Manuel de procédures

1. TABLE DES MATIÈRES 1

2. AVANT-PROPOS 5

3. INTRODUCTION GÉNÉRALE 6

4. DÉSIGNATION D’UN RESPONSABLE DE L’APPLICATION DE LA LOI DANS NOTRE CABINET 7

5. POLITIQUE D’ACCEPTATION DES CLIENTS 9

5.1. Facteurs généraux d’acceptation des clients Quoiqu’elle emporte des obligations spécifiques en matière d’identification et de vigilance notamment, la politique d’acceptation des clients découlant des dispositions de la LAB fait partie intégrante  des règles et critères  généraux  qui notamment dans une optique «qualité » prévalent et sont de stricte application au sein du cabinet.  9

5.2. Facteurs d’acceptation dans le cadre de la LAB 10

5.3. Sources potentielles d’information 10

5.4. Modalités 10

5.4.1. Niveau hiérarchique d’acceptation 10

5.4.2. Formulaires 11

11

5.4.3. Procédures pratiques au sein de notre cabinet 11

5.5. Quoi, comment et quand ? 11

5.5.1. Quand ? 11

5.5.2. Quoi et comment ? 12

5.5.3. Recours à un tiers introducteur 12

5.6. Exonérations de l’obligation d’identification 13

5.7. Vigilance renforcée 13

5.8. Vigilance constante 14

14

5.9. Conservation des documents 14

6. PROCÉDURE À SUIVRE LORS DE LA DÉTECTION D’UNE OPÉRATION ATYPIQUE 15

6.1. Contexte 15

6.2. Critères susceptibles d’indiquer l’existence d’une opération atypique 15

6.3. Procédure à suivre lorsqu’un des critères ci-dessus est détecté  16

7. L’OBLIGATION DE DÉCLARATION 18

7.1. Obligation de déclaration  à la CTIF: principe et exception 18

7.1.1. Principe 18

7.1.2. Exception 19

7.2. Cas spécifiques 20

7.2.1. Déclaration éventuelle suite aux problèmes lors de l’exécution du devoir de vigilance en vertu des articles 7, § 4 et 8, § 4 de la loi 20

7.2.2. Pays et territoires présentant des risques pour l’intégrité du système financier international suite aux manquements d’engagement de ces pays dans le lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme – article 27 de la LAB 20

7.2.3. Soupçons de blanchiment de capitaux provenant de la fraude fiscale grave et organisée en vertu de l’article 28 de la LAB 21

7.3. Qui, comment, conséquences ? 21

21

7.3.1. Personne responsable des communications à la CTIF 21

7.3.2. Forme de la déclaration 22

7.3.3. Caractère confidentiel de la déclaration : interdiction – tipping off 22

7.3.4. Continuation de la mission et maintien de la relation  avec le client après une déclaration à la CTIF 23

7.3.5. Immunité 23

23

8. APPROCHE FONDEE SUR LES RISQUES 24

8.1. Principes généraux 24

8.2. Exemples de facteurs de risque de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme 25

8.2.1. Risque pays/risque géographique 25

8.2.2. Risque lié au client 25

8.2.3. Risque lié à la prestation de services 25

8.2.4. Circonstances pouvant augmenter ou diminuer le risque 26

8.3. Aperçu schématique des mesures complémentaires 27

28

9. SELECTION ET AFFECTATION DU PERSONNEL 29

10. PROCEDURES EN MATIERE DE FORMATION ET DE SENSIBILISATION DU PERSONNEL 30

10.1. Introduction 30

10.2. Contenu de la formation 30

10.3. Forme et fréquence 30

10.4. Documentation/information 31

11. FORMULAIRES ET SCHÉMAS 32

11.1. Formulaires identification 33

11.1.1. Formulaire : identification et vérification (all in one) 33

11.1.2. Formulaire identification personne physique – client 37

11.1.3. Formulaire identification personne physique – mandataire 39

11.1.4. Formulaire identification personne morale – client 41

11.1.5. Formulaire identification personne morale – mandataire 43

11.1.6. Formulaire déclaration bénéficiare(s) effectif(s) 45

11.2. Formulaire risque 49

11.3. Formulaire  « rapport interne » 50

11.4. Schémas 51

11.4.1. Schéma identification personne physiques = client / mandataire 51

11.4.2. Schéma identification de l’objet et la nature de la relation d’affaires  51

11.4.3. Schéma identification personne morale / structure juridique 52

11.4.4. Schéma identification bénéficiaire(s) effectif(s) 53

12. INDICATEURS 54

13. MODÈLE DE DÉCLARATION À LA CTIF 56