Manuel de procédures








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11.1.3.Formulaire identification personne physique – mandataire





IDENTIFICATION PERSONNE PHYSIQUE - MANDATAIRE

Références dossier client :







I. DONNEES PERSONNELLES

Prénom :




Nom :




Lieu de naissance :




Date de naissance :




Rue :









Boîte




Code postal:




Commune :




Pays :




Tél :




Fax :




GSM




E-mail




URL

http//:

Gras = données obligatoires

Italique = données recommandées

Autres = données optionnelles




II. VERIFICATION DES DONNEES PERSONNELLES (*)

II.1 Article 4.3. Norme – Face to face : le mandataire est physiquement présent

Carte d’identité

OUI / NON

N° carte d’identité




Passeport (**)

OUI / NON

N°-passeport







Date d’échéance




II.2. Article 4.4. Norme A distance : le mandataire n’est pas physiquement présent ! vigilance accrue requise !

E-id

OUI / NON

N° carte d’identité




Certificat

OUI / NON

Emis par :







Date d’échéance- révocation




II.3. Article 4.4. Norme – documents probants pertinents et vraisemblables autres que ceux mentionnés sous A ou B et absence de risque spécifique de blanchiment (***)

Décrire et documenter (*)




(*) Prendre une copie (papier ou électronique) du document sur base duquel l’identité a été vérifiée

(**) personne physique résidant à l’étranger

(***) personne physique résidant en Belgique mais qui ne possède pas de carte d’identité/passeport : inscription au registre des étrangers ou autre document émis par les autorités belges.



III. POUVOIRS DE REPRESENTATION

Décrire/ documenter (p.ex prendre copie des statuts/dernier bilan BNB) le pouvoir de représentation :



IV. CONTROLE PEP* – LISTES /BASES DE DONNEES

Personne physique est une PEP ?

OUI (**) / NON




* PEP :Politically Exposed Person / Personne Politiquement Exposée résidant à l’étranger: voir 6 b. (Section 1) de la circulaire



**Si oui, appliquez les procédures internes concernées




Etabli à







Nom + prénom du professionnel, responsable de l’application de la loi :


Signature






Mission pour le client/mandataire terminée au ……../……/201…

Etablissement/vérification des données le ……../……/201…

Prénom + nom + signature du professionnel

Prénom + nom + signature du professionnel


11.1.4.Formulaire identification personne morale – client





IDENTIFICATION PERSONNE MORALE – STRUCTURE JURIDIQUE – CLIENT


Moment de l’identification : voir art 3 Norme / pt 2.3. (Section 1) de la circulaire

Référence/n° de dossier/ Dénomination:




I. ESTIMATION RISQUE BLANCHIMENT : Brève description de l’objet et de la nature de la mission/ opération /relation d’affaires et estimation provisoire des risques de blanchiment (bas / plus élevé) :




Risque faible

OUI/NON

Risque élevé

OUI/NON




Pourquoi :




II. Le client est un client occasionnel et l’ensemble des opérations envisagées n’excède pas 10.000 € ?

OUI

NON*

*Si NON, continuez. Si OUI les rubriques suivantes sont facultatives, sauf politique d’acceptation des clients différente




III. LA PERSONNE MORALE EST – ELLE

Une institution de crédit ou institution financière en Belgique ou dans l’EEE ?

OUI

NON*

Une société cotée sur une bourse en Belgique ou dans ou dans l’ EEE?

OUI

NON*

Un bénéficiaire effectif des comptes groupés tenus par des notaires ou des membres d’une autre profession juridique indépendante ?

OUI

NON*

Une autorité publique belge?

OUI

NON*

*Si la personne morale ne tombe pas sous une de ses catégories, continuez. Si oui, les rubriques suivantes sont facultatives, sauf politique d’acceptation des clients différente




IV. PERSONNE MORALE

Nom + forme juridique




Statuts coordonnés :

OUI / NON

Numéro d’entreprise




Siège social :

Rue :









Boîte




Code postal




Commune :




Pays




Tél :




Fax :




GSM




E-mail




URL




Siège d’exploitation :

Rue :









Boîte




Code postal :




Commune :




Tél :




Fax:




GSM




E-mail




URL




Gras = données obligatoires

Autres = données optionnelles



V. GESTION DE LA PERSONNE MORALE

Prénom + Nom /

Forme juridique + raison sociale*

Qualité (**)

(***) Publication :désignation /pouvoirs de représentation ingsbevoegdheid :







OUI / NON

(*) Les administrateurs personnes physiques qui signent la lettre de mission et/ou qui sont chargés de la gestion journalière doivent être identifiés comme des personnes physiques – [règlement Art 12§1]

(**) gérant, administrateur, membre du comité de direction ou autre qualité comme représentant permanent de : » nom de la personne morale et numéro d’entreprise ».

(***) Ajouter la source de la publication désignation/pouvoirs de représentation (papier ou électronique)

VI. STRUCTURE JURIDIQUE SANS PERSONNALITE [ART 4.8.-4.9. Norme]

VI.1. Décrivez brièvement la nature, l’objet et le but de la structure et documentez :




VI.2. Gestion & représentation (*)

Prénom + Nom /

Forme juridique + raison sociale

Qualité

Pouvoirs de représentation :










(*)Si la structure est une indivision, tous les indivisaires doivent être repris et identifiés comme des PP/PM. Voir pt 3.27. de la circulaire

VII. NATURE ET OBJET DE LA RELATION D’AFFAIRES

Décrire brièvement l’objet de la mission :




VIII. IDENTIFICATION DES BENEFICIAIRES EFFECTIFS

! VOYEZ LE FORMULAIRE DECLARATION BENEFICIAIRES EFFECTIFS !

Etabli à







Nom + prénom du professionnel, responsable de l’application de la loi :


Signature




Mission pour le client/mandataire terminée au ……../……/201…

Etablissement/vérification des données le ……../……/201…

Prénom + nom + signature du professionnel

Prénom + nom + signature du professionnel



11.1.5.Formulaire identification personne morale – mandataire





IDENTIFICATION PERSONNE MORALE – STRUCTURE JURIDIQUE – MANDATAIRE

Références dossier client :










I. LA PERSONNE MORALE MANDATAIRE EST – ELLE ?













Une institution de crédit ou institution financière en Belgique ou dans l’EEE ?

OUI

NON*







Une société cotée sur une bourse en Belgique ou dans ou dans l’ EEE?

OUI

NON*







Un bénéficiaire effectif des comptes groupés tenus par des notaires ou des membres d’une autre profession juridique indépendante ?

OUI

NON*







Une autorité publique belge?

OUI

NON*







*Si la personne morale ne tombe pas sous une de ses catégories, continuez. Si oui, les rubriques suivantes sont facultatives, sauf politique d’acceptation des clients différente







II. PERSONNE MORALE MANDATAIRE







Nom + forme juridique










Statuts coordonnés :

OUI / NON

Numéro d’entreprise










Siège social :







Rue :









Boîte










Code postal




Commune :




Pays










Tél :




Fax :




GSM










E-mail




URL










Siège d’exploitation :







Rue :









Boîte










Code postal :




Commune :










Tél :




Fax:




GSM










E-mail




URL










Gras = données obligatoires

Autres = données optionnelles








III. GESTION DE LA PERSONNE MORALE MANDATAIRE




Prénom + Nom /

Forme juridique + raison sociale(*)

Qualité (**)

(***) Publication : désignation /pouvoirs de représentation ingsbevoegdheid :










OUI / NON










OUI / NON




(*) Les administrateurs personnes physiques qui signent la lettre de mission et/ou qui sont chargés de la gestion journalière doivent être identifiés comme des personnes physiques– [règlement Art 12§1]

(**) gérant, administrateur, membre du comité de direction ou autre qualité comme représentant permanent de « nom de la personne morale et numéro d’entreprise »

(***) Ajouter la source de la publication désignation/pouvoirs de représentation (papier ou électronique)





IV. LE MANDATAIRE EST UNE STRUCTURE JURIDIQUE SANS PERSONNALITE [ART 4.8.-4.9. Norme]




IV.1 Décrivez brièvement la nature, l’objet et le but de la structure et documentez :










IV.2. Gestion & représentation (*)




Prénom + Nom /

Forme juridique + raison sociale

Qualité

Pouvoirs de représentation :
















(*)Si la structure est une indivision, tous les indivisaires doivent être repris et identifiés comme des PP/PM. Voir pt 3.27. de la circulaire




V. POUVOIRS DE REPRESENTATION DU MANDATAIRE




Décrire/ documenter (p.ex prendre copie des statuts) le pouvoir de représentation :







Etabli à










Nom + prénom du professionnel, responsable de l’application de la loi :





Signature










Mission pour le client/mandataire terminée au ……../……/201…

Etablissement/vérification des données le ……../……/201…




Prénom + nom + signature du professionnel

Prénom + nom + signature du professionnel



11.1.6.Formulaire déclaration bénéficiare(s) effectif(s)



DECLARATION BENEFICIAIRE(S) EFFECTIF (S)

LE CLIENT

Nom :




A. Déclare qu’à la date du …/.. /20… les personnes morales suivantes dispensées d’identification (voir verso – point A) sont ses bénéficiaires effectifs.

Nom

Dispense d’identification : motifs




















B. Déclare qu’à la date du …/.. /20… les personnes physiques suivantes sont ses bénéficiaires effectifs (voir au verso – point B) et joint les documents (par exemple, une copie de la carte d’identité ou du passeport) sur base desquels l’identité des personnes concernées est établie.

Prénom




Prénom




Lieu de naissance




Date de naissance:




Rue :









Boîte




Code postal :




Commune :




Pays




Prénom :




Nom :




Lieu de naissance




Date de naissance




Rue :









Boîte




Code postal




Commune :




Pays:




Le professionnel se réserve le droit de mettre un terme à sa relation avec le client s’il apparait que les informations délivrées sont inexactes ou incomplètes. Les données seront traitées de manière confidentielle.

Je/nous déclare(ons) sur l’honneur que les données reprises sur cette fiche de renseignements sont sincères et correctes et prends/prenons l’engagement d’y mentionner tout changement dans les meilleurs délais.

Etabli le…………………………… à ………………………..

Signature (s) *:………………………………………………………….

(*) Prénom(s), nom(s) et signature(s) du gérant(s), administrateur(s) ou autres mandataire(s) qui ont établi cette déclaration

Objet de cette démarche ?
Le dispositif préventif anti blanchiment belge exige entre autres des banques, des avocats, des notaires et des professions économiques qu’ils identifient les bénéficiaires effectifs de leurs clients. Il en résulte que notre cabinet doit se procurer des informations complémentaires sur les bénéficiaires effectifs de nos clients.
Qui est concerné ?
Sont des bénéficiaire(s) effectif(s), la ou les personnes physiques pour le compte ou au bénéfice de laquelle ou desquelles une transaction est exécutée ou une relation d’affaires nouée ou encore la ou les personnes physiques qui possèdent ou contrôlent en dernier ressort le client.
Nous attirons votre attention sur le fait que seules les personnes physiques entrent en considération dans la catégorie des bénéficiaires effectifs. Si les propriétaires /administrateurs d’une société sont l’une ou plusieurs sociétés, il convient de vérifier qui, parmi les administrateurs et propriétaires de ces sociétés, doit, en tant que personne physique, être identifié comme bénéficiaire effectif. Ce sont ces personnes physiques sur lesquelles les données d’indentification doivent être rassemblées et communiquées au professionnel.
Afin de vous permettre de rassembler et de nous communiquer cette information, nous avons établi une fiche d’analyse répondant d’une part à la question de savoir qui est/sont votre/vos bénéficiaire(s) effectif(s) et qui et comment il(s) doit/doivent être identifié(s).
A. Si un ou plusieurs bénéficiaires effectifs sont des personnes morales ou des structures juridiques, il faut appliquer la procédure jusqu’au moment où l’on trouve une ou plusieurs personnes physiques, sauf s’il s’agit d’un bénéficiaire effectif, exonéré d’une identification. Dans ce cas, il suffit de mentionner le nom et les raisons de cette dispense : par ex. « : concerne SA XYZ, cotée à la Bourse de Bruxelles » 
Cette dispense concerne :


A.1.

Institutions de crédit ou institutions financières en Belgique ou dans la EEE

A.2.

Société cotée sur une bourse en Belgique ou dans la EEE

A.3.


Bénéficiaires effectifs des comptes groupés tenus par des notaires ou des membres d’une autre profession juridique indépendante


A.4.

Autorité publique belge


B. Les bénéficiaires effectifs suivants doivent faire l’objet d’une identification et nous vous demandons, si c’est possible, de joindre une copie de la carte d’identité ou du passeport.


I. Vous (=client) êtes une société commerciale
1. la ou les personnes physiques qui, en dernier ressort, possèdent ou contrôlent directement ou indirectement plus de 25 % des actions ou des droits de vote

2. la ou les personnes physiques qui exercent autrement le pouvoir de contrôle sur la direction de la société. Le titulaire d’un tel contrôle peut être défini sur la base des articles 5 à 9 du code des sociétés :
Article 5, § 1er. Par  « contrôle » d'une société, il faut entendre le pouvoir de droit ou de fait d'exercer une influence décisive sur la désignation de la majorité des administrateurs ou gérants de celle-ci ou sur l'orientation de sa gestion.

§ 2. Le contrôle est de droit et présumé de manière irréfragable :

1° lorsqu'il résulte de la détention de la majorité des droits de vote attachés à l'ensemble des actions, parts ou droits d'associés de la société en cause;

2° lorsqu'un associé a le droit de nommer ou de révoquer la majorité des administrateurs ou gérants;

3° lorsqu'un associé dispose du pouvoir de contrôle en vertu des statuts de la société en cause ou de conventions conclues avec celle- ci;

4° lorsque, par l'effet de conventions conclues avec d'autres associés de la société en cause, un associé dispose de la majorité des droits de vote attachés à l'ensemble des actions, parts ou droits d'associés de celle-ci;

5° en cas de contrôle conjoint.

§ 3. Le contrôle est de fait lorsqu'il résulte d'autres éléments que ceux visés au § 2.

Un associé est, sauf preuve contraire, présumé disposer d'un contrôle de fait sur la société si, à l'avant-dernière et à la dernière assemblée générale de cette société, il a exercé des droits de vote représentant la majorité des voix attachées aux titres représentés à ces assemblées

Article 6 : Pour l'application du présent code, il faut entendre par :

1°  « société mère », la société qui détient un pouvoir de contrôle sur une autre société;

2° « filiale », la société à l'égard de laquelle un pouvoir de contrôle existe.

Article 7, § 1er. Pour la détermination du pouvoir de contrôle :

1° le pouvoir détenu indirectement à l'intermédiaire d'une filiale est ajouté au pouvoir détenu directement;

2° le pouvoir détenu par une personne servant d'intermédiaire à une autre personne est censé détenu exclusivement par cette dernière.

Pour la détermination du pouvoir de contrôle, il n'est pas tenu compte des suspensions du droit de vote ni des limitations à l'exercice du pouvoir de vote prévues par le présent code ou par des dispositions légales ou statutaires d'effet analogue.

Pour l'application de l'article 5, § 2, 1° et 4°, les droits de vote afférents à l'ensemble des actions, parts et droits d'associés d'une filiale s'entendent déduction faite des droits de vote afférents aux actions, parts et droits d'associés de cette filiale détenus par elle- même ou par ses filiales. La même règle s'applique dans le cas visé à l'article 5, § 3, alinéa 2, en ce qui concerne les titres représentés aux deux dernières assemblées générales.

§ 2. Par  « personne servant d'intermédiaire », il faut entendre toute personne agissant en vertu d'une convention de mandat, de commission, de portage, de prête-nom, de fiducie ou d'une convention d'effet équivalent, pour le compte d'une autre personne.

Article 8 : Il faut entendre par « contrôle exclusif », le contrôle exercé par une société soit seule, soit avec une ou plusieurs de ses filiales.

Article 9 : Par  « contrôle conjoint », il faut entendre le contrôle exercé ensemble par un nombre limité d'associés, lorsque ceux-ci ont convenu que les décisions relatives à l'orientation de la gestion ne pourraient être prises que de leur commun accord. Par « filiale commune », il faut entendre la société à l'égard de laquelle ce contrôle conjoint existe.
II. Vous (= le client) êtes une personne morale, mais pas une société commerciale : par exemple une ASBL ou une fondation

Est visée la personne physique, administrateur de cette personne morale, mais également les autres personnes physiques qui interviennent dans la relation avec le professionnel.
III. Vous (= le client) êtes est une association de fait ou une autre structure juridique

Est visée la personne physique qui exerce une influence significative sur la gestion, mais qui n’intervienne pas dans la relation avec le professionnel.
IV. Vous (= le client) êtes est une personne physique : pour quel autre personne physique intervenez-vous ?

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