Manuel de procédures








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11.4.Schémas




11.4.1.Schéma identification personne physiques = client / mandataire





Personne physique = client / mandataire

Données à identifier

Document de vérification

Données obligatoires :

  • Nom, prénom

  • Lieu et date de naissance




Belge domicilié en Belgique : carte d’identité ou le passeport valide (document équivalant à la carte d’identité).

Personne n’ayant pas la nationalité belge domiciliée en Belgique : carte d’identité, à défaut certificat d’inscription au registre des étrangers ou tout autre document émanant d’une autorité.

Personne résidant à l’étranger : passeport, permis de conduire, déclaration fiscale (US ), inscription sécurité sociale, ou tout autre document probant

Données facultatives (dans la mesure du possible) :

  • Adresse

Si l’adresse n’est pas reprise dans les documents mentionnés ci-avant :

  • Déclaration signée du client concernant son adresse (si le client présente un faible risque de blanchiment).

  • Le cas échéant, envoi de courriers nominatifs avec suivi des retours de courriers ou lettre de mission

Mesures complémentaires en fonction du niveau de risque du client, de la relation d’affaires, de l’opération ou d’identification à distance:

  • Copie du certificat de signature électronique valide émis par une autorité de certification.

  • Déclaration fiscale, un passeport, un permis de conduire, une carte de sécurité sociale, un certificat de naissance… ;

  • Recoupement au moyens de sources étrangères fiables : sources externes indépendantes ou des moteurs de recherche et d’analyse (telles par exemple que Graydon, Companyweb, Dun & Bradstreet…);

  • Identification face-à-face ultérieure (délai raisonnable).


11.4.2. Schéma identification de l’objet et la nature de la relation d’affaires 





Identification de l’objet et la nature de la relation d’affaires :

  • prise de connaissance des intentions du client sur le type de relation d’affaires que le client souhaite nouer

  • prise de connaissance du type d’opérations que le client souhaite réaliser (apport en nature, la dissolution de sociétés, les fusions, missions d’évaluation, due diligence..).

Eléments d’analyse :

  • Objet, nature de l’opération ou relation d’affaires ;

  • Localisation géographique du client et /ou de l’activité ;

  • Niveau de risque du client ;

Identification :

  • Activité du client ;

  • Origine des fonds ou du patrimoine ;

  • Cohérence activité déclarée du client avec les éléments comptables et financiers .

Sources :

  • Réconciliation avec les statuts, rapport de gestion ;

  • Site internet du client ;

  • Sources externes indépendantes ou des moteurs de recherche et d’analyse (telles par exemple que Graydon, Companyweb, Dun & Bradstreet…)

11.4.3.Schéma identification personne morale / structure juridique





Client = une société / structure juridique

Données à identifier

Document de vérification

Personne morale :

  • dénomination sociale

  • siège social

  • la liste des administrateurs

  • les dispositions régissant le pouvoir d’engager la personne morale

Personne morale de droit belge :

  • statuts coordonnés ou les statuts à jour déposés au Greffe du Tribunal de commerce ou publiés aux annexes du Moniteur Belge;

  • la liste des administrateurs de la personne morale cliente et la publication de leurs nominations au Moniteur Belge, ou tout autre document probant permettant d’établir leur qualité d’administrateurs telle que toute publication au Moniteur Belge faisant mention de ces personnes en tant qu’administrateurs, ou les comptes annuels déposés à la Banque Nationale de Belgique;

  • la dernière publication au Moniteur Belge des pouvoirs de représentation de la personne morale cliente.

  • Ou tout autre document provenant de sources externes fiables indépendantes ou des moteurs de recherche et d’analyse lorsque le client, la relation d’affaires ou l’opération présente un faible risque de blanchiment ou de financement du terrorisme.

Personne morale de droit étranger :

  • Utilisation de documents équivalents à ceux énumérés pour les personnes morales de droit belge : KBIS (FR), Mémorial Luxembourgeois, …

  • Ou tout autre document provenant de sources externes fiables indépendantes ou des moteurs de recherche et d’analyse lorsque le client, la relation d’affaires ou l’opération présente un faible risque de blanchiment ou de financement du terrorisme.

Structure juridique autre qu’une personne morale :

  • de l'existence, de la nature, des finalités poursuivies

  • les modalités de gestion

  • les modalités de représentation




Structure juridique autre qu’une personne morale :

vérification au moyen de tous documents susceptibles de faire preuve et vérifications complémentaires via le recoupement avec d’autres sources externes publiques ou indépendantes et fiables ou des moteurs de recherche et d’analyse

Le mandataire qui représente le client dans sa relation d’affaires avec le professionnel :

  • Identification du mandataire

  • Identification du pouvoir du mandataire d’engager la société

  • vérification de l’identification du mandataire au moyen de la carte d’identité, du passeport, du certificat d’inscription au registre des étrangers ou tout autre document émanant d’une autorité., permis de conduire, déclaration fiscale (US ), inscription à l’office de sécurité sociale, ou tout autre document probant compte-tenu du niveau de risque du client, de la relation d’affaires ou de l’opération.

  • vérification de son pouvoir d’engager la société : publication au Moniteur Belge des pouvoirs de représentation, organigramme, une note d’organisation, une communication interne ou externe à la personne morale ou construction juridique, un communiqué de presse, ou tout autre document provenant de sources externes indépendantes ou des moteurs de recherche et d’analyse.


11.4.4.Schéma identification bénéficiaire(s) effectif(s)




Bénéficiaire(s)  effectif(s)

Qui ?

Comment ?

Sont visé : une ou plusieurs personnes

  • qui exercent en droit un contrôle sur la personne morale : les personnes qui possèdent ou contrôlent directement ou indirectement plus de 25 % des actions ou des droits de vote d’une société non cotée.

  • qui exercent en fait un contrôle sur la personne morale : les personnes qui exercent le pouvoir de contrôle sur la société en exerçant des mandats dans l’organe d’administration et qui influencent à ce titre la gestion sans être en relation direct avec le professionnel

  • qui tirent profit de l’opération ou de la relation d’affaires

  • Rôle actif du client : les informations relatives aux bénéficiaires seront communiqués par l’organe de gestion notamment moyen de l’acte de constitution de la personne morale ou de la construction juridique, …

  • Rôle du professionnel:

  • Analyse de la pertinence et de la vraisemblance des informations transmises par le client;

  • Vérifications complémentaires via le recoupement avec d’autres sources externes publiques ou indépendantes ou des moteurs de recherche et d’analyse. Ces vérifications complémentaires dépendent du niveau de risque du client, de la relation d’affaires ou de la transaction en matière de blanchiment ou de financement du terrorisme.

Données à identifier

Document de vérification

Données obligatoires :

  • Nom, prénom




Documents à fournir par le client lui-même en cas de bénéficiaire effectif d’une personne morale :

  • Acte de constitution des personnes morale (publication Moniteur Belge, KBis ,Kamer van Koophandel… ),

  • registre des actionnaires, liste des présences aux assemblées générales







Si la personne physique est bénéficiaire de l’engagement :

carte d’identité ou le passeport certificat d’inscription au registre des étrangers ou tout autre document émanant d’une autorité, permis de conduire, déclaration fiscale (US ), inscription sécurité sociale, ou tout autre document probant compte-tenu du niveau de risque du client, de la relation d’affaires ou de l’opération.

Données facultatives (dans la mesure du possible) :

  • lieu et date de naissance

  • adresse.

Si l’adresse n’est pas reprise dans documents mentionnés ci-avant :

  • Déclaration signée du client concernant l’adresse (si le client présente un faible risque de blanchiment ou de financement du terrorisme).

  • Le cas échéant, envoi de courriers nominatifs

Si un bénéficiaire effectif est aussi mandataire : identification selon les exigences applicables aux mandataires.



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