Manuel de procédures








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5.9.Conservation des documents



Le responsable du dossier s’assure que les documents rassemblés dans le cadre de l’obligation de vigilance et les données collectées sont conservés pendant cinq ans au moins, à calculer à partir du terme de la relation d’affaires avec le client5.
De plus, les documents suivants devront également être conservés pendant au moins cinq ans :


  • Le rapport interne et ses annexes établis dans le cadre de la détection d’opérations atypiques, l’analyse corrélative effectuée et la décision finale sur le plan de la communication d’une déclaration à la CTIF;

  • Le rapport annuel établi par le responsable de l’application de la loi (dans l’hypothèse où le cabinet en a désigné un).


Les pièces probantes, les données d’identification et les rapports seront conservés de la façon suivante : par ex., copies scannées ou sauvegardées dans le dossier électronique du client ou copie/imprimés dans le dossier papier farde distinct du client. Chaque cabinet doit expliciter ici ses modalités de conservation (ou et comment) des documents.
Si le cabinet dispose d’un accès à des bases de données qui permet de contrôler à l’aide de références (par ex. le numéro d’entreprise) tout ou partie des données d’identification, la procédure de conservation peut être remplacée par une procédure de conservation des références qui doivent être conservées pour chaque client au lieu d’une copie des pièces.

A remplir par chaque cabinet: l’identification des personnes morales peut être réalisée par la mention d’un lien adéquat dans le dossier client vers les bases de données, comme Companyweb, Graydon, etc.
L’attention du collaborateur est attirée sur le fait que recourir aux références des pièces ne dispense pas d’effectuer leur examen.

6.PROCÉDURE À SUIVRE LORS DE LA DÉTECTION D’UNE OPÉRATION ATYPIQUE



6.1.Contexte



La présente procédure applique le pt 10 de la norme anti blanchiment.
L’article 14, § 1er, de la LAB requiert d’examiner avec une attention particulière, toute opération ou tout fait considéré comme particulièrement susceptible d'être lié au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme, et ce:


  • en raison de sa nature ou de son caractère inhabituel par rapport aux activités du client;

  • en raison des circonstances qui l'entourent;

  • de par la qualité des personnes impliquées.


Un rapport écrit de l'examen ainsi réalisé doit être rédigé6.

6.2.Critères susceptibles d’indiquer l’existence d’une opération atypique



Les critères ou signaux d’alertes qui conduisent à devoir examiner si une opération ou un fait est particulièrement susceptible d'être lié au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme sont notamment les suivants (des exemples devront éventuellement être complétés pour chaque cabinet) :


  • Apports en nature (origine de l’apport);

  • Apports en comptes courants, transferts entre comptes-courants;

  • Cessions d’immobilisations (plus particulièrement, les immeubles et participations);

  • Acquisitions d’immobilisations importantes;

  •  Reprises importantes ou apports en espèces;

  • Ventes ou opérations inhabituelles par leur montant ou leur nature;

  • Charges inhabituelles par leur montant ou leur nature (plus particulièrement: indemnisations inhabituelles à des tiers, indemnités inhabituelles en compensation de dégâts »);

  • Opérations à très forte marge donnant lieu (ou non) au paiement de commissions ou d’indemnisations;

  • Versements d’indemnisations, commissions ou honoraires importants et inhabituels;

  • Opérations inhabituelles avec des pays étrangers (dans la CEE ou hors CEE);

  • Octroi de garanties en couverture d’engagements de tiers à la société;




En présence d’un client à risque élevé, une attention particulière doit être spécialement portée aux opérations suivantes :


  • Opérations bancaires importantes avec l’étranger qui ne correspondent pas à la connaissance des activités du client;

  • Comptes des clients, fournisseurs, bancaires ou autres comptes de tiers impayés ou sans mouvement pendant une longue période 





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