Résumé du procédé 6 Livraison 6 Préparation des documents 6 Vérification physique des lots 7 Transfert 8 Numérisation 8 Manipulation des documents après numérisation 9 Indexation Acenza 10 Acenza et technologie «native»








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titreRésumé du procédé 6 Livraison 6 Préparation des documents 6 Vérification physique des lots 7 Transfert 8 Numérisation 8 Manipulation des documents après numérisation 9 Indexation Acenza 10 Acenza et technologie «native»
date de publication16.04.2017
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Entrée de documents Acenza
-- Résumé pour les professionnels


Entrée de documents Acenza
-- Résumé pour les professionnels 1

Présentation 2

Étendue 2

Documents connexes 2

Description fonctionnelle 3

Traitement et tri avant numérisation 3

Le procédé d'entrée de documents Acenza 5

Résumé du procédé 6

1. Livraison 6

2. Préparation des documents 6

3. Vérification physique des lots 7

4. Transfert 8

5. Numérisation 8

6. Manipulation des documents après numérisation 9

7. Indexation Acenza 10

Acenza et technologie « native » de FileNET 12

Acenza et indexation FileNET 12

Acenza et IDMIS 12

Modifications apportées à cette documentation 14

Marques 14

Droits d'auteur 14

Présentation


Ce document explique comment le système Acenza manipule l'entrée de documents. Il donne une description de la procédure d'entrée de documents et associe cette perspective commerciale à une présentation technique simplifiée d'Acenza en tant que produit.

Ces pages présentent le parcours suivi par un document depuis son arrivée au centre de traitement de votre organisme jusqu'au moment où il devient disponible pour une récupération instantanée et un affichage en ligne. Au cours de cette analyse, nous expliquerons les rapports entre les divers avantages commerciaux du système Acenza et les fonctionnalités techniques qui rendent ces avantages possibles.

En outre, ce document décrit de manière détaillée comment Acenza exploite la technologie FileNET « native » dans le procédé de l'entrée de document.

Étendue


Ce document constitue un résumé, ou un abécédaire, de l'entrée de documents Acenza. Il s'adresse plus particulièrement :

  • aux techniciens (notamment les administrateurs du système) qui doivent comprendre le fonctionnement d'Acenza ;

  • aux professionnels qui peuvent utiliser Acenza comme une solution de flux de travail ;

  • aux personnes déjà familières avec d'autres technologies FileNET.

Ce document n'est pas un guide détaillé pour la configuration ou l'utilisation du logiciel Acenza. Pour des informations plus détaillées sur les applications et les outils, reportez-vous à la documentation appropriée sur les produits Acenza.

Documents connexes


  • Survival Guide to Acenza Imaging, Patrick Chesnot, Acenza Marketing, 2001

  • Acenza Insurance 1.02 Product Announcement, Mark Taconelli, Acenza Marketing, 2001

  • Acenza's Features and Benefits Reference Guide, Acenza Marketing, 2001

Description fonctionnelle


Acenza est une solution de flux de travail basée sur le Web destinée aux sociétés. C'est le premier système de cette catégorie à complètement automatiser le travail des employés de bureau. Acenza fournit le travail, renforce la sécurité des informations et anime les objets (tels que les documents) afin qu'ils effectuent
eux-mêmes les tâches routinières. En outre, Acenza est hautement configurable.

Pour exécuter ces fonctions avancées, Acenza doit pouvoir amener les documents en ligne en tant que fichiers, puis modifier ces fichiers afin qu'ils puissent contenir des informations de gestion extensives (ces informations associées constituent un
super-ensemble de données de gestion qui ont été associées aux documents dans le système FileNET « natif », jusqu'à maintenant).

Traitement et tri avant numérisation


Avant d'importer des documents dans le système Acenza, vous devez effectuer manuellement ces opérations sur les documents papier :

  • Empiler les feuilles à une face dans les documents qu'elles composent.

  • Empiler les documents dans des lots physiques qui s'adapteront à votre équipement de numérisation à grande vitesse.

Manipulation réduite du papier


Pour profiter de tous les avantages de la technologie Acenza, il est important de comprendre ce principe élémentaire :

Tout procédé incluant la manipulation de document (notamment le tri et
le traitement) est plus rapide s'il est effectué en ligne.


Dans la plupart des cas, le tri et le traitement des documents en fonction de votre stratégie commerciale sont plus efficaces une fois que les documents ont été numérisés dans le système. Bien qu'il soit possible de disposer de superviseurs du service courrier ou de préparateurs de documents pour effectuer le tri et le traitement avant la numérisation, ceci n'est pas la manière la plus efficace d'utiliser Acenza.

Tri en ligne plus rapide


Voici quelques raisons pour lesquelles le tri et le traitement des documents en fonction de votre stratégie commerciale est très souvent plus rapide après la numérisation :

  • La récupération en ligne est plus rapide que la récupération physique.

  • La manipulation en ligne est plus rapide que la manipulation physique.

  • Les employés d'un secteur de matière grise trient les documents plus rapidement que les préparateurs de documents.

  • Les employés d'un secteur de matière grise commettent généralement moins d'erreurs de traitement que les préparateurs de documents.

  • L'entrée de documents étant découplée entre les activités de tri et celles de traitement, ces activités sont effectuées de manière plus précise. Les tâches administratives ne sont plus effectuées hâtivement afin de conserver la ligne d'assemblage de numérisation en mouvement.

  • Un document requérant un traitement spécifique ne retarde plus les documents suivants.

Rôle du stockage temporaire


Acenza utilise la technologie Capture de FileNET pour incorporer les documents immédiatement dans le système. Acenza place ces images de pages numérisées dans des dossiers de stockage temporaire en attendant que des données de gestion leur soient rattachées (cette étape d'association, appelée indexation Acenza, a lieu à la fin de la procédure d'entrée de documents). Parce que vous avez la possibilité de trier et d'associer les données de gestion ultérieurement, une fois les documents en ligne, vous disposez d'une maîtrise accrue sur la structure du procédé d'entrée de document.

Le procédé d'entrée de documents Acenza


Le schéma suivant illustre les flux de papier et de données mis en œuvre au cours de l'entrée de documents Acenza.



Ce procédé comporte les avantages suivants :

  • La prise de décision par des employés autres que les employés d'un secteur de matière grise est minimisée.

  • Les documents sont amenés en ligne dès que possible.

  • Les documents papier restent accessibles durant un délai raisonnable, permettant une récupération facile si une image numérisée est inutilisable.

  • La numérisation et le stockage physique de documents ont lieu sans obstacle, quel que soit le temps requis pour traiter les documents.

Résumé du procédé


L'entrée de documents Acenza respecte cette séquence générale :

  1. Livraison

  2. Préparation des documents

  3. Vérification des lots physiques

  4. Transfert

  5. Numérisation

  6. Manipulation

  7. Indexation Acenza

1. Livraison


En général, un procédé commence par l'arrivée de documents dans le service courrier d'une société. Normalement, les documents, toujours dans leurs enveloppes, sont remis en vrac aux préparateurs de documents.

2. Préparation des documents


Dans un endroit spécifique du service courrier, les préparateurs de documents ouvrent le courrier. Ils effectuent généralement les opérations suivantes :

  • Ouverture des enveloppes

  • Préparation physique des feuilles pour la numérisation de lots à grande vitesse, qui peut inclure le traitement pour :

  • les pages double face ;

  • le papier pelure ;

  • les pages déchirées ;

  • les feuilles de grande taille ;

  • les feuilles de petite taille.

  • Apposition d'un tampon avec la date et l'heure de réception sur chaque feuille

  • Regroupement et classement des feuilles dans des dossiers

  • Tri des dossiers par type (facultatif)

  • Regroupement des dossiers par lots

  • Insertion de feuilles intercalaires

  • Insertion de feuilles d'en-têtes de lots, qui peuvent inclure les informations suivantes :

  • Inventaire des documents

  • Inventaire des pages

  • Signature ou initiales des préparateurs de documents

  • Les données de gestion, lorsqu'elles sont requises (facultatif), peuvent inclure :

  • Le mode et la date/l'heure de réception des documents

  • Le cas auquel appartiennent les documents, si les lots sont triés de cette façon

  • Le type de lot : un champ qui peut ensuite être suivi par Acenza, après indexation

  • Insertion de feuilles de fin de lot

À l'issue de la préparation de documents, les préparateurs délivrent des lots physiques (a priori prêts à être numérisés) au superviseur.

3. Vérification physique des lots


Le superviseur effectue les opérations suivantes :

  • Vérification de l'empilage des lots physiques

  • Tri des lots, par exemple en groupes, selon le type de document (facultatif)

  • Création de lots électroniques (avec Création de lots Acenza)

  • Envoi des lots physiques pour le transfert (casiers de rangement où ils seront récupérés pour être numérisés)

Lots incorrectement empilés : il peut arriver que le superviseur n'aprouve pas un lot physique. Cela peut être dû à des feuilles endommagées qui risquent de ne pas passer dans le scanner, à des erreurs de séquence, à une feuille de couverture manquante ou incorrectement marquée, etc. Dans ce cas, le superviseur peut alors rejeter le lot et le renvoyer au service de préparation de documents.



À la fin de la vérification physique des lots, le superviseur délivre des lots physiques pour le transfert et entre des lots électroniques dans Acenza.

4. Transfert


Le superviseur ou le préparateur de documents effectue les opérations suivantes :

  • Préparation des documents pour la numérisation

  • Séparation physique des nouveaux lots de ceux qui ont déjà été numérisés ou rejetés

  • Les nouveaux lots sont rapidement numérisés grâce à la fonction Autoscan d'Acenza

  • Les lots précédemment rejetés sont numérisés à l'aide de la fonction Vérification d'images d'Acenza (voir ci-dessous)

  • Tri supplémentaire (facultatif), importation des types de formulaires dans des emplacements physiques spécifiques

À la fin du transfert, les lots physiques sont disponibles pour la numérisation.

5. Numérisation


Les documents physiques passent dans le scanner et le système capture une image de chaque feuille. Pour ce faire, l'opérateur du scanner effectue les opérations suivantes :

  • Apport des lots de documents physiques dans le scanner

  • Placement de chaque lot physique dans le bac d'alimentation du scanner

  • Numérisation des documents, à l'aide de Scanner Acenza

  • Analyse de la qualité de chaque image, à l'aide de la fonction Vérification d'images (facultatif)

Cette fonction permet à l'opérateur du scanner de vérifier la lisibilité de chaque image avant de poursuivre la numérisation. La plupart des entreprises n'éprouvent pas le besoin d'accomplir cette vérification avec les lots routiniers ; il est plus efficace d'utiliser la fonction Autoscan d'Acenza, afin de numériser l'ensemble des lots sans interruption. Cependant, la fonction Vérification d'images est utile pour numériser avec plus d'attention les lots qui ont été rejetés et pour lesquels des problèmes ont été rencontrés. L'opérateur du scanner sait alors s'il est nécessaire d'ajuster les paramètres de l'équipement de numérisation pour chaque document, voire pour chaque page, afin d'assurer la qualité de l'image.

Lots avec des problèmes de numérisation : un opérateur de scanner peut rencontrer des problèmes occasionnels avec une ou plusieurs feuilles. Il peut s'agir, entre autres :

  • d'erreurs d'empilement manquées par le superviseur ;

  • de feuilles déchirées ou trop grandes ;

  • de lots incorrectement estampillés ou signés.

L'opérateur du scanner peut alors rejeter le lot et le renvoyer au superviseur.

À la fin de la numérisation, l'opérateur du scanner prépare les lots physiques pour le stockage et crée des images numérisées disponibles pour Acenza.

6. Manipulation des documents après numérisation


Lots correctement numérisés : ces lots figurent dans une zone de stockage du courrier qui permet un accès rapide aux documents papier pour une période donnée (en général, de 30 à 90 jours). Ils sont ensuite transférés dans un entrepôt pour un stockage à long terme.

Lots incorrectement numérisés : l'opérateur de scanner peut découvrir (par exemple en effectuant une lecture rapide) que la qualité d'un lot numérisé avec la fonction Autoscan d'Acenza n'est pas homogène (ceci peut arriver, par exemple, si les pages de l'original sont de qualité inégale). L'opérateur peut rejeter le lot et le renvoyer physiquement à la zone de transfert pour renumérisation (voir l'étape 4). Un lot de ce type est placé dans la zone réservée aux lots numérisés avec la fonction Vérification d'images d'Acenza.

À la fin de la manipulation après numérisation du document, chaque lot physique est stocké ou renvoyé au transfert pour renumérisation.

7. Indexation Acenza


Documents correctement numérisés : l'indexeur relie les images électroniques à leurs lots et documents électroniques (ce procédé utilise les informations de lot électronique créées par le superviseur lors de l'étape 3, « Vérification des lots physiques »). L'indexeur peut également lire les données des documents à partir des images des feuilles d'en-tête de lot et de feuilles intercalaires et associer ces informations aux fichiers d'images. En outre, l'indexeur peut également ajouter des données de gestion à cette étape de l'entrée de documents.

Documents incorrectement numérisés : si des images de pages sont illisibles, inversées ou hors séquence, l'indexeur rejette le document et envoie le journal de traitement Acenza (fichier généré au cours de l'indexation) au superviseur, qui le lit et voit si un document est défectueux dans le système.

Dans la zone de stockage des messages, le superviseur récupère le lot, puis le document (le superviseur insère une feuille d'emplacement réservé dans le lot physique, afin de faire savoir à toute personne consultant ce lot que des pages sont manquantes).

Le superviseur empile les documents rejetés dans un lot rejeté, qui est physiquement renvoyé à la zone de transfert pour renumérisation (voir l'étape 4). Ils sont placés dans la zone réservée aux documents à numériser avec la fonction Vérification d'images d'Acenza.

À la fin de l'indexation, chaque document physique est stocké ou a été renvoyé au superviseur pour un traitement spécial ; chaque document correctement numérisé figure dans le système Acenza, ainsi que le numéro du document correspondant, le numéro du lot et les données de gestion.

Acenza et technologie « native » de FileNET


Bien qu'Acenza soit avant tout une application Web, il est conçu pour exploiter autant que possible les technologies « natives » de FileNET. Certains procédés « natifs » d'Acenza sont contrôlés par l'utilisateur. Par exemple, la création de lots (voir l'étape 3 du chapitre précédent) a lieu quand l'utilisateur sélectionne l'option Création de lots dans l'application Lot d'Acenza. D'autres procédés (tels que l'indexation IDMIS et la pré-indexation Acenza) sont exécutés automatiquement par Acenza, quand cela s'avère nécessaire.

Acenza et indexation FileNET


Acenza fait appel à la fonctionnalité d'indexation de document de FileNET, afin d'appliquer des données de contrôle (propriétés) à un fichier de document (voir l'étape 7 du chapitre précédent). Il s'agit d'une utilisation limitée de la fonctionnalité « native », Acenza utilisant son propre système pour assurer le suivi des données de gestion associées aux documents. Cette indexation extensive a lieu après l'entrée de document, de manière totalement indépendante.

Acenza et IDMIS


Acenza utilise IDMIS (Integrated Document Management - Image Services) comme référentiel d'images. Les composants Acenza s'imbriquent avec IDMIS de deux manières importantes :

  • Les tâches du module externe Agenda et les applications Scanner et Lot Acenza enregistrent des lots et des documents sur IDMIS via les objets Panagon Desktop et Capture COM. Ces procédés invoquent la technologie client lourd/serveur basée sur RPC.

  • Les requêtes de documents enregistrés IDMIS qui doivent être délivrés via l'application Web AcenzaIDM proviennent du site Web racine. L'application Web AcenzaIDM sert d'intermédiaire entre le serveur Web Acenza et Panagon Web Services. Elle sert également d'afficheur IDM téléchargeable, requis pour l'affichage des documents IDMIS et l'annotation d'images. Dans cet environnement, les communications sont basées sur le protocole HTTP. Les pare-feu doivent être configurés afin de permettre le passage à l'afficheur IDM.

Le tableau suivant résume les procédés par lesquels Acenza interagit avec le référentiel IDMIS « natif ».


Fonctionnalité/
Fonction


Outil/
Application


Description

Création de lots

Lot Acenza

Application client lourd qui crée les lots nécessaires pour le procédé d'entrée de documents, à la fois dans la base de données Acenza et dans les services d'entrée de lots (BES, Batch Entry Services). Lot Acenza peut être lancé comme une application autonome ou depuis Scanner Acenza.

Numérisation

Scanner Acenza

Application de numérisation Acenza intégrée dans Panagon Capture, qui permet la numérisation, la vérification d'images et l'assemblage de documents ainsi que l’accès à la création de lots et aux journaux de lots et de documents rejetés.

Vérification d'images

Scanner Acenza

Scanner Acenza permet à l'utilisateur de vérifier les pages numérisées et d'accepter ou de rejeter des pages ou des documents individuels. L'afficheur de document exploite le composant Vérification d'images de Capture.

Validation des lots dans le référentiel IDMIS

Agenda Acenza exécutant le module externe Validation de lot

Ce module externe indexe et valide de manière asynchrone les documents IDMIS assemblés par Scanner Acenza. Il indexe les documents en fonction de la classe de document utilisée dans le jeu de paramètres de Panagon Capture associé au lot.

Pré-indexation de documents

Agenda Acenza exécutant le module externe de
pré-indexation

Ce modume externe place les documents IDMIS nouvellement validés dans la phase de pré-indexation du lot défini par Acenza. Il recherche le document nouvellement créé dans la file d'attente de distribution IDMIS associée à la classe de document spécifiée dans le lot.

Indexation de documents Acenza

Site Web racine Acenza

L'indexation a lieu au niveau du site Web racine Acenza. Les documents à indexer sont automatiquement extraits du lot défini dans la règle « Obtenir le suivant ». À ce niveau, les documents peuvent être indexés, mis de côté pour une indexation ultérieure ou envoyés pour être renumérisés.

Annotation des documents d'images

Site Web racine Acenza

La fonctionnalité d'annotation d'images est intégrée dans le contrôle ActiveX de l'afficheur IDM utilisé au niveau du site Web racine et est activée à chaque fois qu'un document prenant en charge l'annotation est téléchargé depuis le référentiel IDMIS. Les annotations d'images sont enregistrées dans la base de données IDMIS.

Ajout de signets dans les documents d'images

Site Web racine Acenza

L'ajout de signets constitue une fonction spécifique à Acenza, qui crée des signets et des pointeurs vers des pages de documents d'images individuelles. Les informations sur les signets sont enregistrées en tant qu'informations sur le document dans la base de données Acenza.

Validation de document au niveau du site Web racine

Agenda Acenza exécutant le module externe Valider les documents

Documents validés téléchargés via le site Web racine et marqués pour validation par IDMIS.

Modifications apportées à cette documentation


La mise à jour et l'amélioration de notre aide représentent un effort permanent. Pour vérifier que vous disposez de la version la plus récente, visitez de temps à autre le site Web de support technique de FileNET (en anglais) à l'adresse suivante : http://www.css.filenet.com/.

Sur ce site, cliquez sur Documentation, connectez-vous et naviguez jusqu'à Acenza (si vous ne disposez pas d'un compte Web CSS, cliquez sur le bouton New User (Nouvel utilisateur) et suivez les instructions à l'écran).

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Marques


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de
4:03 A3/P3, 27/03/17 5223.doc

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