1 – Préambule








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3.1 Modalité d’entrée dans la programmation 2013



La modalité d’entrée dans la programmation 2013 est constituée par le dépôt d’un dossier de demande de subvention (dossier COSA).

L’Agence se réserve la possibilité de lancer un appel à projet à l’issue de la programmation 2013 si le bilan de cette dernière le nécessite au regard des priorités territoriales thématiques et populationnelles de l’agence.

Le dépôt des dossiers et l’expression de la demande



Les porteurs sont invités à adresser à l’ARS un dossier complet (dossier COSA) décrivant de façon précise les actions qu’ils envisagent de mener en 2013, un état des actions réalisées en 2011 et des actions réalisées ou en cours en 2012.
Ce dossier est à envoyer à l’ARS par voie dématérialisée.

Les adresses électroniques des délégations territoriales et du siège figurent en dernière page du guide

L’ARS met à disposition un nouveau dossier COSA (cf. annexe 3) plus adapté au champ de la prévention et de la promotion de la santé. Les porteurs de projets sont vivement invités à utiliser ce dossier COSA adapté.

En sus du dossier COSA, le dossier d’instruction est composé des éléments suivants :

  • La lettre d’expression de la demande précisant la nature et le montant de la prestation. Il s’agit de l’attestation sur l’honneur remplie et signée en bonne et due forme

  • Le pouvoir du signataire s’il ne s’agit pas du représentant légal

  • La présentation de l’association, et son budget prévisionnel

  • Pour les actions soutenues en 2011 et /ou en cours de soutien en 2012, par action :

    • le bilan moral et financier des actions soutenues en 2011

    • un rapport d’étape des actions soutenue par l’ARS-IDF en 2012,

  • Pour les actions projetées en 2013, par action :

    • le descriptif des actions projetées (une fiche par action) ;

    • le budget prévisionnel complet et équilibré par action. A l’appréciation de l’Agence, des éléments complémentaires afférents aux principaux postes de dépenses pourront être demandés ;

    • le tableau des emplois dédiés à chacune des actions proposées pour 2013,. Une attention particulière sera demandée sur ce tableau, notamment sur les effectifs en équivalent temps plein (ETP) et leur rémunération afférente.

Tous ces éléments devront être adressés au plus tard le 31 décembre 2012 et, si un dialogue de gestion est sollicité et organisé par l’Agence, préalablement à celui-ci et au plus tard 15 jours avant la tenue de la réunion :

  • au siège de l’ARS, dès lors que le porteur entreprend des actions dans un cadre interdépartemental, voire régional.

  • à la délégation territoriale du département dans lequel se situe le siège de la structure, dès lors que le porteur mène des actions dans un cadre départemental ou infra-départemental.


Les dossiers adressés hors délais et/ou incomplets ne seront pas instruits par l’ARS.

L’invitation des porteurs en dialogue de gestion



A l’appréciation de l’Agence, les porteurs pourront faire l’objet d’un dialogue de gestion (rencontre ou rendez-vous téléphonique). Dans ce cas, une invitation leur sera adressée par message électronique individuellement par le service de l’agence concerné (siège ou délégations territoriales)

Le dialogue de gestion est un temps de concertation, offert aux promoteurs ayant soumis un dossier complet et recevable (selon les criteres détaillés au chapitre 4), visant à préciser le projet, voire à le reconfigurer ou le réorienter selon les priorités de l’Agence.

3.2 Le résultat de l’instruction




La communication des décisions de soutien


Elle se fait au travers du site Internet de l’ARS d’Ile-de-France.

Le projet est accepté 


Une notification de décision d’attribution de subvention afférente à (aux) (l’) action (s) soutenue (s) par l’ARS est transmise au promoteur.

En parallèle, celui-ci reçoit une proposition de convention d’objectifs et de moyens Si cette convention emporte l’agrément du porteur, ce dernier doit la retourner signée et paraphée, accompagnée d’un dossier de conventionnement complet et régulier, à l’ARS Ile-de-France (délégation territoriale - département Prévention et Promotion de la Santé pour les actions départementales ou infra-départementales / siège de l’ARS – département de Mise en Œuvre des Programmes pour les actions interdépartementales et régionales).
Les porteurs de projets ont l’obligation d’inscrire l’(les) action(s) retenu(s) par l’ARS sur l’application Micropole via le lien suivant dès la communition du résultat de l’instruction (cf. annexe 6 « Guide de saisie des projets dans l’outil informatique de gestion MICROPOLE ») :

http://www.ars-iledefrance.fr/santepublique/accueil.do
En cas de difficulté, une boîte aux lettres électronique est mise à votre disposition

ARS-IDF-ACTIONS-PREVENTION@ars.sante.fr




Le projet est rejeté


Les porteurs dont les actions ne sont pas retenues se voient signifier les motifs de refus. Ils peuvent solliciter, en cas de défaut méthodologique identifié, un accompagnement de l’Agence (voir l’annexe construire un projet) ou du Pôle Régional de Compétences en éducation pour la santé (PCR).
Une décision défavorable peut relever des motifs suivants :

  • défaut d’opportunité ;

  • projet de qualité insuffisante en termes de méthodologie ou d’évaluation ;

  • projet non recevable car présentant un critère d’exclusion détaillé ci-dessous ;

  • projet de qualité mais non prioritaire au regard de l’ensemble des dossiers présentés ;

  • manque d’efficience : le rapport « cout-efficacité » de l’action n’a pas été jugé optimal.


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