Manuel d’operations








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MANUEL DE FORMATION




L’ATO utilise le manuel de formation élaboré par l’ENAC qui a obtenu l’approbation par l’autorité. Il est conforme à la Part FCL.
Ce manuel est mis à disposition du CALM par l’intermédiaire de la FFA .
Le guide de l’instructeur reste celui élaboré par le SEFA.
Le Manuel de Formation est séparé du Manuel d’Opérations pour des raisons pratiques.
Par ailleurs, l’ATO utilise les documents suivants, rédigés sur la base des documents ENAC :

  • Le guide d’évaluation à l’usage de l’instructeur

  • Le livret de progression



  1. MANUEL DE SYSTEME DE GESTION DE LA SECURITE

  1. Préambule


Le Manuel de Système de Gestion de la Sécurité utilisera les mêmes principes de présentation, de pagination et de mise à jour que le Manuel d’Exploitation.

  1. Organisation générale

        1. Adhésion au système fédéral


Afin de mettre en place son Système de Gestion de la Sécurité (S.G.S.) avec la meilleure efficacité, le Club Aérien Lille Métropole a décidé d’adhérer au programme S.G.S. élaboré par la FFA.

A cette fin, le CALM s’inscrit dans la démarche présentée dans l’engagement ci-dessous.
ENGAGEMENT DE LA FFA DANS UNE DEMARCHE GLOBALE DE SECURITE
La Fédération Française Aéronautique attache une attention majeure à la prévention des accidents et incidents qui peuvent affecter les aéro-clubs et leurs pilotes.
Les aéro-clubs doivent définir et mettre en œuvre un système de gestion de la sécurité dans le cadre de l’obtention de leur approbation ATO.
Considérant que la portée et l’efficacité de ces actions seraient largement accrues si elles s’inscrivaient dans un système global, et afin d’améliorer au mieux la prévention, la FFA a décidé d’organiser et structurer au niveau national le système de gestion de la sécurité.
De nombreuses actions sont déjà réalisées, et de nombreux moyens et outils sont actuellement utilisés. Une stratégie générale va permettre d’utiliser les dispositions existantes en les complétant en tant que besoin afin d’obtenir un niveau de performance nettement supérieur à celui qu’on pourrait attendre en cas de mise en place de SGS indépendants au sein de chaque aéro-club.

Les principales orientations sont :

  • L’engagement de la FFA à privilégier constamment l’amélioration de la sécurité

  • L’engagement des Comités Régionaux Aéronautiques, via une convention avec la FFA à aider les aéro-clubs à améliorer leur niveau de sécurité

  • L’engagement de chaque aéro-club, via une convention avec le CRA, à mettre en œuvre les dispositions permettant d’améliorer constamment leur niveau de sécurité.

  • Les travaux de la Commission Sécurité de la FFA, à destination des aéro-clubs

  • La veille réglementaire, assurée via la newsletter FFA

  • Le développement des actions des correspondants Sécurité des Comités Régionaux Aéronautique, en lien direct avec les aéro-clubs

  • Le développement des actions de prévention au sein de chaque aéro-club autour d’un correspondant spécifique.

  • Des moyens complémentaires notamment des actions de formation des divers correspondants et la mise à disposition d’outils d’analyse actualisés.


La Fédération Française Aéronautique, considérant que cette approche nouvelle est une avancée majeure en prévention pour ses licenciés et associations affiliées et pour l’aviation légère en général, a décidé de s’engager au plus haut niveau afin de permettre que tous les vols puissent être réalisés avec le meilleur niveau de sécurité.
Le Président de la Fédération Française Aéronautique

        1. Convention avec le CRA Nord Pas de Calais



Dans le cadre du système général précité, le CALM a passé la convention suivante avec le Comité Régional Aéronautique Nord Pas de Calais :
ENGAGEMENT DU COMITE REGIONAL AERONAUTIQUE

NORD PAS DE CALAIS

CONVENTION AVEC LES AERO-CLUBS

La Fédération Française Aéronautique a décidé de s’impliquer dans la mise en œuvre d’un système de gestion de la sécurité au sein de chaque aéro-club.
Cet engagement nécessite l’aide de toutes les strates de la FFA, dont les CRA.
Dans ce cadre, le Comité Régional Aéronautique Nord Pas de Calais s’engage à s’impliquer dans cette stratégie afin de permettre l’amélioration constante du niveau de sécurité des vols réalisés au sein de chacun des aéro-clubs régionaux.
A cette fin, le CRA apportera une aide aux clubs de sa région en :
Assurant la promotion de la prévention auprès de chacun des aéro-clubs de la région

Assurant la promotion de la prévention auprès de ses organismes de tutelle

Assurant un suivi des actions de prévention régionales lors de chacune de ses réunions

Disposant d’un correspondant de sécurité régional, dont la principale mission sera d’aider à l’efficacité de la démarche auprès des clubs

Etablissant une convention avec chacun des aéro-clubs de la région

Informant régulièrement la FFA du déroulement de ces actions.


Fait à Lesquin le 12 janvier 2013
Le Président du Comité Régional Aéronautique
Daniel BOLOT

Adhésion du Club Aérien Lille Métropole à cette démarche
Le Président
Alain DESMET


        1. Organisation au sein du Club Aérien Lille Métropole

  1. Conseil d’administration


En respect du fonctionnement statutaire du CALM, le Conseil d’Administration s’est prononcé sur les modalités de mise en œuvre de la démarche SGS dans les termes ci-après :

MISE EN ŒUVRE DE LA DEMARCHE

La mise en œuvre de la démarche de gestion de la sécurité a été validée au sein du CALM lors de la réunion de Conseil d’Administration du 21 Novembre 2012
Le Conseil d’Administration a donné un avis favorable sur :
La signature par le club de la convention avec le Comité Régional Aéronautique.
L’acte d’engagement présenté par le président.
Il a été décidé que ce document serait placé en tête du livret d’accueil du club.
L’utilisation de AérodiagnosticSGS comme support d’évaluation initiale puis périodique.
Il a été décidé que le suivi du plan d’actions serait à l’ordre du jour de chaque réunion non exceptionnelle du Conseil d’Administration
La création d’une fonction de correspondant prévention-sécurité

Il a été décidé que ce correspondant serait choisi pour ses compétences par le bureau du CALM qui validerait cette nomination. Le correspondant exercera bénévolement sa fonction.
La poursuite du fonctionnement de la commission sécurité qui prend l’appellation de « commission prévention-sécurité »
La composition de cette commission a été officialisée.
Elle comprendra :
Le Dirigeant Responsable

Le Responsable SGS (qui assume la fonction de correspondant prévention–sécurité)

Le Head Of Training


Elle pourra inviter tout cadre de l’ATO et tout stagiaire en mesure d’apporter un témoignage.

  1. Adaptation des statuts


Les statuts du CALM ont été relus par le Conseil d’Administration. Il n’est pas apparu de nécessité d’apporter des modifications liées au passage à A T O et à la mise en place d’un S G S.

  1. Organisation de la structure SGS



a) Organigramme et rôle de chacun
La structure S G S est basée sur la structure de la commission sécurité/prévention qui existait au C A L M depuis plusieurs années.
L’encadrement de cette structure est défini comme suit :

Les noms de ces personnes figurent en annexe 2.
b) Commission Prévention/Sécurité
Rôle de la commission :

Le rôle de la commission est d’être le garant de la pratique du pilotage au sein de l’ATO en respect des pratiques sécuritaires.
Missions de la Commission :

Pratiquer une évaluation du niveau de prévention au minimum annuellement, en utilisant AérodiagnosticSGS

Recueillir et analyser les rapports de dysfonctionnements survenus

Proposer au Conseil d’Administration des mesures à prendre afin d’éviter le retour de ces dysfonctionnements

Donner un avis sur les avenants et mises à jour du Manuel d’Opérations dès lors qu’ils ont une incidence sur la sécurité

Transmettre ces avenants pour validation à et par l’autorité

Transmettre à la FFA, sous la forme REX, les dysfonctionnements analysés au sein de l’ATO.

Transmettre à l’Autorité le bilan des actions sécurité, des événements notifiés et des actions prises (ou à prendre) suite à ces événements



Moyens de la Commission

La commission est composée :

Du Dirigeant Responsable (Président du CALM)

Du responsable pédagogique (Head Of Training)

Du correspondant prévention-sécurité,

La commission peut faire appel à toute personne supplémentaire pour ses compétences

La commission dispose de toutes les informations internes requises pour bien remplir sa mission

La commission peut acquérir les informations extérieures lui permettant d’assurer son rôle

La commission établira un compte-rendu de chacune de ses réunions. Ce compte-rendu sera transmis à chaque membre du conseil d’administration par le président, qui en fera la demande


c) Correspondant Prévention/Sécurité

ROLE MISSIONS ET MOYENS DU CORRESPONDANT SECURITE - PREVENTION
Le CALM a décidé de créer la fonction de correspondant sécurité-prévention dans le cadre du Système de Gestion de la Sécurité, qui fait partie intégrante de la structure A T O.

Rôle du correspondant :

Le rôle du correspondant est spécifiquement un rôle d’animateur. Il doit donc contribuer de façon continue à faciliter l’amélioration du niveau de prévention des accidents et incidents au sein de l’ATO, et plus globalement au niveau de l’aéro-club.

Il devra rendre compte au moins mensuellement au président du déroulement de sa mission.

Missions du correspondant :

Les missions du correspondant sont :

Contribuer à la mise en œuvre des actions retenues dans le plan de prévention élaboré sur la base de AérodiagnosticSGS

Contribuer à l’actualisation constante des actions de prévention, notamment dans le cadre du système global de sécurité

Susciter le retour d’informations de la part de tous les acteurs de l’ATO, cadres comme stagiaires, et organiser leur analyse.

Contribuer à la promotion de la prévention, notamment par la diffusion des informations pertinentes auprès des acteurs de l’ATO

Participer à l’analyse des dysfonctionnements au sein de la commission sécurité de l’ATO

Tenir à jour, et à disposition du bureau du club un état statistique et technique des accidents et incidents survenus.

Toute mission spécifique que pourrait lui confier le président dans le cadre du SGS.

Moyens du correspondant :

Le correspondant, pour l’exercice de ses missions, est directement rattaché au président

Il devra informer le président au plus tôt s’il estime ne pas disposer des moyens lui permettant d’assurer ses missions

Il est destinataire de toutes les informations qui ont trait à la prévention

Il est destinataire via le HT des éléments de veille réglementaire obtenus par la clé FI.

Il peut demander tous les éléments lui permettant d’avoir la meilleure connaissance des actions en cours ou passées au sein de l’ATO. En cas de difficultés, le président aidera à l’obtention de ces informations.

Le correspondant est l’interlocuteur privilégié du HT pour les questions de prévention. Il doit être informé par le HT de toute mise à jour du Manuel d’Opérations pouvant avoir un lien avec la sécurité.

Le correspondant est l’interlocuteur privilégié du correspondant sécurité du Comité Régional Aéronautique, avec qui il est en lien direct.

Le correspondant est associé à l’élaboration et à l’actualisation du plan de prévention.

Le correspondant dispose des accès aux informations spécifiques, notamment aux espaces dédiés à la prévention dans le domaine aéronautique.
Le correspondant prévention ne dispose d’aucun moyen coercitif, qui serait incompatible avec sa mission d’animateur.

  1. Actions et management

        1. Acte d’engagement du président



SYSTEME DE GESTION DE LA SECURITE

ENGAGEMENT DU PRESIDENT DU CLUB AERIEN LILLE METROPOLE

Le Club Aérien Lille Métropole attache la plus haute importance à la prévention des accidents et des incidents liés à la pratique du pilotage.
Le Président DU CALM s’engage à mettre en œuvre toutes les dispositions réglementaires afférentes à l’ATO
Dans le cadre de l’obtention de l’approbation ATO, le CALM met en place un Système de Gestion de la Sécurité.
Pour en faciliter la réussite, le Président de CALM s’engage à promouvoir la prévention en douze étapes en :
Adhérant à la convention proposée par le Comité Régional Aéronautique Nord Pas de Calais

Validant et diffusant le présent engagement

Affectant un membre compétent de l’aéro-club à la mission de promotion de la prévention

Définissant par écrit les missions de cette personne et les moyens mis à sa disposition

Mettant en place une commission de prévention interne au CALM

Définissant par écrit le rôle, le mode de fonctionnement et les moyens de cette commission, notamment l’identification et l’analyse des dysfonctionnements

Mettant en œuvre AérodiagnosticSGS

Elaborant un plan de prévention sur la base des écarts identifiés, notamment grâce à AérodiagnosticSGS

Mettant en œuvre les actions hiérarchisées de ce plan de prévention

En réalisant un suivi de ces actions, dont un état sera fait au moins lors de chaque réunion du Conseil d’Administration

Collaborant régulièrement avec le correspondant prévention/sécurité du C R A

Collaborant avec la commission sécurité de la F F A, notamment par l’utilisation du REX
Le Président du CALM s’engage à adresser à l’Autorité un bilan des évènements liés à la sécurité dont l’ATO aura eu connaissance.
Fait à Lesquin le 5 Avril 2012
Le Président du CALM

Alain Desmet

        1. Définition d’une politique générale et Programme d’actions


La politique générale est présentée dans les conventions signées par le CALM, et dans l’acte d’engagement.
Le programme d’actions est présenté dans l’acte d’engagement. Sa mise en œuvre effective est précisée ci-après :
Adhésion à la convention proposée par le Comité Régional Aéronautique

La convention a été signée le 12 janvier 2013. Elle est affichée dans les locaux du CALM, et disponible sur le site du CALM.

Validation et diffusion du présent engagement

L’engagement du Président est intégré au livret d’accueil qui est remis à tous les nouveaux membres. Il est affiché dans les locaux du CALM.

Affectation d’un membre compétent de l’aéro-club à la mission de promotion de la prévention

Le correspondant prévention/sécurité a été retenu. Son nom et ses coordonnées sont indiqués dans le livret d’accueil du CALM.

Définition par écrit la mission de cette personne et les moyens mis à sa disposition

Le rôle, les missions et les moyens du correspondant sont présentés au chapitre six du Manuel SGS.

Mise en place d’une commission de prévention interne au club

La commission existait au sein du club. Elle poursuit ses actions dans le cadre de la définition ci-après.

Définition par écrit du rôle, du mode de fonctionnement et des moyens de cette commission, notamment identification et analyse des dysfonctionnements.

Ces éléments sont définis dans le chapitre 6 du Manuel SGS.

Mise en œuvre deAérodiagnosticSGS

La mise en œuvre de Aérodiagnostic avait déjà été réalisée au sein du club. Une nouvelle mise en œuvre sera réalisée dès l’obtention de l’approbation, et à partir de la dernière version de AérodiagnosticSGS disponible sur le site FFA afin disposer d’une évaluation initiale. Une évaluation au moins annuelle sera réalisée ensuite.

Elaboration d’un plan d’actions prévention sur la base des écarts identifiés, notamment grâce à AérodiagnosticSGS

Un plan d’actions prévention était déjà utilisé au sein du club. Il sera actualisé en intégrant les résultats de l’évaluation précitée. Il sera réalisé sous la forme présentée au §3.4 ci-après.

Mise en œuvre des actions hiérarchisées de ce plan de prévention

Les modalités et la planification de la mise en œuvre de chaque action seront précisément définies dans le plan d’actions prévention.

Réalisation d’un suivi de ces actions, dont un état sera fait au moins lors de chaque réunion du conseil d’administration

Lors de chaque réunion du CA, les membres recevront le plan d’actions prévention actualisé afin d’en vérifier la mise en œuvre.

Collaboration régulière avec le correspondant sécurité du CRA
Collaboration avec la commission sécurité de la FFA, notamment par l’utilisation du REX


        1. Bilan initial



Un bilan initial sera réalisé lors de la mise en place de la démarche SGS afin de disposer d’une référence de prévention.

Le bilan initial sera réalisé en utilisant l’outil AérodiagnosticSGS.

Les dirigeants du CALM sont familiers de cet outil, déjà utilisé avant la mise en œuvre du SGS.

Le système AérodiagnosticSGS complet est disponible dans le site FFA, dans la partie « espace dirigeants »

        1. Plan d’actions – Présentation des mesures



Le plan d’actions sera initialement élaboré à partir de AérodiagnosticSGS.

Toutefois :

Un plan d’actions existant déjà au sein du CALM, les actions en cours seront reprises dans le plan élaboré dans le cadre du SGS

Le plan d’actions sera constamment évolutif, puisqu’il sera actualisé lors de chaque analyse de dysfonctionnements nécessitant la mise en œuvre d’actions nouvelles.
Trame du plan d’actions

OBJECTIF

ACTION

Responsable

DELAI

RMK

Informer les membres de…….

Rédiger une note……

Afficher cette note sur……..

Adresser un mail à………

Le Président

30/04




Garantir l’immobilisation des avions lors de….

Mettre à disposition des pilotes les équipements requis pour …..

Le correspondant

Avant fin mai






        1. Mesures de performances et indicateurs



Les mesures de performance sont réalisées grâce à la notation générée par AérodiagnosticSGS. L’évolution de cette notation sera portée à la connaissance des membres lors de chaque nouvelle utilisation.
Les indicateurs seront de deux types :
L’évolution du code couleur généré par AérodiagnosticSGS
Le suivi statistique des dysfonctionnements recensés
Attention : L’augmentation du nombre de dysfonctionnements rapportés est un élément positif, traduisant une prise de conscience des acteurs, ce qui va dans le sens du management de la prévention.

Par contre, le niveau de danger et de risque caractérisant ces dysfonctionnements doit diminuer progressivement et régulièrement.

        1. Recueil et exploitation des dysfonctionnements



Le recueil et l’exploitation des dysfonctionnements sont des actions existantes au sein du CALM.

Leur formalisation et leur suivi vont être accrus dans le cadre du SGS.
Les principes sont les suivants :
Sensibilisation par le correspondant sécurité/prévention de tous les cadres, notamment des instructeurs et des élus à l’importance du report des dysfonctionnements et écarts identifiés.
Information lors de l’accueil de chaque nouvel adhérent sur la démarche SGS mise en œuvre au sein du CALM, et sur le principe du report des dysfonctionnements
Mise à disposition dans la salle pilotes du CALM d’un registre de recueil de ces dysfonctionnements, avec possibilité de relation nominative ou anonyme des évènements. Les éléments seront transmis par l’auteur au correspondant prévention sous toute forme adaptée (mail, poste, remise directe…)
Suivi par le correspondant prévention/sécurité des éléments recueillis, pouvant se traduire suivant le caractère d’urgence pressenti, par :
Réunion spécifique de la commission prévention/sécurité

Analyse lors de la prochaine réunion de la commission

Mise en œuvre de mesures de première urgence si la nécessité en est pressentie.
Lors de la réunion de la commission, une étude des causes sera réalisée.

Le plan d’actions sera actualisé, en intégrant les objectifs et décisions retenus.
Si nécessaire, la commission pourra faire appel à des aides extérieures, notamment le correspondant prévention du Comité Régional Aéronautique.

        1. Promotion de la prévention et du système



Le Système de Gestion de la Sécurité est une démarche primordiale pour l’épanouissement de l’aéro-club.
Il est nécessaire d’en garantir la meilleure performance, afin de garantir à nos pilotes et stagiaires le meilleur niveau de sécurité
C’est également un Système qu’il convient de faire connaître à nos futurs adhérents, et qui peut conditionner leur orientation vers le pilotage.
A cette fin, le CALM a retenu trois orientations fortes, complétées en tant que besoin par des actions ponctuelles :
Tous les adhérents et salariés du CALM recevront le manuel SGS, et seront invités à s’associer à la démarche et promouvoir le système

Toutes les actions de prévention, validées par le Conseil d’Administration seront portées à la connaissance des membres

Tous les résultats des mesures de performances et indicateurs seront adressés à tous les membres.

  1. Moyens retenus

        1. Moyens humains liés au système fédéral


a) Commission sécurité fédérale
La commission sécurité de la FFA a pour rôle d’aider les aéro-clubs à améliorer constamment leur niveau de prévention.

Le CALM utilisera le support de cette commission notamment pour disposer :


      • De statistiques nationales actualisées

      • D’informations sur l’identification de risques nouveaux, et de mesures de prévention adaptées

      • De supports fédéraux tels que :

        • Guides

        • Affichettes

        • Vidéos

        • Autodiagnostics


b) Correspondant prévention du CRA
Le CALM fera appel à l’aide et au support du correspondant prévention/sécurité du CRA à des fins techniques et de promotion, notamment :

      • Aide lors d’analyses de dysfonctionnements délicates

      • Assistance lors de réunions de sécurité pour les adhérents

      • Présentation d’outils et de supports nouveaux émanent de la FFA


Le CALM sera également à l’écoute du correspondant du CRA pour toutes propositions qu’il pourrait formuler
c) Veille réglementaire
La veille réglementaire sera assurée au niveau national via la « clé FI » et la news letter pour la mise à jour

Le HT du CALM, destinataire de cette clé et de ses mises à jour est chargé de l’identification des points qui pourraient avoir un rapport avec la sécurité.

Ce suivi lui permettra de porter à la connaissance du président et du correspondant prévention les informations pertinentes.
d) Utilisation du système REX
Le CALM, dans le cadre de son SGS utilisera ce système de deux façons :

      • En lui transmettant les dysfonctionnements ayant fait l’objet d’une analyse, et les mesures de prévention retenues.

      • En utilisant les informations émanent du REX, et les mesures de prévention identifiées.
        1. Moyens humains du Club Aérien Lille Métropole



a) Commission sécurité de l’ATO du CALM

Structure présentée au chapitre 2.3.3, elle est l’organe opérationnel de la démarche SGS mise en œuvre.
b) Correspondant prévention/sécurité de l’ATO

Le correspondant est l’animateur prévention du CALM. La définition de ses fonctions est présentée au chapitre 1.3.3

Il est l’interlocuteur privilégié des adhérents de l’association pour l’ensemble des actions de prévention et de sécurité.

        1. Moyens techniques



a) Outil d’évaluation initiale et périodique : AérodiagnosticSGS
Cet outil est composé de grilles de questions, et génère des indicateurs qui permettront d’identifier les dangers et les risques, et d’élaborer un plan d’actions.
Cet outil, réalisé par la FFA, et régulièrement actualisé servira de base d’évaluation, et son utilisation au moins annuelle permettra de suivre l’évolution du niveau de prévention.

Les grilles que nous utiliserons au sein de l’ATO sont présentées sur le site internet de la FFA.

  1. Contrôles de conformité




        1. Revue de conformité



Le garant des relations avec l’autorité est le Dirigeant Responsable du Club Aérien Lille Métropole.

Il peut toutefois se faire représenter auprès de l’autorité par le Responsable Pédagogique, ou le Correspondant Prévention/Sécurité de l’association en fonction de l’objet ou de la nature de la rencontre.
Pré-audits internes

Les pré-audits internes seront effectués par le Responsable de la Conformité interne. Ces pré-audits internes seront effectués au moins une fois par an ou sur demande expresse du Président de l’Association. Les pré-audits internes seront effectués en utilisant la partie « Audit Interne » du logiciel « AérodiagnosticSGS »
L’auditeur sera formé préalablement à la fonction grâce notamment au manuel de rédaction du SGS mis en place par la FFA.
Les conclusions du pré-audit interne seront transmises à la Commission Prévention-Sécurité de l’Aéroclub afin d’adapter le plan d’actions, et annuellement à l’autorité.
Les conclusions des pré-audits internes seront archivées sous format papier ou numérique par la Commission Prévention-Sécurité de l’Aéroclub.

        1. Audits par l’autorité



Des audits seront réalisés par l’autorité afin de vérifier les conditions de mise en œuvre du Système de Gestion de la sécurité.

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