Vous êtes élu au Bureau de l’A. P. E. ou au Comité et vous ne savez pas par quel bout commencer votre mission, ni comment la mener à bien…








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Les principes de la loi "informatique et libertés"

Dès lors qu'elle se rapporte à une personne identifiée ou identifiable, l'image d'une personne est une donnée à caractère personnel. Le traitement informatique de cette donnée (numérisation, diffusion à partir d'un site web, etc.) doit s'effectuer dans le respect de la loi "informatique et libertés". On relèvera que la loi "informatique et libertés" ne s'applique pas pour l'exercice d'activités purement personnelles ou domestiques. A titre d'exemple, la photographie d'un parent ou d'un ami par un appareil photographique numérique ou par un téléphone portable nouvelle génération et la diffusion de cette image par courrier électronique, par MMS à un nombre limité de correspondants ou par l'intermédiaire d'un site web dont l'accès est restreint, ne rentrent pas dans le champ de compétence de la CNIL.

De la même façon, la photographie et la publication de photographies de personnes identifiables aux seules fins de journalisme ou d'expression artistique ne sont pas soumises aux principales dispositions de la loi du 6 janvier 1978 modifiée dans la seule mesure où ces exceptions s'avèrent nécessaires pour concilier le droit à la vie privée avec les règles régissant la liberté d'expression. La loi "informatique et libertés" s'applique dans tous les autres cas (diffusion de l'image d'une personne par l'intermédiaire d'un site web ouvert au public par exemple) et conduit le responsable du traitement à informer les personnes dont les images sont utilisées de son identité, de la finalité du traitement (diffusion de son image sur un intranet, sur internet, etc.), des personnes destinataires des images et de l'existence d'un droit d'accès et de rectification.

Enfin, l'article 38 de la loi reconnaît à toute personne physique le droit de "s'opposer, pour des motifs légitimes, à ce que des données à caractère personnel la concernant fassent l'objet d'un traitement."

Ainsi, une personne qui contesterait, par exemple, la diffusion de son image par un site web pourrait s'adresser soit au juge en s'appuyant sur les principes du droit à l'image (obligation de recueil du consentement), soit à la CNIL, après avoir, en application du droit d'opposition, demandé sans succès l'arrêt de cette diffusion au responsable du site. Enfin, on doit relever que la diffusion à partir d'un site web ouvert au public de données à caractère personnel (le nom d'une personne ou son image) constitue un traitement automatisé de données à caractère personnel et est soumise à l'obligation de déclaration prévue à l'article 22 de la loi. »

  • Le ministère de l’éducation nationale fournit aussi un guide pratique du droit à l’image très bien fait :

http://eduscol.education.fr/internet-responsable/communication-et-vie-privee/sexprimer-et-communiquer-librement/respecter-la-vie-privee-et-le-droit-a-limage.html

Il pose 2 questions concrètes :

  • Que faire pour ne pas porter atteinte à la vie privée d’autrui sur Internet ?

  • Que puis-je faire des photos que j’ai prises lorsque des gens y figurent ?


Et donne plusieurs conseils pratiques :

  • « Avant de poster un message ou de diffuser une vidéo ou une photo, demandez-vous si le contenu que vous voulez publier a un caractère privé ou peut être lu par toute personne sur Internet... Attention, car tout ce que vous diffuserez volontairement (photos, écrits, enregistrements sonores) ayant un caractère privé ou intime sur Internet pourra être vu par des milliers d’inconnus, qui porteront un jugement, voire détourneront vos contenus.

  • Le secret des correspondances existe, même sur Internet : un courriel à caractère personnel qui vous était destiné ne doit pas être diffusé sur un forum ou un réseau social sans l’autorisation écrite de son auteur. Cet acte peut être sanctionné par le Code pénal (art. 226-15). Même au téléphone, vous avez le droit au respect de votre vie privée et une communication vous concernant diffusée sur Internet sans votre autorisation peut être condamnée.

  • Utiliser la photo d’un inconnu trouvée sur Internet n’est pas une solution pour échapper à d’éventuelles poursuites : seules les conditions d’utilisation de la photographie (droit d’auteur du photographe) et l’autorisation de la personne photographiée pourront vous permettre de les diffuser en toute tranquillité.

  • Prendre une photo de plusieurs personnes dans une rue, dans un lieu public est possible si aucune n’est photographiée de manière isolée pour en faire un sujet à part entière. De plus, l’utilisation que vous faites de cette photo ne doit pas détourner l’image de son contexte ou s’opposer aux convictions des personnes représentées (décalage de la photographie avec l’esprit d’un site où elle est publiée, par exemple).

  • Pour éviter des surprises, obtenez le consentement des personnes filmées ou photographiées par écrit en précisant l’image concernée, le support de diffusion, la durée, le territoire de la diffusion ou floutez le visage des personnes identifiables.

  • Ne détournez pas le sens d’une image relevant de la vie privée, ne modifiez pas cette image (morphing) et ne captez pas une image intime pour en faire une diffusion massive sur Internet, car il s’agit alors d’un acte illicite de cyber-harcèlement.

  • Dans certains cas, capter l’image d’une maison, d’un château ou d’un bien quelconque et la diffuser sur Internet peut vous être reproché si sa diffusion cause au propriétaire un trouble anormal. Par exemple, il a été jugé que la photo d’un immeuble et sa publication dans une revue avaient entrainé un préjudice direct et certain à l’égard du propriétaire en entrainant le déplacement d’une foule importante sur place (Cour de cassation, Assemblée plénière, 7 mai 2004). »

CONCRETEMENT :

Pour toute conférence, nous devons prévenir par courriel le ou les conférencier(s) que nous allons prendre des photographies et que celles-ci figureront sur notre site internet et/ou dans notre bulletin.

Dans Le même courriel nous devons lui (leur) demander s’il(s) y sont opposé(s).







PLAN DU LYCEE

PUBLICITÉ
Faire un rappel aux sponsors de l’année précédente pour une nouvelle campagne de pub annuelle.
Il n’est pas utile de bourrer le bulletin de publicité (2 pages ½ suffisent) et mieux vaut avoir des partenaires financiers solides (la Banque Populaire et les éditions Dunod)…
Les discussions le montrent, si nous publions des annonces d’écoles, ou de stages linguistiques autres écoles privées de petits cours, stages… implicitement nous les cautionnons.

Or nous n’avons pas testé ces écoles. Il est donc plus facile d’avoir un éditeur comme Dunod, puisque de nombreux profs de Saint-Louis recommandent ces ouvrages et certains d’entre eux y collaborent.
Le calendrier des publications est le suivant :
Bulletin n° 1, Infos rentrée :

Sortie 25 septembre (envoi aux parents par le lycée avec les matériels de vote), tirage 1.800 exemplaires (1.380 élèves + familles recomposées + 130 profs + 35 administration + agents service, labo, loge, self, magasin, lingerie, atelier) + divers.
Bulletin n° 2, infos concours :

Sortie le 10 décembre (pour envoi adhérents avant inscriptions aux concours), tirage 700 exemplaires (400 adhérents + profs, administration, agents service, labo, atelier, self, loge, magasin, lingerie).
Bulletin n° 3, infos intégrations :

Sortie 5 avril (écrits des concours autour du 20 avril), tirage 700 exemplaires (400 adhérents + profs, administration, agents service, labo, atelier, self, loge, magasin, lingerie).
En coordination avec les personnes qui participent à l’élaboration du bulletin, il faut :
• Arrêter la date de mise sous pli des journaux (se référer au calendrier).

• Arrêter la date de dépôt chez l’imprimeur (une semaine avant la date de sortie).
En fonction de ces dates, il est nécessaire de :
• Fixer aux annonceurs, la date de remise des publicités, sous forme de fichier JPG ou PDF ou sous forme d’encart à insérer lors de la mise sous pli.

• Appeler les annonceurs environ 5 semaines avant la date de remise des publicités pour confirmer leur venue et leur préciser les dates clés.

• Valider le positionnement des annonces et donner le bon à tirer (BAT) des publicités.
Pour le jour de la mise sous pli, il est nécessaire de :
• S’assurer que les encarts (libres) à insérer dans le bulletin ont été livrés par les annonceurs.

• Émettre les factures à destination des annonceurs qui n’ont pas encore réglé leur subvention et adresser ces factures en même temps que le journal (à envoyer 2 jours après l’envoi du bulletin).

• Adresser un courrier aux annonceurs qui auraient déjà réglé leur subvention pour leur annoncer l’envoi du bulletin.

• Remettre un double des factures émises au trésorier.

Pour les règlements, il est demandé aux annonceurs de faire un virement sur le compte de l’A.P.E. : BANQUE POPULAIRE RIVES DE PARIS Compte 20219984814 RIB 18, Agence Sorbonne (demander un RIB au trésorier).

• Vérifier que les règlements sont bien virés sur le compte,

• Réceptionner éventuellement les chèques venant en règlement des publicités et les remettre au trésorier

• Suivre les règlements des annonceurs et relancer les «mauvais » payeurs.
A tout moment de l’année :

• Prendre contact avec les annonceurs et les tenir informés de la vie de l’association. En fonction des thèmes des bulletins, les annonceurs peuvent être intéressés par une publicité.

• Démarcher des annonceurs potentiels et leur adresser les tarifs ainsi que les bulletins à titre d’information.

  • Voir exemple sur la Dropbox

• Établir des devis si nécessaire. Certains annonceurs ont des procédures internes qui demandent ce type de document.

  • Voir exemple sur la Dropbox


En relation avec le Bureau :

• Établir le tarif annuel standard à présenter aux annonceurs.

  • voir barème sur Dropbox

• Décider de la marge de négociation avec les annonceurs.
Temps estimé :

• 1 à 2 jours par bulletin pour faire la démarche commerciale.

• 1 à 2 h par semaines au cours des 5 semaines précédant la date de remise des annonces pour valider le processus.
NOTA

Les annonceurs demandent des positionnements bien spécifiques dans les journaux : pour un positionnement en page intérieure, les publicités doivent toujours être positionnées sur la page de droite (page impaire).
Le choix des annonceurs doit être réfléchi :

Si par le passé nous avons eu des annonceurs impliqués dans l’enseignement : prépa privées, stage vacances, coaching… il est préférable de ne pas les démarcher, voire même de les refuser.
En effet, on se rend compte dans ce cas que l’A.P.E. est une véritable caution pour ses entreprises, or l’A.P.E. ne peut et ne doit en aucun cas cautionner ces activités pour lesquelles on ne peut vérifier les résultats.

Il est donc préférable de démarcher des annonceurs «neutres » tels que librairies, restaurants ou autres magasins de proximité (type Monoprix, Gibert, Fnac…).

Dans la Dropbox :

    • Tarif publicité

    • Courrier prospection

    • Facture publicité

R comme…

RÉUNIONS MENSUELLES

Ouverte à tous les parents d’élèves du lycée, la réunion mensuelle sert de lien avec les parents.

Elle permet d’informer en temps réel de la vie scolaire mais aussi de points particulièrement délicats : orientations, passage en classe * ou non, passage en 2e année, 5/2, sécurité sociale, inscriptions cumulatives en université, inscriptions aux concours…
Les réunions mensuelles doivent être programmées pour toute l’année (calendrier à fournir à l’administration et à l’Aumônier de la chA.P.E.lle) en tenant compte des différents ponts et congés scolaires et des animations internes au lycée (réunion des profs de physique, journées d’information, simulations d’entretien…).
Ne jamais mettre de réunion un samedi de départ en congés : les parents en profitent pour pénétrer dans le lycée et c’est une cohue indescriptible qui va à l’encontre de la sécurité dans le lycée.
Dix jours avant chaque réunion mensuelle, prévenir les adhérents par courriel de la date de cette réunion. Via le site internet, mettre une information également. À partir de cette information un compte rendu de la réunion sera posté sur le site internet.

Toujours indiquer à partir de quelle date ce compte rendu sera posté.

Ce compte rendu peut être simplement le PDF des diapos présentées lors de la réunion.

  • Voir modèle de courriel dans la Dropbox

  • Voir modèle de message dans la Dropbox


LOGISTIQUE
S’assurer auprès de l’administration, deux jours avant, de la mise en place de la chA.P.E.lle (micro, écran et table). On se rend compte que pour être vu de toute l’assemblée, l’écran doit être au centre (devant l’autel) sur une marche de l’autel.
Certaines réunions, notamment avec l’administration ou lorsqu’il y a plus de 4 intervenants, ne peuvent être disposées ainsi…

Il vaut mieux alors choisir d’installer l’écran sur le côté droit (lorsqu’on regarde l’autel).
Prévoir une personne chargée de l’accueil des parents à la porte du hall et à l’entrée de la chA.P.E.lle.

Veiller à ce que les parents ne visitent pas l’établissement : c’est-à-dire qu’un parent quittant la chA.P.E.lle devrait être raccompagné théoriquement jusqu’à la sortie (vérifier qu’il s’y dirige est suffisant).
C’est le rôle du régisseur de penser à mettre en place une équipe pour l’installation et l’accueil des parents.
Les comptes rendus de ces réunions sont postés sur notre site internet à l’issue de chaque réunion.

  • Voir modèles de diapos des réunions dans la Dropbox

  • Voir modèle de message dans la Dropbox

  • Voir : Logistique

RÉUNION DE RENTRÉE

[A compléter]

REGLEMENT INTERIEUR

Le Comité
Le Comité est l'organe délibératif de l'Association. Il réunit des membres actifs (le nombre étant fixé par les statuts) choisis avec le Bureau qui ont une responsabilité dans l'Association :

  • Représentants de parents dans les diverses commissions, comités et conseils du lycée,

  • Responsables de commissions de l'A.P.E. (logements, conférences, internet, bulletins…), Régisseur,

  • Membres du bureau (Président(e), Vice-Président(e), Trésorier(e)s et Secrétaires).


Les Commissions

Des commissions peuvent être constituées par le Bureau. Elles se composent de membres de l'association, et de deux coordinateurs (au moins un de 1ère année) par commission.
Chaque réunion de groupe doit impérativement être validée par un compte rendu interne qui est soumis au Bureau. Un compte rendu mensuel des commissions vers le Bureau permet une meilleure communication et gestion des actions de l'A.P.E..

Dans chaque commission, les membres doivent informer le responsable de leurs actions pour une coordination en temps réel.

Lors de chaque réunion du Comité, un exposé synthétique et rapide sera fait en préambule par le(la) président(e) afin de régler en interne tous sujets souhaités.

Le Comité se réunira au moins trois fois par an, sur convocation du Bureau.
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