Manuel de procédures








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5.3.Sources potentielles d’information



Voici quelques sources possibles d’information, utiles  dans le cadre de l’appréciation de l’acceptabilité des clients :

 

  • Professionnels/conseillers antérieurs… ;   

  • Bases de données  et entreprises délivrant des informations (Companyweb, Dun et Bradstreet, Graydon, Infobase, Vadis..);

  • Rapports d’ agences de notation ;

  • Ministères, autorités de tutelle et organisations de commerce;

  • Contacts d’affaires et clientèle existante dans des entreprises similaires;

  • Information publique, (rapports annuels ou intermédiaires, circulaires informatives et liste des sanctions);

  • Sanctions contre des pays ou personnes (Sources : EU/OCDE);  

  • Commentaires ou services de presse et autres informations consultables sur  internet.



5.4. Modalités

5.4.1.Niveau hiérarchique d’acceptation



L’acceptation d’un client ou d’une mission ressort dans notre cabinet de la responsabilité de … XXX (ou du responsable du dossier), au terme de l’analyse des caractéristiques du client (potentiel) et de la mission, ce plus particulièrement en fonction du risque de blanchiment de capitaux.

5.4.2.Formulaires


Dans le cadre de l’acceptation des clients et des missions, les documents suivants, disponibles en annexe, seront utilisées :


  • Arbres de décision

  • Schémas d’identification

  • Formulaires d’identification - Formulaire de détermination du risque

Le formulaire d’identification et le formulaire de détermination du risque, selon les modèles utilisés au sein du cabinet, doivent être remplis avec attention, et ce, en principe, préalablement avant toute acceptation (voyez pt 5.5.1 pour les éventuelles exceptions). Ces formulaires doivent être régulièrement actualisés (voyez pt 5.6.2).

5.4.3.Procédures pratiques au sein de notre cabinet





  • Rassemblement des documents d’identification (voyez formulaire et schémas);

  • Prise de copie de ces documents;

  • Analyse de ces documents afin d’obtenir l’assurance raisonnable qu’il s’agit, en l’occurrence, de documents pertinents et fiables et en aucune façon de faux documents;

  • Ces documents et les annexes (carte d’identité, passeport…) doivent être conservés durant au moins cinq ans, à compter de la fin de la relation d’affaires avec le client2.


Il convient de ne pas perdre de vue que la déclaration d’identification des bénéficiaires effectifs doit être remplie et signée par le client (voyez formulaires et schémas). Dans le cadre de l’identification des bénéficiaires effectifs, il est utile de consulter le chapitre 5 de la norme et les points 3.14. à 3.22. (Section 1) de la circulaire de l’IRE.

5.5. Quoi, comment et quand ?



Les devoirs de vigilance de la LAB doivent être accomplis avant l’acceptation du client et de la mission (voyez la circulaire de l’IRE). 


Il s’en déduit que les responsables du dossier devront appliquer les différentes étapes suivantes dans le cadre plus général des procédures de l’acceptation et de suivi du client et de la mission.

5.5.1.Quand ?



En principe, les devoirs de vigilance doivent être effectués AVANT le début de la mission.
Il convient que le cabinet détermine si une exception prévue par la norme pourra être appliquée et dans l’affirmative, selon quels critères précis (voyez l’article 3 de la norme et pt 4 de la circulaire).

… A remplir par le cabinet….
Lorsque l’évaluation du client conclut à un risque faible de blanchiment et sous certaines conditions énumérées dans la circulaire de l’IRE, le moment de l’exécution des devoirs de vigilance peut être différé. Dans ces situations, les devoirs de vigilance doivent être accomplis le plus rapidement possible après le premier contact (voyez art. 3 de la norme et pt 4 de la circulaire de l’ IRE).

5.5.2.Quoi et comment ?



L’exécution du devoir de vigilance3 emporte au moins et en tout cas  les étapes suivantes (en remplissant d’une façon complète les formulaires et documents requis, ce sur la base de documents ou informations provenant de sources fiables et indépendantes) :


  • Identification du client et vérification de son identité;

  • Identification du mandataire du client (signataire de la lettre de mission);

  • Le cas échéant, identification de la ou les personne(s) physique(s), propriétaires ultimes  (en d’autres mots: a) personne qui possède plus de 25% des droits de vote/actions ou qui exerce le contrôle sur plus de 25% des biens du client; et/ou personne pour le compte de laquelle une mission est effectuée (bénéficiaire effectif)4 et vérifier, en appliquant des mesures adéquates dans le cadre d’une approche fondée sur les risques;

  • L’objet de la relation d’affaires, à la lumière des activités du client, en ce inclus une description des modalités de gestion de son entreprise. Dans ce cadre, on consultera utilement l’offre de service ou le projet de lettre de mission;

  • Déterminer le profil de risque pour chaque client (voire chapitre 8 de ce manuel).


Si chacune des mesures de vigilance reprises ci-dessus doit être exécutée, les responsables du dossier (si désignés) peuvent en déterminer l’intensité sur la base d’une approche fondée sur les risques, ce en fonction du type de client, du secteur, la nature de la transaction, les juridictions concernées, la relation d’affaires, etc.
Les responsables du dossier doivent être en mesure de démontrer que les mesures prises sont en corrélation avec le risque ainsi déterminé. En d’autres mots, un jugement raisonnable est attendu de leur part. En cas de doute, en référer avec le responsable de l’application de la loi, si le cabinet en a désigné un.

5.5.3.Recours à un tiers introducteur



Si le cabinet et/ou le responsable du dossier le souhaite, il est permis de recourir à la procédure de tiers-introducteur pour faire exécuter les devoirs de vigilance, étant entendu que le cabinet conserve la pleine responsabilité de leur exécution.
A remplir par le cabinet
Sous ces conditions, possibilité est offerte au responsable du dossier de considérer que les devoirs de vigilance à prendre pour un client potentiel peuvent l’être sur la base des données collectées par un tiers introducteur (p.ex. banque, avocat ou un autre professionnel), sous réserve que ce dernier puisse établir avoir effectué les contrôles nécessaires et dispose de la documentation requise (voir Section 1, pt 6 de la circulaire).

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