10.PROCEDURES EN MATIERE DE FORMATION ET DE SENSIBILISATION DU PERSONNEL 10.1.Introduction
En exécution du chapitre 12 de la norme, les membres du personnel de notre cabinet doivent être sensibilisés et formés dans le cadre de la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme.
L’organisation de cette formation ressort de la compétence du responsable de l’application de la loi, et à défaut, de la direction générale du cabinet.
Cette obligation concerne tous les membres du personnel qui de par les tâches qu’ils remplissent pour les clients ou par les opérations qu’ils effectuent, courent le risque d’être confrontés avec des tentatives de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme.
Le suivi de ces formations est obligatoire pour toutes les personnes concernées, sans exception possibles.
10.2.Contenu de la formation
Le contenu concret des programmes de formation sera adapté aux exigences de la fonction, nonobstant le fait qu’ils soient organisés pour l’ensemble des collaborateurs:
l’apprentissage des procédures internes en matière d’identification et de vérification de l’identité des clients, des mandataires et des bénéficiaires effectifs, ainsi que les devoirs de vigilance à l’égard de l’objet et de la nature de la relation d’affaires ou de l’opération;
la politique d’analyse de risques mise en œuvre au sein du cabinet;
la reconnaissance des opérations et des faits qui peuvent être liés au blanchiment de capitaux et au financement du terrorisme;
l’acquisition des connaissances requises et le développement de réflexes utiles dans le cadre de la détection des opérations et de faits atypiques;
les instructions sur les procédures à suivre en pareil cas;
l’actualisation des connaissances nécessaires, compte tenu des évolutions, tant sur le plan légal que réglementaire et leurs conséquences en matière de procédures internes.
10.3.Forme et fréquence
Pour les nouveaux collaborateurs ou les désignations à des postes à plus haute responsabilité, des formations interviendront dans la mesure du possible dans les …. jours après cette désignation. Cette formation sera organisée par M. … (nom du responsable) ou ??? sera diffusée dans le cadre des modules de formation d’e-learning (à remplir par le cabinet)
Pour les collaborateurs existants, une formation est prévue tous les deux ans (à définir par le cabinet). Obligatoire, cette formation peut être organisée en interne ou être externalisée. Les dates seront communiquées en temps utile. Le cas échéant, si les circonstances l’exigent, des modules de formation complémentaires pourront être prévus et/ou des informations diffusées par des notes internes.
Le responsable de l’application de la loi et tous les professionnels du cabinet doivent suivre ces formations. Pour les professionnels, ces formations s’inscrivent dans le cadre des obligations déontologiques de formation permanente. Il conviendra dès lors de tenir compte d’éventuelles recommandations spécifiques des Instituts sur les différentes formes de formation.14
Un historique des formations suivies par le personnel (p. ex: listes de présence signées) doit être conservé afin de pouvoir prouver que les obligations en la matière ont été respectées.
10.4.Documentation/information
L’application de la LAB et de ce manuel des procédures requiert une attention constante. Dans ce cadre, les documents suivants sont à disposition au sein du cabinet (bibliothèque, intranet, etc.)
Manuel des procédures
LAB
Les normes et circulaires de l’Institut
Publications (articles)
Syllabus des formations de base et modules annuels
Notes internes
Modules e-learning
Cette liste est susceptible d’être complétée par chaque cabinet.
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