Les archives, informations dans le système d’information








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Les archives, informations dans le système d’information
La question des archives se trouve au croisement de plusieurs problématiques. Le souci de bonne gestion conduit notamment à limiter les copies et les conservations multiples. Mais c’est aussi un terrain sur lequel on est rattrapé par la technologie, à travers la gestion électronique des documents et les projets de dématérialisation.
Les supports sont en parfait état, mais le logiciel d’accès n’est pas maintenu par l’éditeur… les données sont conservées en intégralité, mais sans identification exploitable et sans méta données pour la recherche… les supports dépassent les 5 ans et sont illisibles avec les nouvelles versions des logiciels… les données sont conservées et accessibles, mais sans traçabilité de leur intégrité. Telles sont quelques-unes des mésaventures des archives électroniques que cite Marie-Anne Chabin qui présente le sujet (1),
Mais avant l’électronique, il y a eu le papier. Et vu les durées de conservation légales de certains documents, le zéro papier ne serait pas pour tout de suite.
Qu’il concerne des documents papier et/ou électroniques, l’archivage peut être défini comme une activité stratégique dans la mesure où il lie 3 enjeux pour l’entreprise, qui doit maîtriser tout à la fois :

- la valeur juridique des documents lorsqu’ils en possèdent une (authenticité -l‘auteur qui a signé ou envoyé le document est identifié- et intégrité le document n‘a subi aucune altération depuis sa création.)

- la qualité de l’information (fiabilité, accessibilité)

- l’efficacité du système (exploitabilité, coûts)

En cas de contentieux, un mauvais archivage de certaines pièces peuvent amener les dirigeants devant un tribunal.
En matière d’archivage, l’entreprise doit faire face à de multiples contraintes, puisqu’elle se trouve face à :

- la loi (archives légales ou auditables)

- le risque de contentieux (archives à valeur probante)

- le risque de sinistres (archives vitales nécessaires pour redémarrer l’activité)

- la conduite de l’action et de la stratégie (archives internes)

- la nécessité de conserver une mémoire (archives historiques).

Ce défi est complexe, dans la mesure où les formats et supports sont de toutes natures et que les durées de conservation des données sont variables, alors même qu’elles sont imbriquées au sein de documents et de dossiers composites.
Dans le domaine de l’habitat, aux contraintes générales (contrôles fiscaux et Urssaf) s’ajoutent des contraintes spécifiques, liées :

- à la Mission interministérielle d’inspection du logement social (Milos)

- à l’Agence nationale pour la participation des employeurs à l’effort de construction (Anpeec, «1% logement»)

- aux contentieux liés à la construction

- aux contentieux avec les locataires

Parmi les délais légaux de conservation, les plus courants sont de :

- 5 ans : rémunérations et loyers

- 6 ans : délai fiscal

- 10 ans : documents commerciaux et comptables

- 30 ans : marchés, travaux, actes de société, responsabilité

- 90 ans recommandés pour les salariés à compter de leur date de naissance, en notant qu’une circulaire du 1er ministre (1993) étend ce délai aux ayants droit.

Ces délais peuvent courir à compter :

- de la date de création du document archivé

- de la date de réception ou de validation ou d’enregistrement

- de la fin de l’exercice comptable

- de la fin de l’affaire (construction)

- de la naissance ou du décès d’un individu

- d’un événement non encore survenu (fin d’un contrat ou d’un prêt…)
De l’archive à « l’information life cycle management »
Les archives ont une définition légale, avec la loi du 3 janvier 1979 (code du patrimoine), il s’agit de « l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale ou par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité. » Quant à l’archivage, en l’absence de définition officielle, on pourra retenir celle donnée par une avocate spécialiste des archives numériques, Valérie Sedaillan, il s’agit de « l’ensemble des actions, outils et méthodes mises en œuvre pour conserver à moyen et à long terme des informations, dans le but de les exploiter. L’archivage représente donc les actions qui conduisent à ce qu’un document soit capté, stocké et indexé de façon à le rendre accessible par la suite. »
La norme Iso 15489 (1981) définit pour sa part les « records », il s’agit de « documents créés, reçus et préservés à titre de preuve et d’information par une personne physique ou morale dans l’exercice de ses obligations légales ou la conduite de son activité. » Comme le précise Marie-Anne Chabin « en matière d’archive, on met toujours en avant la loi, (obligations du droit fiscal ou du droit du travail) mais dans certains secteurs (banque, pharmacie…) les règles d’audit sont plus contraignantes. »
Dans cette norme, les « records » font l’objet du « records management », qui recouvre le « champ de l’organisation et de la gestion en charge d’un contrôle efficace et systématique » qui concerne « création, réception, conservation, utilisation et sort final des documents, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l’information liées à la forme des documents. » Il se distingue du « document management », sous la responsabilité de l’utilisateur, qui peut y apporter des modifications. Autre notion, celle « d’information life cycle management » sous-tendue par l’idée de gérer les données en fonction de leur valeur et de leur criticité. Elle prend son sens par rapport au coût de stockage, physique ou informatique, et fait intervenir des critères de rapidité d’accès, de sécurité/confidentialité et de fréquence d’accès (2)
La vie des archives est marquée par plusieurs bornes. La première intervient en fin de cycle de production des données (document management) où, après échanges et modifications, intervient la validation, signature ou autre. Les données sont maintenant figées. S’ouvre alors la phase du record management qui s’achèvera à l’échéance légale, ou interne, de conservation. Entre ces deux bornes juridiques s’intercale une borne logistique, la « fin d’usage courant » où le stockage pourra être par exemple éloigné.
Le versement est l’action de transférer un ensemble de documents vers le service d’archives. Ce transfert physique s’accompagne d’un transfert de responsabilité, matérialisés par un bordereau comportant :

- la fiche d’identité du service versant et des documents archivés

- la description de ces documents, boîte par boîte et leur sort final

- la validation : date et double signature
La compilation de ces bordereaux permet de constituer la « base archives » qui va servir à gérer les documents archivés et notamment leur adresse physique. Le classement au continu, où de nouvelles boîtes viennent prendre la place des boîtes détruites, en même temps que leur adresse, représente aujourd’hui la règle de bonne gestion. Par rapport à un classement par thème, les gains de place sont de l’ordre de 30%, mais il suppose naturellement qu’il y aie un responsable des archives.
Les conditions de conservation physique optimale sont :

- température de 12 à 18° selon les supports

- hygrométrie de 55 à 60%

- charge au sol de 1.2 à 1.7 tonne/m2

- système de détection incendie

- éclairage naturel limité, équivalent à 10% de surface vitrée

Les consultations doivent s’accompagner d’une traçabilité des documents, des emprunteurs et de l’activité du service Archives, qu’il s’agisse de copies ou de documents originaux. Dans ce dernier cas, en plus d’un enregistrement sur un bordereau de communication, s’ajoute une « fiche fantôme » qui prend la place de l’original jusqu’à restitution.
Les éliminations font elles aussi l’objet d’un bordereau, décrivant les séries de boites détruites (du N° tant au N° tant, nombre de boîtes), le contenu (dossiers marchés, factures…) la date de création des documents, leur délai de conservation, la signature d’un responsable, voire une double signature (Cf. encadré Opac des Vosges))
L’archivage électronique
Les archives électroniques recouvrent des documents numérisés, à partir de papier ou de microfilms, et des documents numériques natifs, dans le format d’encodage créé par une application.
Elles font apparaître 3 composantes, que le support physique ne dissocie pas :

- le contenu (texte, message exprimé)

- la structure (organisation en titres, chapitres, paragraphes)

- la présentation (mise en forme visuelle : marges, polices de caractères, gras, italique et autres enrichissements typographiques…)

Notion majeure des archives électroniques, les méta données, ou attributs décrivent le contexte, le contenu et la structure des documents ainsi que leur gestion dans le temps (Cf. Iso 15489).
L’électronique fait en outre apparaître des problèmes de restitution qui ne se posent pas avec un support physique comme le papier. Cette restitution de l’information demande de disposer notamment de moyens logiciels, à même de relire le format du document, et de moyens matériels sans parler de la puissance électrique pour les faire tourner.
Parmi les supports d’archivage, Marie-Anne Chabin conseille d’opter pour les supports « write once read many » (Worm) ou pour le système Centera d’Emc (non réinscriptible, disques courants, redondance des données, évolution des supports automatique et permanente).
L’électronique est une technologie où l’obsolescence est rapide, qu’il s’agisse des supports et plus encore des formats, d‘où l‘intérêt du Xml, indépendant des logiciels de restitution. Pour les durées de conservations longues, il faut envisager la nécessité d’effectuer plusieurs migrations. Certaines d’entre elles peuvent constituer des défis technologiques, comme dans le cas de la migration de la signature électronique avec son certificat.
Le choix des objets de l’archivage électronique répond à plusieurs questions :

- quels sont ceux qui ont valeur de preuve et/ou valeur d’information ?

- existe-t-il ou non des supports alternatifs en concurrence avec l’électronique ?

- quel est le nombre et quelle est la répartition géographique des utilisateurs?

- quel est le document de référence et qui est son détenteur ? (on évitera ainsi les situations où chaque détenteur d’un exemplaire compte sur les autres pour conserver un document qui ne le sera finalement pas).

L’objet à archiver doit être ensuite qualifié :

- quelle durée de vie ?

- quels besoins de consultation ? (quelle information, par qui ?)

- quelle fréquence d’accès ?

- quelle rapidité d’accès ?
La capture s’exercer sur un contenu figé. (le stockage de l’information se distingue de la sauvegarde qui restitue les dernières données créées.). Elle peut être automatique ou volontaire et déclarative. Elle peut intervenir à la création, à la réception ou à la clôture d’un exercice ou d’une affaire.

Les recherches ultérieures s’effectueront à partir de n’importe laquelle des métadonnées. Celles-ci peuvent être définies au niveau du document ou d’une série de documents.

Les règles de gestion à mettre en place portent sur la durée de vie (avec alerte à échéance), les conditions de stockage et les migrations, les modes de recherche (avec utilisation éventuelle d’un moteur à l’interne) et les droits d’accès, avec appui possible sur un annuaire Ldap. Attention aux droits d’accès nominatifs, et à la nécessité de déverrouillages manu militari en cas de départ du titulaire.
La sécurité intervient quant à elle d’abord au niveau du système d’information. Le système d’archivage est un de ses sous-ensembles, il ne peut être moins sécurisé. Des procédures de contrôle doivent être par ailleurs mises en place, pour l’entrée et la sortie des données et pour le contrôle des accès, en s’appuyant notamment sur des audits.
Les risques encourus avec l’archivage électronique sont de plusieurs ordres. Ceux qui sont d’ordre technique (perte de données lors de compression ou de migration, modification du document, problème de compatibilité des outils de lecture…) doivent faire l’objet d’une évaluation des risques et de précautions ad hoc. Les risques sont aussi de nature juridique : non-disponibilité de l’information, authenticité contestée, lacunes de la traçabilité (enregistrements d’accès absents, perte de métadonnées lors d’une migration…). On cherchera à les contrer en exerçant la rigueur voulue au moment de l’enregistrement et en assurant la traçabilité, de manière systématique. La bonne adaptation du plan de classement et les procédures de validation offrent, quant à elles, une parade aux risques organisationnels (être incapable de dire quelle est la bonne version, qui a produit le document, ou si un dossier est complet…)
Les coûts de l’archivage électronique se répartissent entre :

. identification (40%)

Cette phase amont est celle de l’établissement du plan de classement avec les durées de conservation, fonctionnelles et légales, de l’énoncé des règles de nommage, de la définition des méta données nécessaires lors de la capture, et après. « Archiver, c’est anticiper le couple objet de données/règles de gestion. »

. stockage (40%)

Les coûts concernent les supports, au lancement et en remplacement (disques, bandes) et les équipements de stockage (locaux, baies, robots). Les prix du stockage baissent, parallèlement à une technologie qui progresse.

. gestion et maintenance (40%).

« Archiver, c’est une activité, continue ». Le plan de classement doit être maintenu (évolution des activités et de l’organisation de l’entreprise) les supports aussi (logiciels de gestion et d’accès, contrôle de l’état des supports, migrations).
Papier ou électronique, comment choisir
Possibilité d’éloigner le stockage, possibilités de duplication, rapidité d’accès, accès partagé, accès par des liens au lieu de circulations de copies, malléabilité du numérique permettant des extractions différenciées (masque, mot de passe…) l’archivage électronique présente des avantages évidents en termes d’efficacité. En termes de fiabilité aussi. A cet égard, le papier jouit parfois d’une réputation usurpée : il est parfois moins fiable que le numérique pour ce qui est de la traçabilité des consultations et des modifications ou même des falsifications.
Dans un contexte juridique et technique qui évolue rapidement, les choix opérés aujourd’hui devront être régulièrement réexaminés à la lumière de ces évolutions. Parmi les critères de pertinence du type d’archivage (papier ou électronique), on peut citer la validité juridique (le document électronique est-il recevable en cas de contentieux ?), le rapport entre coûts de l’archivage et montant des risques et surtout le format natif des documents. Archiver sous forme native apparaît comme une démarche naturelle, dans la logique de la notion « d’original », alors que certains objets (sites, bases de données…) ne peuvent être imprimés, et que le support papier peut être lourd et malcommode.
L’archivage électronique apparaît comme une bonne solution lorsqu’il est appliqué à bon escient, avec une sécurité optimale, des règles de gestion clairement établies (durée, support, accès) et une maintenance régulière.
Cependant, le numérique n’est pas porteur en lui-même d’organisation. L’archivage électronique doit s’accompagner d’une définition claire du périmètre d’archivage (quels documents ou objets de données archiver?) et d’une révision des processus, avant de choisir le support le plus adapté. Sans parler de l’intégration des exigences archivistiques dans la conception des applications.

(1) www.archive17.fr

(2) Voir par exemple la présentation des journées « Ilm et archivage électronique » organisées en janvier 2005 par les Forums des impacts technologiques informatiques et la revue « i-stockage » sur www.itforums.com
((Encadré))

Archives papier, faut-il les externaliser ?
Une des premières questions qui intervient ici est celle de la disponibilité, ou non, de locaux en interne et de leur coût d’aménagement.

En France, 3 ou 4 prestataires sont certifiés selon la norme NF 40-350 pour le stockage du papier. Attention à éviter la mésaventure vécue par ceux qui ont contracté avec un garde-meuble, et dont le contrat ne prévoit pas la consultation…

En externalisation, il y a 2 postes de coût principaux:

- le stockage. A l’année, le mètre linéaire (une dizaine de boîtes) peut être facturé de 3 à 6€, mais ce prix peut descendre à 1,5€

- la consultation : de 30 à 50 € la communication, avec la possibilité de « prix de gros »
((Encadré))

Des normes…
Produite dans la ligne de la loi du 12 juillet 1980 la norme NF 42-013 comporte des recommandations sur la conception et l’exploitation des systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents qu’ils stockent. Elle est en perte de vitesse, face à une internalisation de la normalisation.

La norme Iso 17421 s’appuie sur le modèle «Open archival information system » (Oais) mis en place pour faciliter ‘échange de données spatiales. Il contient un modèle d’information qui distingue dans l’objet d’information l’objet des données et les informations de représentation et un modèle fonctionnel qui identifie notamment les acteurs et les fonctions à travers 4 instances: entrée, stockage, gestion des données, accès.

Le modèle européen « Model requirements for the management of électronique record » (MoReq) s’intéresse pour sa part aux exigences fonctionnelles pour l’organisation de l’archivage électronique à des fins de preuve à l’aide d’un système d’archivage électronique, en conformité avec les exigences légales et de sécurité (Cf. www.archive17.fr/MoReq_en_français.pdf).
des textes, en attendant la jurisprudence…
Loi du 6 janvier 1978 et directive européenne du 24 octobre 1995 : protection de la vie privée, obligations de non-divulgation, de déclaration et de destruction des données nominatives, amendes et emprisonnement prévus en cas de conservation indue… mais fréquente impossibilité technique d’extraire du système d’information les données à détruire.

Loi du 13 mars 2000 et modification du code civil portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l’information et relatif à la signature électronique : L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. (Art. 1316-1 du code civil)

Décret 2002-9-692 du 30 avril 2002 relatif à la dématerialisation des procédures de passation des marchés publics

Décret 2003-632 du 7 juillet 2003 modifiant le Code général des impôts : les factures transmises par voie électronique tiennent lieu de facture d’origine. Elles doivent donc être conservées dans leur format original : sur support informatique pendant une durée au moins égale au délai du droit de reprise (3 ans), sur tout support au choix de l’entreprise pendant les trois années suivantes.

Loi de sécurité financière 2003-706, du 1er août 2003 : modernisation des autorités de contrôle, sécurité des épargnants et des assurés, modernisation du contrôle légal des comptes et transparence

Loi pour la confiance dans l’économie numérique (Lcen) 2004-575 du 21 juin 2004: l’acte juridique peut être établi et conservé sous forme électronique.
et des pistes
www.archivesdefrance.culture.gouv.fr

www.journaldunet.com

www.itforums.com

www.mascre-heguy.com

www.guideinformatique.com

http://pin.cnes.fr

www.adae.gouv.fr

On trouvera notamment sur ce dernier site le « Guide de conservation des informations et des documents numériques pour les télé procédures, les intranet et les sites internet : format, support, méta données, organisation, xml et normalisation » (version 3)

A lire aussi :

- « Logiciels de stockage des données », Guy Chenot, Vuibert 2000, 250 pages

- « Guide de l’archivage électronique sécurisé » sous la direction de Michel Lesourd, juillet 2000

- « Conservation et archivage de l’écrit sous forme électronique », Jurisclasseur Communication et commerce électronique

- « Archivage et pérennisation », N° spécial de la revue « Document numérique » coordonné par Marie-Anne Chabin, septembre 2004

((Encadré))

Opac des Vosges : du papier au document électronique
L’Opac des Vosges (1) estime que ses archives papier ont atteint les 5 kilomètres linéaires en l’an 2000, année qui voit la fonction se professionnaliser, avec la création d’un poste d’archiviste. Profil de l‘embauchée : Dut information et communication, option documentation d’entreprise, module archives. Elle suivra d’abord un stage aux Archives départementales. Une solution fructueuse, en termes de formation aux procédures comme pour la suite, où ce service se relève un partenaire précieux. En matière de conseil d’abord, de responsabilité aussi : son directeur appose par exemple son visa sur tous les bordereaux de destruction, à côté de celui du directeur général de l’Opac.
Après 9 mois d’activité, 700 mètres linéaires auront ainsi été détruits, tandis qu’auront été versées au service départemental la collection de livres d’enregistrement des marchés ou les procès-verbaux de délibération, c’est à dire le plus simple, vu le long travail descriptif qui peut être demandé par certaines opérations de versement.
Parallèlement, l’archiviste interview tout le monde : quels sont les dossiers que vous traitez ? Quelle est leur typologie ? Exemple : en gestion locative on trouve un dossier locataire avec un contrat, des états des lieux, entrant et sortant, et de la correspondance.
Cela prendra 18 mois, avec, au bout du compte, un tableau de gestion élaboré pour tous les documents, produits et reçus, avec 4 colonnes. A côté de la typologie, on y trouve la durée d’utilité administrative, le sort final (tri/destruction) et des observations. Les tris concernent des séries destinées à la destruction et dont on conserve une partie, pour mémoire, par exemple toutes les années en 0 ou en 5 des marchés, , ou bien tous les dossiers du personnel dont le nom commence par une lettre donnée de l’alphabet.
Les archives papier ont donc un tableau de gestion informatique, paramétrable, ce qui permet notamment de prendre en compte de nouveaux types de document, comme ceux créés par le service Qualité, pour décrire des procédures (suivi de chantier, etc.). Un service Qualité qu a naturellement participé à la définition des opérations d’archivage : les services mettent en boîte, un bordereau décrit le contenu, il est validé par le responsable du service, l’archiviste vient prendre livraison de la boite, non sans avoir vérifié le bordereau, qu’il lui reste ensuite… à archiver.
L’aménagement d’une salle d’archive est en cours. Le logiciel de gestion de prêt est pour sa part déjà disponible. Il s’agit d’un développement interne écrit en visual basic.net, selon quelques principes : archivage par adresse physique, recherche via le navigateur de tout un chacun, en fonction de ses droits, responsabilité de l’archiviste sur les prêts physiques.
Le développement interne (2 mois/homme) a été décidé après une consultation qui a fait apparaître les offres du marché beaucoup trop riches vue la modestie du besoin.
Deuxième portail d’archivage développé : celui de la gestion des archives électroniques. 3 mois/homme, tout au moins pour l’interface client. Après, de même que la nouvelle salle des archives physiques devra être rechargée, il reste ici à entrer le contenu en stock.
A l’Opac des Vosges, les microfiches sont utilisées depuis 1985 pour archiver des sorties informatiques. Une Ged de format propriétaire (Taurus) a été acquise en 1985. Elle n’est plus maintenue. Le portail d’archivage a été mis en place début 2005 et concerne aujourd’hui la gestion locative, avant de s’étendre, avec l’objectif de disposer sous forme numérisée de tout ce qui entre ou qui sort de l’Opac.
L’application permet, depuis le navigateur, de visualiser le contenu d’un dossier locataire, et, depuis cette liste de documents, d’accéder à leurs images. . On peut visualiser attestations (assurance, ramonage), avis (acomptes de charge, débits, réduction, régulation, pour les locataires actuels et précédents, échéances), des bordereaux (quittances, réductions). La recherche se fait par nom de locataire et de commune.
Tout ce qui sort de l’informatique en impression papier fait l’objet d’une impression en Pdf et d’une indexation automatique. Le papier qui arrive à l’Opac (retours des Supplément de loyer de solidarité (15 000), des enquêtes assurance (15 000) ou ramonage (1 300) est scanné au format Tif sur un poste de lecture automatique de documents (Lad) et indexé. En avril 2005, le volume des archives électroniques atteignait 9 Go, images et index. Ces derniers, qui permettent de pointer une image représentaient 800 000 lignes d’enregistrement. En vitesse de croisière, le volume annuel pourrait atteindre les 15 Go pour le parc de 20 000 lots (logements, garages…). Et il faudra faire des efforts ! Actuellement, l’avis d’échéance édité par un prestataire pèse 92 ko. Multiplié par 15 000, il faut 25 heures pour les transmettre, si aucun problème n’est rencontré. On vise donc la division par 4 du poids de leur image, à 20 ko, il suffirait d’une petite nuit de 6 heures.
La récupération de l’historique (en cours) est facilitée par le fait que les cassettes et les bandes qui avaient été chargées dans Taurus ont été conservées. Questions pour l’avenir : comment procédera-t-on lorsque l’on passera au scan des courriers qui arrivent au siège ou dans les agences ? Au nombre de 5, celles-ci jouissent d’une grande autonomie (demandes et attributions, entrées et sorties de locataires, encaissement des loyers, gestion des impayés, entretien GE&GR, surveillance des groupes). Est-ce que le scanage sera déployé en agence ou faudra-t-il transformer l’organisation ?
(1) 17 800 logements et 22 600 lots gérés sur 11 communes, 220 personnes dont 160 administratifs et techniciens répartis dans 5 agences

((Encadré))

Groupe Domial : de l’organisation des archives électroniques
Esquisses d’architectes, études de faisabilité, grilles de rentabilité financière, etc. etc. soit des liasses de plus de 100 pages, à mettre à disposition d’une quinzaine de personnes, ou plus, avant qu ‘elles ne se réunissent, venant des quatre coins du département de l’Alsace, soit pour beaucoup, une journée entière immobilisée pour 2 heures utiles… La démarche de gestion documentaire initiée au sein du groupe Domial est parti d’une demande de sa direction générale : simplifiez-nous l’organisation des comités d’engagement !
Les dossiers d’étude de faisabilité qui y sont présentés seront donc numérisés. Une connexion en mode intranet permet d’appeler les études et de les afficher sur des postes de travail ou de les projeter en vidéo. De nouvelles perspectives sont ainsi ouvertes : plutôt que d’organiser une réunion et une seule où tous les aspects des projets sont passés en revue, on peut maintenant envisager de les aborder métier par métier ou l’organisation de visio-conférences, qui pourraient démarrer avant la fin 2005.
Le groupe Domial est né du regroupement des sociétés Habitat Familial d’Alsace et Groupe Habiter Alsace. Avec 26 sociétés et 300 collaborateurs répartis sur 16 sites distants, le groupe couvre l’ensemble des métiers de l’habitat et de l’aménagement urbain. Ce regroupement fait cohabiter plusieurs systèmes d’information et des systèmes de Geide hétéroclites et éclatés. Une Dsi est créée an juillet 2004, pour repenser le SI dans da globalité et garantir sa cohérence. En ce qui concerne la Geide, le choix se porte sur le Pac documentaire d’Azur Technologie (Pac construction et Pac Achat). Exploitable en client léger, cette solution offre de la connectivité avec les outils métiers Ikos 2004 et une prise en main facile, selon diverses méthodes d’acquisition et de restitution déjà packagées. Elle ne sera pas « posée au milieu des bureaux » mais donnera lieu à une prestation d’accompagnement, une quinzaine de jours passées à examiner les procédures existantes en matière de construction et de réhabilitation.
Au-delà du point d’entrée offert par la gestion numérique des dossiers d’étude de faisabilité présentés aux comités d’engagement, c’est toute la gestion documentaire qui doit être peu à peu prise en charge, et d’abord sa normalisation, à travers la mise en place des règles de gestion des différents documents et un plan de classement commun aux 300 personnes et aux 19 implantations de l’organisme.
La gestion électronique de documents conduit à archiver les documents non pas seulement pour ne pas les perdre ou en fin de vie, mais permet de les mettre à disposition de tous en évitant les copies et les contraintes de circulation physique des documents.
Mais l’implantation d’une Geide touche à l’organisation et peut demander de modifier certaines habitudes. Ses bénéfices les plus tangibles apparaîtront une fois atteinte la vitesse de croisière, tandis que c’est la phase de montée en puissance, où cohabitent deux systèmes, qui demande des investissements supplémentaires. Notamment car la base n’est pas seulement chargée au fil de l’eau mais doit aussi récupérer l’existant, avec des opérations qui peuvent s’étendre sur 9 ans en maîtrise d’ouvrage déléguée. Même si la numérisation peut être un temps différée, avec enregistrement des index et apposition d’un code barre sur les documents, demeure la question de savoir qui passe le papier dans la machine, aussi performante soit elle. Le Dsi est confronté à des questions d’organisation.


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