d’une bibliographie à partir des sources citées.
Pour insérer une bibliographie, procéder de la façon suivante :
Positionner le curseur à l'emplacement où insérer une bibliographie, généralement à la fin du document.
Sous l'onglet Références, dans le groupe Citations et bibliographie, cliquer sur Bibliographie.
Figure . Commandes du groupe Citations et bibliographie de l'onglet Références
Sélectionner un format prédéfini de bibliographie pour insérer la bibliographie dans le document.
Avec le clavier, procéder de la façon suivante :
Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparaître les touches d’accès.
Annexe DO.Appuyer sur É puis sur P. La liste déroulante Bibliographie s’ouvre.
Annexe DP.Sélectionner avec les touches FLÈCHE HAUT et FLÈCHE BAS un format prédéfini de bibliographie pour insérer la bibliographie dans le document.
Annexe DQ.Appuyer sur ENTRÉE pour valider.
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