Programme des Nations Unies pour le développement (pnud)

APPEL D’OFFRES  LA MISE EN PLACE D’ACCORD A LONG TERME (LTA) AVEC PLUSIEURS (03 PAR CATEGORIES) PRESTATAIRES/CONTRACTANTS POUR LES LOCATIONS DE SALLES DE CONFERENCE ET SERVICES TRAITEURS POUR LE COMPTE DES AGENCES DU SYSTEME DES NATIONS UNIES EN RDC Référence du dossier : 083/ITB/OMT/2016 Agences du Système des Nations Unies (SNU) en RD Congo MAI 2016 Section 1. Lettre d’invitation Kinshasa le 04 Mai 2016 OBJET : Appel d’offres pour la mise en place d’accord à long terme (LTA) avec plusieurs (03 par catégories) prestataires/contractants pour les locations de salles de conférence et services traiteurs pour le compte des Agences du Système des Nations Unies en RDC Chère Madame/Cher Monsieur, Les agences du Système des Nations Unies en RD Congo vous invitent par la présente à soumissionner dans le cadre du présent appel d’offres (AO) relatif à l’objet sus-référencé conformément à la documentation ci-dessous, spécialement aux spécifications techniques dans la section 3 qui renseigne sur 2 lots à savoir : Lot 1 : Location de salles de conférence et restauration (service traiteur); Lot 2 : Service traiteur fourni par un prestataire sans la location de salle (avec service). Le présent AO inclut les documents suivants : Section 1 – la présente lettre d’invitation Section 2 – les instructions destinées aux soumissionnaires (incluant la fiche technique) Section 3 – le tableau des exigences et spécifications techniques Section 4 – le formulaire de soumission Section 5 – les documents établissant l’admissibilité et les qualifications du soumissionnaire Section 6 – le formulaire de soumission technique Section 7 – le formulaire de barème de prix Section 8 – le contrat devant être signé, incluant les conditions générales Section 9- les questionnaires du CHECK LIST Section 10- Tableau des critères environnementaux et Genre Votre offre, comprenant une soumission technique et un barème de prix, sous plis fermés et séparés, doit être déposée conformément à la section 2. Une conférence préparatoire sera organisée pour informer les soumissionnaires désirant participer à l’appel d’offre le 12 mai 2016 à 15h00, heure de Kinshasa à l’adresse ci-dessous. Nous vous prions de bien vouloir noter que le délai de soumission des offres techniques et financières est prévu le 25 Mai 2016, à 15h00, heure de Kinshasa, République Démocratique du Congo. Les offres doivent être déposées à l’adresse suivante : Par courrier : Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) Service Registry Immeuble Losonia, Boulevard du 30 juin Kinshasa, République Démocratique du Congo A l’Attention du : Président OMT Nous vous prions de bien vouloir adresser une lettre d’accusé de réception ou de votre intention de soumissionner au président de l’OMT à l’adresse ci-dessus indiqué. Ladite lettre doit indiquer si votre société entend déposer une soumission. Si tel n’est pas le cas, le SNU vous serait reconnaissant d’en indiquer la raison pour les besoins de la tenue de nos dossiers. Dans l’hypothèse où vous auriez besoin d’explications, nous vous invitons à transmettre vos questions à l’adresse email suivante : soumission.info@undp.org Le PNUD attend avec intérêt votre soumission et vous remercie d’avance de l’attention que vous portez aux opportunités commerciales proposées par le SNU. Cordialement, Le président du OMT Section 2 : instructions destinées aux soumissionnaires1 Définitions « Soumission » désigne la réponse du soumissionnaire à l’appel d’offres, y compris le formulaire de soumission, la soumission technique et le barème de prix, ainsi que l’ensemble des autres documents qui doivent y être joints aux termes de l’AO. « Soumissionnaire” désigne toute personne morale susceptible de déposer ou ayant déposé une soumission au titre de la fourniture de biens et services connexes demandés par le SNU. « Contrat » désigne l’instrument juridique qui sera signé entre le SNU et le soumissionnaire retenu, et l’ensemble des documents y annexés, y compris les conditions générales (CG) et les annexes. « Pays » désigne le pays désigné dans la fiche technique. « Fiche technique » désigne la partie des instructions destinées aux soumissionnaires qui contient les conditions de la procédure de soumission qui sont propres aux exigences de l’AO. « Jour » désigne un jour civil. « Biens » désigne tout produit, toute matière première, tout article, tout matériaux, tout objet, tout équipement, tout actif ou toute marchandise dont le SNU fait la demande dans le cadre du présent AO. « Gouvernement » désigne le gouvernement du pays dans lequel les biens et services connexes qui sont indiqués dans le contrat seront livrés ou fournis. « Instructions destinées aux soumissionnaires » désigne le jeu complet de documents qui fournit aux soumissionnaires l’ensemble des informations nécessaires et des procédures à suivre dans le cadre de la préparation de leur soumission. « AO » désigne l’appel d’offres comprenant des instructions et des références préparées par le SNU pour les besoins de la sélection du fournisseur ou prestataire de services le mieux à même de répondre aux exigences indiquées dans le tableau des exigences et spécifications techniques. « LDI » (Section 1 de l’AO) désigne la lettre d’invitation adressée par le SNU aux soumissionnaires. « Dérogation importante » désigne tout contenu ou caractéristique de la soumission qui diffère de manière significative d’un aspect ou d’une exigence essentiel de l’AO et qui (i) modifie de manière substantielle le contenu et la qualité des exigences ; (ii) limite les droits du SNU et/ou les obligations de l’offrant ; et (iii) porte atteinte à l’impartialité et aux principes de la procédure d’achat, de sorte que la position concurrentielle d’autres offrants s’en trouve affaiblie. « Tableau des exigences et spécifications techniques » désigne le document inclus dans le présent AO à la section 3 qui énumère les biens demandés par le SNU, leurs spécifications, les services connexes, les activités, les tâches à effectuer, et d’autres informations concernant la réception et l’acceptation des biens par le SNU. « Services » désigne l’ensemble des tâches connexes ou accessoires à la réalisation ou à la livraison des biens demandés par le SNU aux termes de l’AO. « Informations complémentaires à l’AO » désigne une communication écrite qui est transmise par le PNUD aux soumissionnaires potentiels à tout moment après le lancement de l’AO mais avant la date-limite de dépôt des soumissions et qui contient des explications, des réponses à des demandes de renseignements reçues des soumissionnaires potentiels ou des modifications de l’AO. GENERALITES Par les présentes, le SNU sollicite des soumissions en réponse au présent appel d’offres (AO). Les soumissionnaires doivent se conformer strictement à l’ensemble des exigences du présent AO. Aucun changement, aucune substitution ou autre modification concernant les règles et dispositions figurant dans le présent AO ne peut être effectué ou supposé sans instruction ou approbation écrite du PNUD prenant la forme d’informations complémentaires à l’AO. 2. Le dépôt d’une soumission emportera reconnaissance par le soumissionnaire que l’ensemble des obligations prévues par le présent AO seront respectées et, sauf indication contraire, le soumissionnaire a lu, compris et accepté l’ensemble des instructions figurant dans le présent AO. 3. Toute soumission déposée sera considérée comme constituant une offre du soumissionnaire et ne vaudra pas ou n’emportera pas implicitement acceptation d’une quelconque soumission par le SNU. Le SNU n’est aucunement tenu d’attribuer un contrat à un quelconque soumissionnaire dans le cadre du présent AO. 4. Les agences du SNU appliquent une politique de tolérance zéro vis-à-vis des pratiques interdites, telles que la fraude, la corruption, la collusion, les pratiques contraires à l’éthique et l’obstruction. Le SNU s’est engagé à prévenir, identifier et sanctionner l’ensemble des actes frauduleux et de corruption commis contre le SNU et les tiers participant aux activités des agences du SNU. (Un exposé complet de ces politiques peut être consulté par l’intermédiaire des liens suivants : http://www.undp.org/about/transparencydocs/UNDP_Anti_Fraud_Policy_English_FINAL_june_2011.pdf et http://www.undp.org/content/undp/en/home/operations/procurement/procurement_protest/) 5. Le SNU exige de l’ensemble des soumissionnaires qui répondront au présent AO qu’ils se conduisent de manière professionnelle, objective et impartiale et qu’ils privilégient en toutes circonstances les intérêts des agences du SNU. Les soumissionnaires doivent strictement éviter tout conflit avec d’autres engagements ou leurs propres intérêts et ne pas tenir compte de travaux futurs. Tous les soumissionnaires qui s’avèreront être en situation de conflit d’intérêts seront éliminés. Sans limiter la généralité de ce qui précède, les soumissionnaires et leurs sociétés affiliées seront considérés comme étant en situation de conflit d’intérêts vis-à-vis d’une ou de plusieurs parties dans le cadre de la présente procédure d’appel d’offres lorsque :

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