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I. SYNOPSIS DE RFQ

Le programme «Appui à la Valorisation du potentiel Agricole du Nord, à la Sécurité Economique et Environnementale» (AVANSE) financé par l’USAID et mis en œuvre en partenariat avec le Ministère de l’Agriculture, des Ressources Naturelles et du Développement Rural (MARNDR), est un programme d’une durée de cinq ans destiné à développer une croissance économique durable, soutenable et significative dans une zone à fort potentiel de production agricole composée du Nord et du Nord Est de la République d’Haïti. En implantant le Système d’Incitation via les Bons d’achats (SIBA) qui est un programme de support auprès des petits agriculteurs, AVANSE recherche, autant que possible, à remplacer les subventions directes destinées à l’introduction des nouvelles techniques par un système de bons d’achat (BA) plus orienté vers le marché. Ce système est conçu pour aider la demande du marché et les capacités des fournisseurs à livrer les intrants clé des paquets techniques qui sont vulgarisés par AVANSE. Depuis février 2014, AVANSE a testé et validé le fonctionnement du SIBA et a lancé en mars 2015 un système de « e-voucher » innovant permettant un enregistrement des transactions commerciales des acteurs en temps réel sur une plateforme consultable en ligne.

Dans le but d’améliorer l’accès aux semences de Jaragua pour les producteurs de la filière du riz tout en renforçant le circuit d’approvisionnement dans nos zones d’intervention. AVANSE à travers son Système d’Incitation via les Bons d’Achat (SIBA) subventionnera la demande des semences en fournissant des bons d’achat aux producteurs d’AVANSE à retirer dans le réseau d’institutions financières affiliées et qu’il pourront échanger contre des produits aux boutiques d’intrants affiliées de leur choix. Cette activité est prévue jusqu’à la fin d’AVANSE en juillet 2017.
Dans cette optique, AVANSE lance un appel d’offre dans le but d’identifier la ou les Entreprises/firmes pouvant constituer un stock de semences de Jaragua à l’avance pour les prochaines saisons de riz, afin que les distributeurs d’intrants déjà affiliés au SIBA puissent s’y approvisionner, et ce jusque la fin du projet24h/7j permettant une traçabilité efficace du système.

1. Référence

RFQ-AVANSE-GS-SIBA-2016-01

  1. Date d’émission

11 avril 2016

  1. Date et heure de réception des offres

25 avril 2016 à 16.00h

Passé ce délai, les offres ne seront pas acceptées et les enveloppes sans ces références requises ne seront pas prises en compte.

  1. Date de réception de questions

18 avril 2016 à 16.00 h

  1. Contact / Adresse email pour poser les questions

Service des Sous-Contrats

Email : avanse_subcontracts@dai.com

  1. Titre

Recrutement d’une (des) Entreprise (s)/Firme (s) importatrices de semences agricoles

  1. Résumé succinct

Cet appel d’offres invite les Entreprises/Firmes spécialisées dans l’importation de semences, notamment pour la filière du riz, avec au moins 1(un) an d’antériorité dans le domaine de commercialisation des intrants agricoles.

  1. Bureau / Adresse physique pour soumission des Offres

Les offres devront être acheminées sous pli cacheté en trois(3) exemplaires, à l’attention du Bureau des Sous-Contrats d’AVANSE :

AVANSE

Bureau des sous contrats

2, Rue Gérard, Babiole, Haut du Cap

Cap Haïtien, HAITI


  1. Prévision sur Prix

Les termes spécifiques et les conditions prévus sont les suivants:
- Un accord d’achat général (BPA) sera accordé pour une période de trois (3) mois dans lequel des prix à l’unité seront établis pour une catégorie des services fournis.

-Il faut noter que les prix ne seront pas changés pendant la période de la performance du BPA.

- Le BPA fixera les modalités de livraison et de facturation.

- Sous le BPA, DAI accordera un bon de commande à prix fixe (PO) délivré en GOURDE, qui comprendra les coûts et les surcoûts associés à l’emballage des semences en sac de 3 kg.

-Si plusieurs fournisseurs ont été sélectionnés pour un BPA, DAI peut accorder un PO à n’importe quel fournisseur basé sur la date de livraison, le prix et la capacité du fournisseur à produire le service selon la qualité et les autres exigences de la demande.

-DAI a le droit d’accorder un PO, plusieurs PO ou aucun PO sous le BPA.

-DAI peut attribuer un contrat de service sans discussions. Par conséquent, les Offres de prix devraient contenir des meilleures conditions de l’entreprise basant sur le prix et les spécifications techniques.

  • Les prix proposés doivent être donnés dans la monnaie locale du pays, c’est-à-dire en gourde haïtienne ; tout coût soumis dans une autre monnaie ne sera pas accepté.




  • Le montant total de l’offre doit être soumis en chiffres et en lettres et s’il y a une différence entre le montant soumis en chiffres et celui soumis en lettres, le montant soumis en lettres aura la préséance. 




  • Une remise d’offre de prix, en aucun cas, n’oblige le projet AVANSE ou l'USAID à accorder un BPA et n’engage pas le projet AVANSE ou l'USAID à payer des frais encourus dans la préparation et la présentation d'une offre de prix.




  • Le prix inclura le coût unitaire des semences et la livraison au réseau des distributeurs d’intrants affiliés à AVANSE implantés dans les Départements Nord et Nord-est comme indiqué en section II, point B.

  1. Critère de sélection

Le marché sera accordé à l'offrant avec l’offre la plus compétitive, techniquement acceptable et qui répond aux exigences du RFQ.

  1. Instructions générales aux Entreprises

• Envoyer les offres au plus tard le 25 avril 2016 à 16:00 heures. Les offres tardives seront rejetées, sauf dans des circonstances exceptionnelles, à la discrétion du projet AVANSE.

• Les offrants doivent présenter une proposition complète en copie dure dûment signée et scellée. Veuillez inclure sur l'enveloppe scellée «RFQ-AVANSE-GS-SIBA-2016-01».

•Les offrants doivent remplir le calendrier de prix dans l’annexe C. Les

offrants doivent signer et dater la cotation, au lieu d'une lettre de motivation formelle.

•Les offrants doivent confirmer par écrit que l'initiateur comprend parfaitement que leur proposition doit être valide pour une période de quatre-vingt-dix (90) jours.
• Le prix inclura les coûts des semences et le surcoût.

•Les offrants devront donner toutes les explications nécessaires en remplissant le tableau à la section II-point A; tableau de spécification, au cas où les spécifications données sont différentes de celles demandées.

•Les offrants devront confirmer que les semences proposées répondent aux spécifications requises en section II-point A. Les sacs de semences de 3kg doivent comporter toutes les indications garantissant que le produit est bien certifié par une autorité agréée.

•Les offrants confirmeront le ou les produits chimiques utilisés pour traiter les semences et produira un label certifiant ce traitement. Ils seront responsables de confirmer que les semences ont été traitées uniquement avec le ou les produits décrits sur le label, et rien d’autre. Un modèle d’emballage peut être joint avec l’offre de prix.

  1. Compréhension au sujet du RFQ

Chaque fournisseur est responsable de la lecture très attentivement et la compréhension des termes et des conditions du présent appel d'offre. Toutes les communications concernant cet appel d'offre doivent être faites uniquement par le bureau de délivrance et doivent être soumises par écrit remis au Bureau de délivrance au plus tard à la date indiquée ci-dessus. Toutes les questions reçues seront compilées et une réponse par écrit sera distribuée à tous les intéressés.

  1. Spécifications techniques et exigences d'acceptabilité technique

Fournir une offre de prix détaillée des prix unitaires et totaux des spécifications techniques ou des conditions énumérées à la section IV.

Ces prix incluront les coûts d’importation, d’emballage en sac de 3kg pour les semences de riz Jaragua, et de livraison.

En plus de répondre aux spécifications techniques indiquées ci-dessus, les offrants sont tenus de respecter ou dépasser les facteurs non économiques importants énumérés ci-dessous:

1. Les offrants doivent posséder au moins un (1) an d'expérience dans le domaine de la commercialisation des intrants agricoles. Acquisition des semences similaires à d’autres clients (liste de clients, une personne de contact et un numéro de téléphone).

2. Les offrants doivent pouvoir prouver sa capacité à respecter les délais de livraison requis, tel que démontré par des lettres de référence de clients précédents.

3. Les offrants doivent pouvoir répondre aux questions et demande d’informations supplémentaires si besoin, dans un délai de 5 jours ouvrables (sauf dans des circonstances exceptionnelles, à la discrétion de DAI), faute de quoi, ils seront non éligible pour compléter le processus. Au-delà des 5 jours, DAI se réserve le droit de contacter le 2ème fournisseur présélectionné.

  1. Détermination et responsabilité des offrants

DAI est très prudente par rapport à son accord avec l’offrant, et devra être rassurée qu’il est un offrant responsable. Lors de l'évaluation de la responsabilité de l’offrant, les facteurs suivants seront pris en considération:
1. La source, l'origine et la nationalité des services ne sont pas d'un pays interdit (voir ci-dessous).
2. Disposer de ressources financières suffisantes pour fournir des biens ou de la capacité à obtenir des ressources financières.
3. Possibilité de se conformer à la prestation requise ou proposée ou les délais de performance.
4. Avoir un dossier satisfaisant sur le rendement passé.
5. Maintenir un dossier satisfaisant d'intégrité et d'éthique des affaires.
5. Etre qualifié et admissible à exécuter des travaux en vertu des lois et règlements applicables.

  1. Code géographique




Selon le code géographique autorisé pour son contrat le projet AVANSE ne peut acquérir des biens et services en provenance des pays suivants.

• Code géographique 937: Les biens et services en provenance des États-Unis, le pays coopérant, et «pays en développement» autres que les «pays en développement avancés: À l'exclusion des pays interdits Une liste des« pays en développement »ainsi que les« pays en développement avancés " peut être trouvé à l'adresse: http://www.usaid.gov/policy/ads/300/310maa.pdf et http://www.usaid.gov/policy/ads/300/310mab.pdf respectivement.

• Le projet AVANSE doit vérifier la source, de la nationalité et de l'origine, des biens et des services et d'assurer (dans la mesure du possible) que la DAI ne pas acquérir des services en provenance des pays interdits énumérés par l'Office of Foreign Assets Control (OFAC) que les pays sanctionnés. La liste actuelle des pays sous sanctions globales comprennent: Cuba, Iran, Corée du Nord, le Soudan et la Syrie. Le projet AVANSE est interdit de faciliter une transaction par un tiers si cette transaction serait interdite si elle est effectuée par DAI.

• En soumettant une proposition en réponse à cet appel d'offre, les offrants confirment qu'ils ne violent pas la source et les exigences en matière de nationalité et que les services sont conformes au Code géographique et les exclusions pour les pays interdits.

  1. Données Universal Numbering System (DUNS)

Toutes les organisations américaines et étrangères qui reçoivent des sous-traitants de premier rang / bons de commande d'une valeur de 25.000 $ et plus on besoin d’obtenir un numéro DUNS avant la signature de l'accord. Les organisations sont exemptées de cette obligation si le revenu brut provenant de toutes sources dans l'année d'imposition précédente était de moins de 300.000 $. Le projet AVANSE exige que les offrants signent la déclaration d'auto-certification si l'initiateur demande l'exemption pour cette raison.

Pour celles qui ont besoin d’obtenir un numéro DUNS, vous pouvez vous référer à l'Annexe F: Instructions pour obtenir un numéro DUNS. Pour ceux qui n'ont pas besoin d'obtenir un numéro DUNS, vous pouvez vous référer à l'Annexe G: auto-certification d'exemption de DUNS Exigence.

  1. Conformité et conditions

L’offrant doit être au courant des termes et conditions générales pour un contrat résultant de ce RFQ. Celui qui est choisi doit se conformer à toutes les représentations et les attestations de conformité énumérées dans l'annexe B.

  1. Éthique d’achat

En soumettant une offre, les offrants certifient qu'ils n'ont pas / ne tenteront pas de corrompre ou de faire des paiements aux employés de AVANSE en contrepartie de préférence, pas plus que tous les paiements à des terroristes ou des groupes soutenant les terroristes. Une telle pratique constitue une pratique immorale, illégale et corrompue et l'offrant ou le personnel d’AVANSE peut signaler les infractions à l'éthique sans frais et conformité Anonymous Hotline au +1 855-603-6987, via le site DAI, ou par courriel à FPI_hotline@dai.com.


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