Compétition invitation sud-ouest








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titreCompétition invitation sud-ouest
date de publication30.03.2018
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typeCompétition
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Formulaire de demande pour tenir la compétition

COMPÉTITION INVITATION SUD-OUEST







invsudouest1.jpg

En novembre

Informations

Nom du club désirant tenir la compétition:______________________________
Nom du demandeur:_________________________ Tél.:_________________

Adresse de l'aréna:________________________________________________
Téléphone de l'aréna:______________ Téléphone du club:______________

Dimension de la patinoire:____________ Coût de la glace/h :______________


Expliquez-nous pourquoi vous souhaitez tenir la compétition cette année.


Comité à mettre en place
Président(e) de la compétition: __________________________________

Nommé par la région

Président(e) du comité organisateur: __________________________________

Nommé par le club hôte

Président(e) d’honneur : __________________________________

(facultatif) Nommé par la région ou le club hôte

Représentant(e) technique: __________________________________

Nommé par la région

Spécialiste en chef des données: __________________________________

Nommé par la région

Spécialiste des données informatiques: __________________________________

Nommé par la région
Autres postes

Trésorier de la compétition: _____________________________________

Nommé par la région

Assistant Trésorier : _____________________________________

Nommé par le club hôte

Responsable des Bénévoles (2) : _____________________________________

Nommé par le club hôte

__________________________________

Nommé par le club hôte

Responsable de la Musique : _____________________________________

Nommé par le club hôte

Responsable de l’Hospitalité : _____________________________________

Nommé par le club hôte

Responsable des Officiels _____________________________________

Nommé par le club hôte ou par la région

Responsable de la Remise des médailles : _____________________________________

Nommé par le club hôte

Responsable des Relations Publiques : _____________________________________

Nommé par le club hôte

Responsable Technique et Informatique : _____________________________________

Nommé par le club hôte
Protocole d'entente

Responsabilités de Patinage Sud-Ouest

  1. Règlements de Patinage Canada

Patinage Sud-Ouest s'assure que tous les règlements généraux de Patinage Canada, régissant la compétition, sont observés.


  1. Sanction

Patinage Sud-Ouest obtient la sanction requise auprès de Patinage Québec pour la tenue de la compétition.


  1. Visite Technique

Patinage Sud-Ouest désigne un représentant technique, un spécialiste en chef des données et le spécialiste des données informatiques. Il est possible que le représentant technique, le spécialiste en chef des données ainsi que le président de la compétition demande à inspecter le site de la compétition pour faire les recommandations d'usage au club hôte.


  1. Avis de compétition et formulaires d'inscription

Patinage Sud-Ouest s'engage à préparer et à émettre l'avis de compétition. De plus, le président de la compétition désignera la personne qui recevra les formulaires d'inscription. Cette personne recevra les formulaires ainsi que les frais d'inscription de tous les participants jusqu'à la date limite prévue dans l'avis de compétition.


  1. Frais d'inscription et d'admission

Les frais d'inscription et les frais d'admission de la compétition sont déterminés par Patinage Sud-Ouest.


  1. Officiels

Patinage Sud-Ouest, avec l'aide du représentant technique détermine le nombre d'officiels requis pour la compétition. Le Président de la compétition désignera une personne responsable de la sélection des officiels.


  1. Préparatifs

Une personne désignée par le Président de la compétition et/ou le représentant technique veilleront aux préparatifs suivants :

    • Préparer la liste des participants selon les catégories

    • Préparer la liste des officiels

    • Préparer l'horaire de la compétition

    • Préparer l'horaire des officiels de la compétition

    • Procède au tirage au sort des participants

Responsabilités du club hôte

  1. Responsabilité organisationnelle

Le club hôte doit former son comité organisateur et remettre les coordonnées des personnes responsables à Patinage Sud-Ouest ainsi que tout autre renseignement demandé par Patinage Sud-Ouest. (Voir la liste du "Comité à mettre en place")


  1. Accréditation

Le club hôte doit s'assurer de l'accréditation de tous les participants, des officiels, des entraîneurs et des représentants de Patinage Sud-Ouest.


  1. Installations matérielles

Le club hôte s'engage à respecter les recommandations faites lors de la visite technique et supervise:

    • Construction et installation d'une estrade pour les officiels (chaises confortables, couvertures, coussins, chaufferettes, prises électriques etc.)

    • Construction et installation d'une entrée et/ou sortie à la surface glacée pour les participants et d'un podium pour les médaillés

    • Aménagement d'un espace physique (tables et chaises) pour l'accréditation

    • Aménagement d'un espace physique pour l'admission

    • Aménagement d'un espace physique pour les fleurs et cadeaux/souvenirs

    • Aménagement d'un espace physique pour le vidéo (tables et chaises)

    • Aménagement d'un espace physique pour le photographe (tables et chaises)

    • Aménagement d'un espace physique pour les repas (officiels et bénévoles)

    • Aménagement d'un espace physique pour la salle des juges

    • Aménagement d'un espace physique pour les spécialistes de données

    • Prévoir l'accès à des prises électriques pour le vidéo et le photographe




  1. Préparatifs

  • Réservation des heures de glace pour la compétition

  • Emplacement pour l’affichage

  • Hébergement des officiels (réservation)

  • Médailles (achat, horaire de remise lors de la compétition)

  • Installation d'équipements (Musique, photocopieur, ordinateur et imprimante)

  • Équipements pour spécialistes de données et juges (selon les recommandations du spécialiste en chef des données et du représentant technique)

  • Système de communication

  • Recherche de commanditaires

  • Repas chauds (respecter l'horaire de juges), collations, hospitalité

  • Fleurs, cadeaux, souvenirs

  • Cadeaux aux officiels

  • Assigner un membre du comité organisateur pour voir au ravitaillement des salles des officiels durant toute la durée de la compétition

  • Premiers soins

  • Chronomètre




  1. Attestation des revenus et dépenses

Le club hôte s'engage à fournir à Patinage Sud-Ouest une attestation des revenus et dépenses de la compétition, et ce dans les 30 jours qui suivent la compétition.

Dispositions financières

Le bilan financier de la compétition sera produit par le trésorier de la compétition avec la collaboration de l'assistant trésorier.

Tous les profits engendrés par cette compétition sont divisés de la façon suivante:


  • 50% au club hôte

  • 50% à Patinage Sud-Ouest



Le pourcentage versé à Patinage Sud-Ouest servira au développement des patineurs.Tâches des Responsables

Responsables des bénévoles

Les bénévoles sont nécessaires durant toute la durée de la compétition. Il est important que chacun comprenne bien son rôle et la durée de celui-ci.
Les responsables des bénévoles doivent d’abord trouver les bénévoles requis pour la compétition en plus d’avoir la responsabilité de faire l’horaire de ceux-ci.
A titre d’exemple, voici une liste de bénévoles requis en tout temps :


  • Affichage (1 ou 2)

  • Capitaine de glace (2)

  • Chambres (2 ou 3)

  • Chronométreur (2)

  • Entrée/Admission (2)

  • Enregistrement (2 ou 3)

  • Photocopie (2)

  • Sécurité (2-3)

  • Annonceur (2) Voir le responsable de la Musique

  • Musique (2) Voir le responsable de la Musique

  • Remise des médailles (1) Voir le responsable de la Remise des médailles

  • Repas (3) Voir le responsable de l’Hospitalité



Responsable de la musique

Voit au bon fonctionnement du système de son (CD) pour toute la compétition. En plus, il doit prévoir un plan de relève si le système tombe en panne. Il doit s’assurer que l’annonceur sera bien entendu dans l’aréna. Il doit trouver et former ses bénévoles pour l’utilisation du système de son et pour combler le poste d’annonceur. En plus, il a la responsabilité de faire l’horaire de ceux-ci. (musique et annonceur)
Responsable de l’hospitalité

Cette ressource veille à la préparation des repas pour les bénévoles et les officiels pour toute la durée de la compétition. Elle verra à composer les menus et s’assurer d’avoir le personnel requis au moment de servir les repas et les collations.
Responsable des Officiels

Ce responsable s’assure de réserver et de confirmer les juges pour la compétition et s’occupe de l’hébergement de ceux-ci. Il travaillera étroitement avec le représentant technique pour le nombre de juges requis selon les qualifications des catégories.

Responsable de la Remise des médailles

Cette personne s’occupera de commander les médailles et d’élaborer l’horaire pour les remises de médailles en plus de s’occuper de la préparation et du décor du podium. Prévoir une personne pour apporter les médailles et une autre pour annoncer les médaillé(e)s lors du déroulement des remises.

Responsable des Relations Publiques

Faire la promotion de la compétition, trouver des commanditaires et élaborer le programme de la compétition (Impression)

Responsable Technique et Informatique


  • Préparation de l’estrade des officiels (15 chaises, pas en métal)

  • Prévoit l’espace nécessaire pour l’enregistrement des patineurs et entraîneurs (tables, chaises) et l’entrée (admission, estampes, rubans)

  • Prévoit une salle pour les repas des bénévoles et officiels (tables, chaises)

  • S’assure que des boîtes et enveloppes sont disponibles pour le transport des CD des patineurs

  • Prévoit un espace pour le vidéo, photographe et fleurs/cadeaux (tables, chaises)

  • Désigne l’emplacement pour l’affichage

  • Préparation de la salle des juges (16) et celles des spécialistes de données (7) (tables, chaises, etc)

  • Prévoit un photocopieur pour la salle des spécialistes de données (Papier et encre)

  • Prévoit un ordinateur et une imprimante laser (Encre)

  • S’assure d’avoir le matériel nécessaire pour la salle des spécialistes de données

  • Prévoit un système de communication pour relier l’estrade des juges, la musique, le capitaine de glace, l’annonceur et le représentant technique

  • Ambulanciers

  • Chronomètre

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