Manuel Qualité








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12 -Gestion de la boutique




Ce chapitre s’applique lorsque la boutique est un lieu de promotion de la destination, participant à l’autofinancement de la structure, réalisant un chiffre d’affaires d’au moins 5000€ et avec un espace dédié.

En dessous de 5000€ de chiffre d’affaires, l’Office de Tourisme peut mettre en place le chapitre boutique s’il le souhaite.

Lorsque l’Office de Tourisme vend des topoguides, des cartes, des brochures de visite etc.., le chapitre boutique ne s’applique pas. On considérera ici qu’il s’agit de services rendus aux clients à l’accueil.

Si concerné : Expliquer les modalités d’organisation, de gestion et de facturation. Expliquer également vos choix stratégiques en matière de produits boutique.

Réaliser une procédure de facturation. ( se rapporter au référentiel)
Notez simplement « non concerné » si vous ne faites pas cette activité

13 - Organisation d’événement



Ce chapitre s’appliquera dés lors qu’un des critères suivant sera rempli :

- Lorsque l’Office de Tourisme dispose d’une licence d’entrepreneur de spectacle et qu’il l’utilise.
- Lorsqu’au moins un événement d’envergure est mis en place, dont le financement est inscrit au budget de l’Office de Tourisme (et non à celui de la collectivité).

- Lorsque l’Office de Tourisme organise au moins 5 animations (concert du soir, vide grenier, marchés nocturnes etc..) dans l’année.
Remarque :

- Dans le cadre de l’organisation d’animations, il peut y avoir de la flexibilité avec les critères qui deviendraient non applicables. (Exemple : on n’organisera pas une réunion bilan après chaque animation).
Devront être présentés dans cette partie :

  • Principe de gestion de l’organisation (avant/ pendant)

  • Principe de communication sur l’événement

  • Principe de commercialisation de l’événement

  • Bilan de l’événement (Evaluation de la satisfaction, reporting…)


Exemple : Bien que l’accueil des visiteurs et de la population locale soit la priorité de l’Office de Tourisme, l’animation du territoire fait également partie intégrante des missions déléguées à la structure.

La commune dispose de 2 lieux principaux permettant l’organisation d’animations et d’évènements divers : Salle X et Forum Y. La gestion technique et la planification de ces deux lieux sont du ressort de l’Office de Tourisme et plus particulièrement du responsable de l’animation.
Salle X : ERP - Salle des fêtes d’une capacité de 200 à 250 personnes (selon montage) située au cœur du village permettant d’organiser des animations en intérieur. Il est également possible de louer la salle pour des évènements privés (mariage, anniversaires…).
Forum Y : ERP -, il s’agit d’un théâtre extérieur d’une capacité de 700 à 1300 places, situé au cœur du village. Le Forum offre une grande capacité d’accueil pour l’organisation de manifestations importantes (concert, spectacles, festivals…).
Animations associatives
Les associations locales sont nombreuses et propose des calendriers chargés en terme d’animations : L’année est ponctuée de très nombreux lotos, repas, diners dansants, bals…

L’Office de Tourisme met à disposition les lieux d’animations ainsi que le matériel nécessaire et les agents en cas de besoin. Il propose son aide et son soutien aux associations dans l’organisation et parfois la promotion de ces évènements associatifs (billetterie à l’Office de Tourisme, diffusion d’affiches et flyers…)
Animations municipales
La municipalité commande l’organisation de nombreuses animations au cours de l’année : de nombreux forums, cycles de conférences, réunions publiques, ateliers…
Animations de l’Office de Tourisme
Depuis sa création en 1900, l’Office de Tourisme à mis en place des évènements phares, certains reconduits tous les ans.
Fête Locale : Organisée tous les ans au mois de Juin depuis 1996, ce weekend marque le lancement de la saison estivale. Des concerts, parades, animations, spectacles sont organisés tout au long du weekend dans différents lieux de la commune.
Festival des ………. : Créé en 1997 , ce festival de musique est organisé le dernier weekend de Juin. Il regroupe des harmonies et ensembles musicaux du monde entier.

Service Animations
La structure a nommé un Responsable Animation (voir organigramme) en charge de la planification, de l’organisation, de la logistique des évènements du territoire.

En vue d’organiser ces missions, repartir les tâches et gérer le service, une fiche de poste animation et un règlement interne sont rédigés pour le personnel du service.
Le responsable d’animation s’engage à organiser des animations en adéquation avec les attentes de la population locale ainsi que les visiteurs en période estivale. Certaines animations sont déléguées à l’Office de Tourisme par convention et/ou délégation de service public, par la commune. Dans ce cas, une réunion pré-manifestation est organisée afin d’élaborer un rétro-planning, communiquer sur l’évènement avec les autres services municipaux (Services techniques, police municipale..), déterminer les besoins et rôles de chacun.

Un calendrier prévisionnel des animations est réalisé annuellement.

De plus les budgets prévisionnels et réels pour chacune des animations sont validés par le CA.
En vue d’assurer la meilleure gestion possible des manifestations, une procédure animation et un rétro-planning par manifestation sont tenus à jour.
Un questionnaire de satisfaction permet de recueillir les avis du public ainsi que des prestataires partenaires sur l’évènement. Le traitement des réponses est identique à celui pour la satisfaction visiteur.
A l’issue de chaque animation, un bilan est fait avec l’équipe, les institutionnels, les partenaires, en fonction de la nature des animations, un compte rendu écrit et les remarques sont prises en compte pour l’édition suivante.

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