Iron Mountain verticalise son offre de gestion








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COMMUNIQUE DE PRESSE




Iron Mountain verticalise son offre de gestion

des documents actifs
Salon Documation, CNIT Paris La Défense

Stand B 15

Morangis, le 24 mars 2009 - Afin de répondre aux besoins de ses clients, Iron Mountain adapte son offre de gestion documentaire aux attentes spécifiques de certains secteurs et départements. A l’occasion du salon Documation 2009, qui se déroulera les 25 et 26 mars prochains à Paris, Iron Mountain présentera ses nouvelles gammes de solutions de gestion des document actifs destinées à un large éventail de secteurs, parmi lesquels la santé et la finance/assurance.
Les solutions de gestion de documents d’Iron Mountain couvrent l’ensemble du cycle de vie des documents : l’acquisition, le tri et l’archivage des informations papier, la numérisation et l’hébergement à la demande de données électroniques ainsi que le contrôle d’expiration et la destruction des documents périmés. Il n’y a ainsi aucune rupture dans la chaîne documentaire, pour une plus grande sécurité et une meilleure maîtrise des informations. Iron Mountain propose aux entreprises d’externaliser, en fonction de leurs besoins, tout ou partie de la gestion de leurs documents. Par exemple, à la place du « tout numériser », la société propose une approche pragmatique centrée sur les besoins particuliers de l’entreprise et de ses différents départements,  permettant de réduire les coûts et d’accéder rapidement aux documents archivés.
Des besoins spécifiques
La gestion des documents Ressources Humaines

En matière de Ressources Humaines, le principal défi est de sécuriser l’accès aux informations. Que les archives du personnel (contrats de travail, fiches de salaire, dossiers médicaux) soient sous format papier ou numérique, leur accès doit être à la fois facilité et contrôlé. Lorsque les missions de la fonction RH sont assurées par plusieurs bureaux, ou lorsque la personne qui en est chargée couvre plusieurs zones géographiques (nationales et internationales), il faut pouvoir faciliter l’accès à l’information sans risque de dispersion. La consultation de ces documents par différentes personnes, parfois en dehors du service RH, doit être contrôlée. Elle peut en effet entraîner une duplication des fichiers et des correspondances (courriers électroniques, fax), engendrant des problèmes d’efficacité, des risques de perte de fichiers et/ou de divulgations involontaires. L’entreprise doit par ailleurs gérer le niveau d’accès aux documents en fonction de la position hiérarchique de l’utilisateur. Iron Mountain répond à ces défis en proposant une offre associant gestion externalisée des documents actifs et à une plateforme d’hébergement permettant la consultation en ligne des dossiers du personnel.

La gestion des documents actifs pour les organismes de santé

Être en mesure de livrer les bons dossiers médicaux au bon moment et au bon endroit, limiter l’exposition aux risques cliniques et maîtriser les coûts de gestion des documents : voici les trois principaux défis auxquels répond Iron Mountain. La société emploie notamment une méthode d’archivage éprouvée auprès de nombreuses institutions hospitalières : la conservation des dossiers actifs en « rayonnage ouvert ». Un code-barres est créé pour chaque dossier et les fichiers sont numérisés chaque fois que cela est nécessaire.
La gestion des documents actifs pour la Finance/Assurance 

Iron Mountain offre aux départements Finance et Assurance une solution permettant de gérer plus rapidement et efficacement les litiges ainsi que les dossiers de crédit. Répondre rapidement aux litiges éventuels peut éviter non seulement une diminution de chiffre d’affaires mais également, dans certains cas, une perte en termes d'image et de crédibilité. La réunion des preuves nécessaires à la résolution de ces litiges est un défi majeur. Chaque transaction peut générer une documentation importante. Bien que la plupart des ces documents ne feront jamais l’objet de recherches, ils doivent être tous facilement disponibles pour servir de preuve de la transaction, de la livraison, de l’achat, etc. L’approche intelligente d’Iron Mountain en matière de numérisation et d’archivage lui permet de s’adapter aux besoins et budgets des entreprises. Les technologies employées par la société permettent, par exemple, de ne scanner que certaines parties ou type de documents (Image à la demande).
La gestion des dossiers de crédit constitue également un véritable challenge pour les départements finance des entreprises. La plupart des dossiers liés aux prêts sont créés
tôt dans le processus. Cependant, avenants et documents additionnels (changement de nom, etc.) viennent s’ajouter tout au long de la durée du prêt. Gérer l’intégrité des dossiers est donc complexe. Et ceci d’autant plus que les créances sont parfois cédées à d'autres institutions de prêt, les fichiers étant transférés à l’acquéreur sous format papier ou électronique.

Atelier : La Protection et l’Accessibilité des documents actifs

Le 26 mars, de 14H15 à 15h00, Iron Mountain animera un atelier sur le thème : « Protection et Accessibilité de vos documents actifs ». Les documents actifs, appelés aussi archives courantes ou vivantes, sont les documents qui ne peuvent être encore définitivement archivés car ils font toujours partie des processus de l’entreprise au quotidien. La société a développé un système d’archivage « en rayonnage ouvert » pour gérer efficacement ce type de documents dans ses centres de conservation et propose des solutions complètes et intégrées qui marient stockage physique, conversion électronique et stockage numérique des documents actifs. Iron Mountain présentera ses services de gestion des dossiers actifs ainsi que sa solution de gestion en Workflow avec une démonstration de l'outil GDM Iron Mountain.
A propos d’Iron Mountain

Iron Mountain Incorporated (NYSE: IRM) aide les organisations du monde entier à réduire les coûts et les risques associés à la protection et au stockage des informations. La société propose une gamme complète de solutions de gestion d'archives (records management) et de protection des données. Elle apporte son expertise et son expérience pour relever des défis complexes tels que l'augmentation des coûts de stockage, les litiges, la conformité aux obligations légales et réglementaires ainsi que la reprise après sinistre. Fondée en 1951, Iron Mountain est le partenaire de confiance de plus de 120 000 entreprises clientes en Amérique du Nord, en Amérique Latine, en Europe ainsi que dans la région Asie-Pacifique. Pour de plus amples informations, consultez le site www.ironmountain.fr.

Contacts




Contact presse :                   




Nazca HardCom                  

Catherine Bienbeau             
Tel : 01 30 15 24 38  

catherine@hardcom.com      


Iron Mountain Europe 

Claire Galboix-Alcaix      
Marketing Communications Manager 

CGalbois-Alcaix@ironmountain.co.uk  

Iron Mountain

6-12 avenue Descartes

ZI Les Sables

91420 Morangis




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