Résumé Ce guide présente les évolutions significatives de Microsoft Office Word 2010 dans le contexte de l’accessibilité








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Créer des documents accessibles avec Microsoft Office Word 2010

Version 1.0a

Publication : mars 2011

Auteur : Sylvie Duchateau (Association BrailleNet), Philippe Beraud (Microsoft France)

Contributeurs : Dominique Burger (INSERM, Association BrailleNet), Jérôme Adam (Easylife conseil)

Copyright

© 2011 Microsoft Corporation. Tous droits réservés.

Résumé

Ce guide présente les évolutions significatives de Microsoft Office Word 2010 dans le contexte de l’accessibilité.

Sur cette base, il démontre qu'en suivant un certain nombre de règles il est possible de créer un document accessible et utilisable par tous, notamment par des personnes ayant une incapacité physique ou sensorielle (mobilité restreinte ou cécité, par exemple).

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Les informations contenues dans ce document représentent le point de vue actuel de Microsoft Corporation sur les sujets traités à la date de publication. Etant donné que Microsoft doit s’adapter aux conditions changeantes du marché, ces informations ne doivent pas être interprétées comme un engagement de la part de Microsoft, et Microsoft n’est pas en mesure de garantir l’exactitude de toute information présentée après la date de publication.

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Sommaire


Annexe A.Introduction 5

A.1Objectifs de ce guide 5

A.2Audience de ce guide 7

A.3Principaux logiciels illustrés dans ce guide 8

A.4À propos de ce guide 9

A.5Organisation du guide 10

Annexe B.Quelques évolutions significatives de Microsoft Office Word 2010 13

B.1Interface utilisateur plus intuitive et accessible 13

Annexe C.Fonctionnalités d’entrée - Ces fonctionnalités sont dans la pratique celles avec lesquelles la plupart des personnes sont les plus familières. 13

Annexe D.Fonctionnalités de sortie - Ces fonctionnalités aident les personnes à faire quelque chose du contenu qu'ils créent comme procéder à son enregistrement ou à son impression, définir des autorisations, préciser une version, initier sur cette base une collaboration avec d’autres personnes, initier des flux de travail (workflows en anglais), etc. 13

Annexe E.Les groupes (logiques) de chaque onglet divisent une tâche en plusieurs sous-tâches et organisent ainsi les commandes ; 15

Annexe F.Les boutons de commande de chaque groupe comportent une commande ou affichent un menu de commandes. 15

F.2Support des standards et normes en termes de formats de fichier 17

Annexe G.« Mode de compatibilité Word 2007 » correspondant à un document au format ECMA-376 Office Open XML 1ère édition ; 19

Annexe H.« Mode de compatibilité Word 97-2003 » correspondant à un document au format binaire dont la spécification du format binaire (*.doc) peut être téléchargée sur le site de Microsoft. 20

Annexe I.Réaliser l’une des opérations suivantes : 20

I.2Support amélioré des aides techniques 21

Annexe J.Bien structurer un document 27

J.1Conseils 27

Annexe K.La gestion du style graphique du document sera beaucoup plus facile, ainsi que sa modification/évolution ultérieure comme abordé dans le chapitre § Annexe HD. Utiliser une présentation appropriée ; 27

Annexe L.Cette structure pourra être conservée lorsque le document Word sera converti dans d'autres formats que celui de Word comme abordé dans le chapitre § Annexe IR. Publier le document Word dans d’autres formats ; 27

L.2Procédures 28

Annexe M.Appuyer sur L pour sélectionner l’onglet Accueil puis sur les touches P et G pour ouvrir la boîte de dialogue Paragraphes. 28

Annexe N.Préciser les caractéristiques du paragraphe. 28

Annexe O.Valider en appuyant sur ENTRÉE. 28

Annexe P.Sous Nom de style, taper le nom du style voulu. La liste affiche uniquement les styles utilisés dans le document, mais il est possible de taper le nom de tout autre style défini pour ce document. 29

Annexe Q.La structure logique du document doit primer et être hiérarchique : un titre de niveau 2 doit être précédé d'un titre de niveau 1, un titre de niveau 3 d'un titre de niveau 2, et ainsi de suite. Il est impératif de ne pas passer d’un titre de niveau 2 à un titre niveau 4 sous prétexte que le style du titre de niveau 4 vous parait plus approprié à cet endroit. 29

Annexe R.Taper le texte voulu. 30

Annexe S.Appuyer sur la touche ENTRÉE pour ajouter l'élément suivant à la liste. Word insère automatiquement le numéro ou la puce qui suit. 30

Annexe T.Pour terminer la liste, appuyer deux fois sur ENTRÉE, ou appuyer sur RETOUR ARRIÈRE pour supprimer la dernière puce ou le dernier numéro de la liste. 30

Annexe U.Appuyer sur ALT + MAJ + E. JAWS pour Windows lit alors la référence de note de bas de page ou la note de fin. 31

U.1Évaluation 31

Annexe V.Appuyer sur N pour sélectionner l’onglet Affichage puis sur P et L pour le passage en mode Plan. 32

Annexe W.Sélectionner Affichage dans la liste des types d’options. 32

Annexe X.Dans le panneau Modifier l’affichage du contenu du document à l’écran et lors de l’impression, cocher la case Marques de paragraphes dans la rubrique Toujours afficher ces marques de mise en forme à l’écran. 32

Annexe Y.Cliquer sur le bouton OK. 32

Annexe Z.Appuyer sur F pour cliquer le bouton Fichier puis sur la touche I pour cliquer le bouton Options. La boîte de dialogue Options Word s’affiche. 32

Annexe AA.Se déplacer avec la touche FLÈCHE BAS sur l’option Affichage. 32

Annexe AB.Appuyer sur la séquence de touches ALT + M pour cocher la case Marques de paragraphes. 32

Annexe AC.Appuyer sur ENTRÉE pour valider. 32

AC.2Exemples 33

Annexe AD.Donner une alternative aux éléments non textuels 35

AD.1Conseils 35

Annexe AE.Les alternatives textuelles ainsi que les légendes sont conservées lors de la conversion dans d’autres formats. Ainsi, une alternative textuelle se retrouvera dans l’attribut ALT de l’illustration lorsque le document sera publié en HTML (Cf. section § IR.1 Publier au format HTML) ; 35

Annexe AF.Cette pratique permet à la clé une meilleure gestion : 35

AF.1Procédures 35

Annexe AG.Sélectionner la disposition souhaitée dans le volet Office Disposition et cliquer sur OK pour insérer la disposition sélectionnée. 36

Annexe AH.Préciser le texte en procédant de la façon suivante : 36

Annexe AI.Sous l'onglet Création, cliquer sur le style rapide désiré dans le groupe Styles SmartArt. 36

Annexe AJ.Pour afficher d'autres styles SmartArt, cliquer sur le bouton Autres . 36

Annexe AK.Dans le champ de saisie Titre, taper un premier niveau de texte de remplacement, 38

Annexe AL.Dans le champ de saisie Description, taper une description. Cette dernière est semblable à un deuxième niveau de texte de remplacement et aide à décrire des contenus complexes pour les lecteurs qui auraient des difficultés à lire le document. 38

Annexe AM.Cliquer sur le bouton Fermer. 38

Annexe AN.Sous l'onglet Références, dans le groupe Légendes, cliquer sur Insérer une légende. 38

Annexe AO.Dans la boîte de dialogue Légende, préciser le texte de la légende sous Légende. Vérifier également que : 38

Annexe AP.Cliquer sur OK pour insérer la légende. 38

Annexe AQ.Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparaître les touches d’accès. 39

Annexe AR.Appuyer sur É pour sélectionner l’onglet Références, puis R pour ouvrir la boîte de dialogue Légende. 39

Annexe AS.Préciser le texte de la légende. 39

Annexe AT.Appuyer sur ENTRÉE pour valider. 39

Annexe AU.Appuyer sur S pour sélectionner l’onglet Insertion, puis É pour sélectionner Équations et enfin I pour Insérer une nouvelle équation. 39

Annexe AV.Taper une équation dans l’objet nouvellement créé. 39

AV.1Évaluation 39

AV.2Exemples 40

Annexe AW.Utiliser les tableaux à bon escient 41

AW.1Conseils 41

AW.2Procédures 42

Annexe AX.Sous l'onglet Insertion, dans le groupe Tableaux, cliquer sur Tableau. 42

Annexe AY.Sélectionner avec la souris le nombre de lignes et de colonnes souhaité ou cliquer sur Insérer un tableau… 42

Annexe AZ.Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparaître les touches d’accès. 42

Annexe BA.Appuyer sur S puis sur B. 42

Annexe BB.Utiliser les FLÈCHES de direction pour sélectionner le nombre de lignes et de colonnes souhaité ou appuyer sur I pour Insérer un tableau… 42

Annexe BC.Sous Outils de tableau, sous l'onglet Création, dans le groupe Styles de tableau, sélectionner dans la galerie un style de tableau approprié. 43

Annexe BD.Depuis le groupe Options de style de tableau, vérifier que les lignes et colonnes sont correctement décrits vis-à-vis de l’organisation souhaitée du tableau de données et cocher/décocher en conséquence le cas échéant les cases à cocher Ligne d’en-têtes, Ligne Total, Première colonne et Dernière colonne. 43

Annexe BE.Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparaître les touches d’accès. 43

Annexe BF.Appuyer sur JN pour Création Outils de tableau puis sur S accéder à la galerie des styles de tableau dans le groupe Styles de tableau. 43

Annexe BG.Utiliser les touches FLÈCHE BAS, FLÈCHE GAUCHE, FLÈCHE DROITE et/ou FLÈCHE HAUT pour sélectionner le style de tableau approprié et appuyer sur ENTRÉE pour valider. 43

Annexe BH.Pour modifier les cases à cocher relatives aux options du style de tableau, répéter les actions 1 et 2, puis appuyer comme précédemment sur JN. Les cases à cocher Ligne d’en-têtes, Ligne Total, Première colonne et Dernière colonne correspondent respectivement aux touches G, T, M et N. 43

Annexe BI.Sous Outils de tableau, sous l'onglet Disposition, dans le groupe Données, cliquer sur Répéter les lignes d'en-tête. 43

Annexe BJ.Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparaître les touches d’accès. 44

Annexe BK.Appuyer sur JD pour Disposition Outils de tableau puis sur P pour Répéter les lignes d'en-tête. 44

Annexe BL.Sous Outils de tableau, cliquer sur l'onglet Disposition. 44

Annexe BM.Dans le groupe Tableau, cliquer sur Propriétés, puis sur l'onglet Ligne. 44

Annexe BN.Désactiver la case à cocher Autoriser le fractionnement des lignes sur plusieurs pages. 44

Annexe BO.Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparaître les touches d’accès. 44

Annexe BP.Appuyer sur JD pour Disposition Outils de tableau puis sur O. La boîte de dialogue Propriétés du tableau s’ouvre. 44

Annexe BQ.Appuyer sur ALT + L pour sélectionner l’onglet Ligne. 44

Annexe BR.Appuyer sur ALT + U pour désactiver la case à cocher Autoriser le fractionnement des lignes sur plusieurs pages. 44

Annexe BS.Appuyer sur ENTRÉE pour valider. 44

Annexe BT.Sous Outils de tableau, cliquer sur l'onglet Disposition. 44

Annexe BU.Dans le groupe Tableau, cliquer sur Propriétés, puis sur l'onglet Cellule. 44

Annexe BV.Cliquer sur le bouton Options… Dans les options de cette boîte de dialogue, toutes les marges des cellules ou d'une cellule préalablement sélectionnées peuvent être définies. 44

Annexe BW.Après avoir saisi les paramètres des différentes marges des cellules, cliquer sur le bouton OK pour valider. 44

Annexe BX.Cliquer de nouveau le bouton OK pour sortir de la boîte de dialogue des propriétés. 44

Annexe BY.Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparaitre les touches d’accès. 44

Annexe BZ.Appuyer sur JD pour Disposition Outils de tableau puis sur O. La boîte de dialogue Propriétés du tableau s’ouvre. 44

Annexe CA.Appuyer sur ALT + E pour sélectionner l’onglet Cellule. 44

Annexe CB.Appuyer sur ALT + O pour accéder aux options. 44

Annexe CC.Après avoir saisi les paramètres des différentes marges des cellules, appuyer sur ENTRÉE pour valider. 45

Annexe CD.Appuyer à nouveau sur ENTRÉE pour sortir de la boîte de dialogue des propriétés. 45

Annexe CE.Dans le champ de saisie Titre, taper un premier niveau de texte de remplacement, 45

Annexe CF.Dans le champ de saisie Description, taper une description. 45

Annexe CG.Cliquer sur le bouton OK. 45

Annexe CH.Sous l'onglet Références, dans le groupe Légendes, cliquer sur Insérer une légende. 45

Annexe CI.Dans la boîte de dialogue Légende, préciser le texte de la légende sous Légende. Vérifier également que : 45

Annexe CJ.Cliquer sur OK pour insérer la légende. 46

Annexe CK.Appuyer sur É pour sélectionner l’onglet Références, puis R pour ouvrir la boîte de dialogue Légende. 46

Annexe CL.Préciser le texte de la légende. 46

Annexe CM.Appuyer sur ENTRÉE pour valider. 46

CM.1Évaluation 46

CM.2Exemples 47

Annexe CN.Créer des aides à la navigation 48

CN.1Conseils 48

CN.2Procédures 49

Annexe CO.Appuyer sur N2 pour Affichage puis O pour Volet de navigation. 50

Annexe CP.Sous l'onglet Insertion, dans le groupe Liens, cliquer sur la fonction Signet qui donne accès à la boîte de dialogue Signet, 51

Annexe CQ.Saisir le nom du signet et valider grâce au bouton Ajouter. 51

Annexe CU.Cliquer droit et sélectionner la fonction Lien hypertexte…. Cette fonction est également accessible depuis l'onglet Insertion du ruban Word, dans le groupe Liens, via l’icône Lien hypertexte. 53

Annexe CV.Saisir l'adresse du lien (URL). 53

Annexe CW.Cliquer sur le bouton OK. 53

Annexe CX.Sous l'onglet Insertion, dans le groupe Liens, cliquer sur Renvoi. 54

Annexe CY.Dans la boîte de dialogue Renvoi, sélectionner la catégorie de renvoi, la référence souhaitée et le type de renvoi à insérer vis-à-vis de la référence considérée. 54

Annexe CZ.Cliquer sur le bouton Insérer. 54

Annexe DA.Sous l'onglet Références, dans le groupe Table des matières, cliquer sur Table des matières, puis cliquer sur Insérer une table des matières... (ou cliquer sur l’un des styles prédéfinis). 54

Annexe DB.Confirmer les choix par OK. Microsoft Office Word 2010 insère alors une table des matières récapitulant les parties et paragraphes qui ont été définis dans des styles avec des liens vers ces parties et leurs numéros de page. 55

Annexe DC.Appuyer sur É puis sur È et enfin sur la touche I (ou sélectionner l’un des styles prédéfinis). La boîte de dialogue Table des matières s’ouvre. 55

Annexe DD.Appuyer sur ALT + V pour placer le focus au niveau de la liste Afficher les niveaux et appuyer sur FLÈCHE HAUT et FLÈCHE BAS pour préciser les niveaux de titres qui seront affichés dans la table des matières. 55

Annexe DE.Appuyer sur ENTRÉE pour insérer la table ainsi définie. 55

Annexe DF.Effectuer un clic droit et choisir Mettre à jour les champs. 55

Annexe DG.Dans la boîte de dialogue Mettre à jour la table des matières, sélectionner Mettre à jour toute la table. Sinon, les numéros de page risquent de ne pas être actualisés. 55

Annexe DH.Appuyer sur F9. 55

Annexe DI.Appuyer sur ALT + T puis ENTRÉE. 55

Annexe DJ.Sous l'onglet Références, dans le groupe Légendes, cliquer sur Insérer une table des illustrations. 56

Annexe DK.Confirmer les choix par OK. Microsoft Office Word 2010 insère alors une table des illustrations récapitulant les éléments souhaités. 56

Annexe DL.Appuyer sur É puis sur G. La boîte de dialogue Table des illustrations s’ouvre. 56

Annexe DM.Préciser les paramètres de la table. 56

Annexe DN.Appuyer sur ENTRÉE pour insérer la table ainsi définie. 56

Annexe DO.Appuyer sur É puis sur P. La liste déroulante Bibliographie s’ouvre. 57

Annexe DP.Sélectionner avec les touches FLÈCHE HAUT et FLÈCHE BAS un format prédéfini de bibliographie pour insérer la bibliographie dans le document. 57

Annexe DQ.Appuyer sur ENTRÉE pour valider. 57

DQ.1Évaluation 57

DQ.2Exemples 58

Annexe DR.Créer des formulaires accessibles 59

DR.1Conseils 59

DR.2Procédures 59

Annexe DS.Sélectionner Personnaliser le Ruban dans la liste des types d’options. 60

Annexe DT.Dans le panneau Personnaliser le ruban et les raccourcis clavier, sélectionner Onglets principaux dans la liste déroulante Personnaliser le Ruban puis cocher la case Développeur dans la liste des onglets principaux. 60

Annexe DU.Cliquer sur le bouton OK. 60

Annexe DV.Appuyer sur F pour cliquer le bouton Fichier puis sur la touche I pour cliquer le bouton Options sous Aide. La boîte de dialogue Options Word s’affiche. 60

Annexe DW.Se déplacer avec la touche FLÈCHE BAS sur l’option Personnaliser le Ruban. 60

Annexe DX.Appuyer sur la séquence de touches ALT + R pour sélectionner dans la liste déroulante Onglets principaux avec les touches FLÈCHE BAS et FLÈCHE HAUT et appuyer sur ENTRÉE pour valider. 60

Annexe DY.Appuyer sur TAB pour accéder à la liste des onglets principaux. 60

Annexe DZ.Se déplacer avec la touche FLÈCHE BAS sur la case à cocher Développeur. 60

Annexe EA.Appuyer sur la barre d’espace pour cocher la case Développeur. 60

Annexe EB.Appuyer sur ENTRÉE pour valider. 60

Annexe EC.Appuyer sur C pour sélectionner l’onglet Développeur puis sur la touche N pour le contrôle Texte enrichi ou sur la touche E pour le contrôle Texte. 61

Annexe ED.Une zone d'édition apparaît à l’endroit où était positionné le curseur. 61

Annexe EE.Sélectionner le contrôle de contenu et dans l'onglet Développeur, dans le groupe Contrôles, cliquer sur Propriétés. 62

Annexe EF.Pour créer une liste de choix, sous Propriétés de la liste déroulante, cliquer sur Ajouter. 62

Annexe EG.Taper un choix dans la zone Nom complet comme Oui, Non ou Peut-être, et préciser le cas échéant une valeur comme 2, 1 ou 0. Cliquer sur OK pour valider l’élément de la liste. 62

Annexe EH.Répéter cette étape jusqu'à ce que tous les choix figurent dans la liste déroulante. 62

Annexe EI.Cliquer sur OK pour valider. 62

Annexe EJ.Appuyer sur C pour sélectionner l’onglet Développeur puis sur la touche O pour sélectionner le contrôle Liste déroulante. 62

Annexe EK.Une zone d'édition apparaît à l’endroit où était positionné le curseur. 62

Annexe EL.Appuyer sur ALT ou F10, puis C pour sélectionner l’onglet Développeur puis sur la touche É pour afficher les Propriétés. 62

Annexe EM.Appuyer sur ALT + A. 62

Annexe EN.Taper un choix dans la zone Nom complet comme Oui, Non ou Peut-être, et préciser le cas échéant une valeur comme 2, 1 ou 0. Appuyer sur ENTRÉE pour valider. 62

Annexe EO.Répéter cette étape jusqu'à ce que tous les choix figurent dans la liste déroulante 62

Annexe EP.Appuyer sur ENTRÉE pour valider. 62

Annexe EQ.Modifier le texte d'instructions de l'espace réservé et le mettre en forme comme souhaité. 62

Annexe ER.Cliquer avec le bouton droit sur le contrôle de contenu. 62

Annexe ES.Cliquer sur Propriétés. 62

Annexe ET.Préciser un titre dans le champ Titre. 62

Annexe EU.Dans le cas d’un contrôle de texte, activer la case à cocher Supprimer le contrôle du contenu lorsque les contenus sont modifiés de façon à ce que les instructions s’effacent lorsqu'un utilisateur tape son propre texte dans un contrôle de texte ou de texte enrichi. 63

Annexe EV.Cliquer sur OK pour valider. 63

Annexe EW.Modifier le texte d'instructions de l'espace réservé et le mettre en forme comme souhaité. 63

Annexe EX.Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparaître les touches d’accès. 63

Annexe EY.Appuyer sur C pour sélectionner l’onglet Développeur puis sur la touche É pour les Propriétés. 63

Annexe EZ.Appuyer sur ALT + T pour préciser un titre. 63

Annexe FA.Dans le cas d’un contrôle de texte, appuyer sur ALT + U pour activer la case à cocher Supprimer le contrôle du contenu lorsque les contenus sont modifiés de façon à ce que les instructions s’effacent lorsqu'un utilisateur effectue une sélection dans la liste. 63

Annexe FB.Appuyer sur ENTRÉE pour valider. 63

Annexe FC.Sous Formulaires hérités, cliquer sur le champ Zone d’édition. Une zone d’édition apparaît à l'endroit où était positionné le curseur. 63

Annexe FD.Appuyer sur C pour sélectionner l’onglet Développeur puis sur la touche U pour sélectionner Outils hérités et enfin sur ENTRÉE pour valider le champ Zone d’édition qui a le focus. Une zone d'édition apparaît à l’endroit où était positionné le curseur. 63

Annexe FE.Sous Formulaires hérités, cliquer sur le champ Case à cocher. 64

Annexe FF.Si la case à cocher comporte un arrière-plan gris, cliquer sur Outils hérités dans le groupe Contrôles, puis cliquer sur Trame de fond pour supprimer la trame grise. 64

Annexe FG.Une case à cocher apparaît à l'endroit où était positionné le curseur. Taper le texte de cette case à cocher. 64

Annexe FH.Appuyer sur C pour sélectionner l’onglet Développeur puis sur la touche U pour sélectionner Outils hérités et enfin sur la touche H pour le champ Case à cocher. 64

Annexe FI.Une case à cocher apparaît à l'endroit où était positionné le curseur. Taper le texte de cette case à cocher. 64

Annexe FJ.Sous Formulaires hérités, cliquer sur le champ Liste déroulante. Une liste déroulante apparaît à l'endroit où était positionné le curseur. 64

Annexe FK.Appuyer sur C pour sélectionner l’onglet Développeur puis sur la touche U pour sélectionner Outils hérités et puis sur Z pour le champ Liste déroulante et enfin sur ENTRÉE pour valider la sélection. Une liste déroulante apparaît à l'endroit où était positionné le curseur. 64

Annexe FL.Cliquer sur le bouton Texte d’aide… La boîte de dialogue Texte d’aide des champs de formulaire s’affiche. 64

Annexe FM.Dans l’onglet Barre d’état, sélectionner Créez votre propre texte et préciser le texte d'aide qui sera lu par une aide technique comme le logiciel de lecture d’écran JAWS pour Windows. Nous recommandons de préciser le nom du champ d'édition considéré du formulaire et, si besoin, tout détail indispensable, tel que « 5 caractères maximum » par exemple. Le texte d'aide est limité à une longueur maximum de 138 caractères. 65

Annexe FN.Sélectionner l’onglet Touche Aide (F1). 65

Annexe FO.Sélectionner Créez votre propre texte et préciser le même texte d'aide que précédemment. Ce texte est affiché lorsque l'utilisateur appuie sur la touche F1. Le texte d'aide est limité à une longueur maximum de 138 caractères. 65

Annexe FP.Cliquer sur OK pour valider le texte d'aide. 65

Annexe FQ.Cliquer sur OK pour enregistrer toutes les propriétés du champ. 65

Annexe FR.Appuyer sur ALT + A. La boîte de dialogue Texte d’aide des champs de formulaire s’affiche. 65

Annexe FS.Appuyer sur ALT + B pour sélectionner l’onglet Barre d’état. 65

Annexe FT.Appuyer sur ALT + C pour sélectionner Créez votre propre texte et préciser le texte d'aide. 65

Annexe FU.Appuyer sur ALT + T pour sélectionner l’onglet Touche Aide (F1). 65

Annexe FV.Appuyer sur ALT + C pour sélectionner Créez votre propre texte et préciser le texte d'aide. 65

Annexe FW.Appuyer sur TAB pour placer le focus sur le bouton OK. 66

Annexe FX.Appuyer sur ENTRÉE pour valider le texte d'aide. 66

Annexe FY.Appuyer sur ENTRÉE pour enregistrer toutes les propriétés du champ. 66

Annexe FZ.Dans le volet Office Protection du document, dans Restrictions de modifications, activer la case à cocher Autoriser uniquement ce type de modifications dans le document. 66

Annexe GA.Dans la liste de restrictions de modification, sélectionner Remplissage de formulaires. 66

Annexe GB.Dans Activation de la protection, cliquer sur Activer la protection. 66

GB.1Évaluation 66

GB.2Exemples 67

Annexe GC.Donner des informations supplémentaires 68

GC.1Conseils 68

GC.2Procédures 68

Annexe GD.Renseigner les propriétés du document directement dans la zone de droite 68

Annexe GE.Cliquer dans cette même zone sur le bouton Propriétéspour afficher le Panneau de document au-dessus du document ou la boîte de dialogue des propriétés avancées, et renseigner les propriétés du document. 69

Annexe GF.Appuyer sur F pour cliquer le bouton Fichier puis sur E. 69

Annexe GG.Appuyer enfin sur Y1 pour les propriétés du document et renseigner les propriétés du document. 69

Annexe GH.Appuyer sur S pour activer le bouton Propriétéspuis appuyer sur les touches FLÈCHE HAUT ou FLÈCHE BAS pour sélectionner le Panneau de document au-dessus du document ou la boîte de dialogue des propriétés avancées, appuyer sur ENTRÉE pour valider et renseigner les propriétés du document. 69

Annexe GI.Sélectionner Langue dans la liste des types d’options. 70

Annexe GJ.Dans la rubrique Choisir les langues d’édition, s’assurer que toutes les langues nécessaires sont répertoriées dans la liste. Si tel n’est pas le cas, cliquer sur l’élément [Ajouter d’autres langues d’édition] pour ouvrir la liste déroulante, sélectionner la langue à ajouter puis cliquer sur le bouton Ajouter. 70

Annexe GK.Cliquer sur le bouton OK pour fermer la boîte de dialogue Options Word. 70

Annexe GL.Appuyer sur F pour cliquer le bouton Fichier puis sur la touche I pour cliquer le bouton Options. La boîte de dialogue Options Word s’ouvre. 70

Annexe GM.Appuyer sur L pour sélectionner Langues, puis sur TAB pour se positionner dans la liste des langues d’édition. 70

Annexe GN.Dans la rubrique Choisir les langues d’édition, s’assurer que toutes les langues nécessaires sont répertoriées dans la liste. 70

Annexe GO.Appuyer sur ENTRÉE pour fermer la boîte de dialogue Options Word. 71

Annexe GP.Sélectionner Langue dans la liste des types d’options. 71

Annexe GQ.Dans la rubrique Choisir les langues d’édition, sélectionner, par exemple Anglais (Etats Unis) dans la liste puis cliquer sur le bouton Définir par défaut. 71

Annexe GR.Cliquer sur le bouton OK pour fermer la boîte de dialogue Options Word. 71

Annexe GS.Appuyer sur F pour cliquer le bouton Fichier puis sur la touche I pour cliquer le bouton Options. La boîte de dialogue Options Word s’ouvre. 71

Annexe GT.Appuyer sur L pour sélectionner Langues, puis sur TAB pour se positionner dans la liste des langues d’édition. 71

Annexe GU.Appuyer sur les touches FLÈCHE HAUT ou FLÈCHE BAS pour préciser la langue, par exemple Anglais (Etats Unis) puis appuyer sur ALT + D. 71

Annexe GV.Appuyer sur ALT + O pour confirmer. 71

Annexe GW.Appuyer sur TAB puis ENTRÉE pour fermer la boîte de dialogue Options Word. 71

Annexe GX.Sous l'onglet Révision, dans le groupe Vérification, cliquer sur le bouton Langues puis sur Définir la langue de vérification. La boîte de dialogue Langues s’ouvre. 71

Annexe GY.Sélectionner la langue puis cliquer sur le bouton OK pour valider. 72

Annexe GZ.Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparaître les touches d’accès. 72

Annexe HA.Appuyer sur R et B. La boîte de dialogue Langues s’ouvre. 72

Annexe HB.Appuyer sur les touches FLÈCHE HAUT ou FLÈCHE BAS pour préciser la langue 72

Annexe HC.Appuyer sur ENTRÉE pour fermer la boîte de dialogue. 72

HC.1Évaluation 72

HC.2Exemples 73

Annexe HD.Utiliser une présentation appropriée  74

HD.1Conseils 74

HD.2Procédures 75

Annexe HE.Sous Modèles Disponibles, effectuer l'une des opérations suivantes : 76

Annexe HF.Cliquer sur Modèles installés pour sélectionner un modèle installé sur l’ordinateur ou sur l'un des liens situés sous Microsoft Office Online (Office.com). Dans ce second cas, il convient d’être connecté à Internet. 76

Annexe HG.Double-cliquer sur le modèle souhaité. 76

Annexe HH.Appuyer sur F, puis sur N. 76

Annexe HI.Appuyer sur la touche d’accès appropriée pour sélectionner un modèle installé sur l’ordinateur ou sur l'un des liens situés sous Microsoft Office Online (Office.com) et appuyer sur ENTRÉE pour valider. 76

Annexe HJ.Appuyer sur F6 pour sélectionner ce volet Office si celui-ci n’a pas le focus. 77

Annexe HK.Sous Nom de style, taper le nom du style à modifier. La liste affiche uniquement les styles utilisés dans le document, mais il est possible de taper le nom de tout autre style défini pour ce document. 77

Annexe HL.Appuyer sur la touche TAB jusqu’à atteindre le bouton Modifier et appuyer sur ENTRÉE. 77

Annexe HM.Appliquer au texte sélectionné les nouveaux attributs. 78

Annexe HN.Sous l'onglet Accueil, dans le groupe Styles, cliquer avec le bouton droit sur le style à modifier. 78

Annexe HO.Cliquer sur Mettre à jour pour correspondre à la sélection. Tous les textes utilisant ce style reflètent alors automatiquement la modification des options de mise en forme. 78

Annexe HP.Cliquer avec le bouton droit sur la sélection, pointer sur Styles, puis cliquer sur Enregistrer la sélection en tant que nouveau style rapide. 78

Annexe HQ.Dans la boîte de dialogue Créer un style à partir de la mise en forme, attribuer un nom au style puis cliquer sur OK. 78

Annexe HR.Appuyer sur F6 pour sélectionner ce volet Office si celui-ci n’a pas le focus. 78

Annexe HS.Appuyer sur la touche TAB jusqu’à atteindre le bouton Nouveau style. 78

Annexe HT.Dans la boîte de dialogue Créer un style à partir de la mise en forme, attribuer un nom au style et effectuer les adaptations nécessaires en termes d’options de mise en forme 78

Annexe HU.Appuyer sur la touche TAB jusqu’à atteindre le bouton OK et appuyer sur ENTRÉE. 78

Annexe HV.Appuyer sur F6 pour sélectionner ce volet Office si celui-ci n’a pas le focus. 79

Annexe HW.Se déplacer avec la touche FLÈCHE HAUT ou FLÈCHE BAS pour sélectionner le style. 79

Annexe HX.Appuyer sur L pour sélectionner l’onglet Accueil puis sur Y2 pour ouvrir le volet Office Styles. 79

Annexe HY.Sélectionner un thème prédéfini ou cliquer sur Autres thèmes sur Microsoft Office Online... pour télécharger un autre thème. Dans ce second cas, il convient d’être connecté à Internet. 80

Annexe HZ.Appuyer sur N1, pour cliquer sur l’onglet Mise en page puis sur È pour afficher le groupe Thèmes. 80

Annexe IA.Sélectionner un thème prédéfini avec les touches FLÈCHE HAUT ou FLÈCHE BAS ou appuyer sur R pour rechercher un thème. 80

Annexe IB.Sélectionner un jeu de couleurs de thème prédéfini dans la liste proposée. 80

Annexe IC.Créer un nouveau jeu de couleurs de thème personnalisé : 80

Annexe ID.Appuyer sur N1, puis sur C. 80

Annexe IE.Appuyer sur FLÈCHE HAUT ou FLÈCHE BAS pour sélectionner un jeu de couleurs de thème prédéfini dans la liste proposée 80

Annexe IF.Appuyer sur N pour créer un nouveau jeu de couleurs de thème personnalisé. La boîte de dialogue Créer de nouvelles couleurs de thème s’ouvre. 80

Annexe IG.Sélectionner un jeu de polices de thème prédéfini dans la liste proposée 81

Annexe IH.Créer un nouveau jeu de polices de thème personnalisé : 81

Annexe II.Appuyer sur N1, puis sur W. 81

Annexe IJ.Appuyer sur FLÈCHE HAUT ou FLÈCHE BAS pour sélectionner un jeu de polices de thème prédéfini dans la liste proposée 81

Annexe IK.Appuyer sur N pour créer un nouveau jeu de polices de thème personnalisé. La boîte de dialogue Créer de nouvelles polices de thème s’ouvre. 81

Annexe IL.Sous l'onglet Mise en page, dans le groupe Mise en page, cliquer sur Colonnes. 81

Annexe IM.Cliquer ensuite sur l’icône représentant le nombre de colonnes (deux vs. trois) qui correspond à la modification de la mise en forme à apporter. Le texte est alors scindé selon cette mise en forme. 82

Annexe IN.Appuyer sur N1 puis sur (MAJ+) 8. 82

Annexe IO.Se déplacer avec la touche FLÈCHE BAS pour sélectionner le nombre de colonnes approprié (deux vs. trois). 82

Annexe IP.(Appuyer sur C pour accéder à la fonction Autres colonnes…). 82

IP.1Évaluation 82

IP.2Exemples 82

Annexe IQ.Vérifier l’accessibilité du document Word 84

IQ.1Procédures 85

IQ.2Pour aller au-delà 87

Annexe IR.Publier le document Word dans d’autres formats 88

IR.1Publier au format HTML 89

Annexe IS.Dans la liste Nom du fichier, entrer ou sélectionner un nom pour le document. 89

Annexe IT.Dans la liste Type, sélectionner Page Web, filtrée (*.htm ;*.html). 89

Annexe IU.Cliquer sur Enregistrer pour valider. 89

Annexe IV.Une boîte de message Microsoft Office Word informe que certaines fonctionnalités d’Office ne seront pas disponibles si la page est ré-ouverte ultérieurement depuis Word 2010. Appuyer sur OK pour continuer. 89

Annexe IW.Appuyer sur F, puis sur A. La boîte de dialogue Enregistrer sous s’affiche.  89

Annexe IX.Appuyer sur ALT + T et appuyer sur FLÈCHE HAUT ou FLÈCHE BAS pour sélectionner Page Web, filtrée (*.htm ;*.html). 89

Annexe IY.Appuyer sur ENTRÉE pour valider les options d’enregistrement. 89

Annexe IZ.Une boîte de message Microsoft Office Word informe que certaines fonctionnalités d’Office ne seront pas disponibles si la page est ré-ouverte ultérieurement depuis Word 2010. appuyer sur ENTRÉE pour continuer. 89

IZ.2Publier au format PDF 90

Annexe JA.Dans la liste Type, sélectionner PDF (*.pdf). 92

Annexe JB.Dans la liste Nom du fichier, entrer ou sélectionner un nom pour le document. 92

Annexe JC.En regard de Optimiser pour, cliquer sur Standard (publication en ligne et impression). 92

Annexe JD.Cliquer sur le bouton Options… pour préciser les options de conversion. La boîte de dialogue Options s’ouvre. 92

Annexe JE.Cliquer sur le bouton OK. 92

Annexe JF.Préciser le nom du fichier dans le champ Nom de fichier et cliquer sur le bouton Publier. 92

Annexe JG.Appuyer sur F, puis sur A. La boîte de dialogue Enregistrer sous s’affiche.  92

Annexe JH.Appuyer sur ALT + T et appuyer sur FLÈCHE HAUT ou FLÈCHE BAS pour sélectionner PDF (*.pdf). 92

Annexe JI.Appuyer sur ALT + N et entrer un nom pour le document. 92

Annexe JJ.Appuyer deux fois sur ALT + O. La boîte de dialogue Options s’ouvre. 93

Annexe JK.Vérifier que la case Balises de structure de document pour l’accessibilité est bien cochée et appuyer deux fois sur ALT + O pour cocher la case Compatible ISO 19005-1 (PDF/A). 93

Annexe JL.Appuyer sur ENTRÉE pour fermer la boîte de dialogue Options. 93

Annexe JM.Appuyer sur ENTRÉE pour valider les options d’enregistrement. 93

JM.2Publier au format Document XPS 94

Annexe JN.Le format Document XPS constitue dans le même temps un format de « spool » ; 94

Annexe JO.Enfin, il s’agit également d’un langage de description de page-imprimante (Page Description Language ou PDL). 94

Annexe JP.Dans la liste Nom du fichier, entrer ou sélectionner un nom pour le document. 95

Annexe JQ.Dans la liste Type, sélectionner Document XPS (*.xps). 95

Annexe JR.En regard de Optimiser pour, cliquer sur Standard (publication en ligne et impression). 95

Annexe JS.Cliquer sur le bouton Options… pour préciser les options de conversion. La boîte de dialogue Options s’ouvre. 95

Annexe JT.Cliquer sur le bouton OK. 95

Annexe JU.Préciser le nom du fichier dans le champ Nom de fichier et cliquer sur le bouton Publier. 95

Annexe JV.Appuyer sur F, puis sur A. La boîte de dialogue Enregistrer sous s’affiche.  95

Annexe JW.Appuyer sur ALT + T et appuyer sur FLÈCHE HAUT ou FLÈCHE BAS pour sélectionner Document XPS (*.xps). 95

Annexe JX.Appuyer sur ALT + N et entrer un nom pour le document. 95

Annexe JY.Appuyer deux fois sur ALT + O. La boîte de dialogue Options s’ouvre. 96

Annexe JZ.Vérifier que la case Balises de structure de document pour l’accessibilité est bien cochée et appuyer sur ENTRÉE pour fermer la boîte de dialogue Options. 96

Annexe KA.Appuyer sur ENTRÉE pour valider les options d’enregistrement. 96

KA.2Publier au format DAISY 96

Annexe KB.Cliquer sur l’option Save as DAISY, puis sur Full DAISY (from Single docx) et enfin sur Narrator-DtbookToDaisy pour publier une version du document de travail au format DAISY 3 (audio MP3). La boîte de dialogue Narrator-DtbookToDaisy s’affiche. 102

Annexe KC.Après avoir précisé la destination, cliquer sur le bouton Translate. La conversion est alors initiée. Un rapport de conversion est publié à la fin de l’opération, précisant le statut de succès ou d’échec, les limites ou problèmes rencontrés. 102

Annexe KD.Appuyer sur F, puis sur Z, Y, A et enfin sur D pour valider. La boîte de dialogue Narrator-DtbookToDaisy s’affiche. 102

Annexe KE.Préciser la destination. 102

Annexe KF.Appuyer sur ENTRÉE pour valider les options d’enregistrement. 102

Annexe KG.Après avoir précisé la destination, cliquer sur le bouton Translate. La conversion est alors initiée. Un rapport de conversion est publié à la fin de l’opération, précisant le statut de succès ou d’échec, les limites ou problèmes rencontrés. 103

Annexe KH.Appuyer sur F, puis sur Z, Y et enfin sur S pour valider. La boîte de dialogue DAISY Translator s’affiche. 103

Annexe KI.Préciser la destination. 103

Annexe KJ.Appuyer sur ENTRÉE pour valider les options d’enregistrement. 103

Annexe KK.Remarques en guise de conclusion 108

Annexe KL.Pour aller plus loin 109

Annexe KM.A propos de l’accessibilité de ce document 110

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